取得公眾記錄的四個步驟

(http://www.epochtimes.com)
【大紀元7月28日訊】1，搞清楚你所需要的記錄
這是要求得到資訊的最具挑戰和最關鍵的步驟。要認清你要的是甚麼，人們不能為你去搜尋。假如一個市鎮曾經研究對前10年保留的歷史檔作過取捨，你必需知道那次研究的特別會議日期，否則，你必須對10年的所有檔都查過一遍。如果你要花幾天時間去查那些記錄，你差不多要先做一個特殊的安排，那實質上會把辦事機構的操作打亂，以致使你的要求作罷。
壓縮你真正需要檔的要求，將極大地增加你及時得到它們的可能性。另外，在網上搜尋是個好辦法，在你家的電腦或在許多公共圖書館具備的電腦終端，都可以這樣做。(見「在網上有甚麼」)你可能發現你所要的訊息已經在網上了，你甚至勿須正式提出要求就能得到記錄的申請。
一些市政機構已經有他們自己的網站，在網上他們定期地發佈會議事項﹑備忘錄或其他訊息，如法令條例原文等。這可以省得人們跑到辦公室，也真節省工作人員的時間。
州政府正在開發一個網站，其中有索引和搜索機構名目，可以幫助公民認定他所需的檔，該網站名為「OPRA Central」計劃今天已於﹕www.nj.gov/opra/。
2，要搞清楚你所需要記錄的保管者是誰
新法律要求每一公眾辦事機構指定一名記錄保管人，這就是你要認識的人，在政府一級，他就是一名市政辦事人員。有的市政府指派員警的一人為記錄的副保管人，這便於處理有關現場事故報告的要求。
學校管理委員會也指定幾個記錄保管人，他們通常選擇學校教務長或管委會秘書，也有選校長擔任的。這是新澤西學校管理學校聯合委員會的發言人弗蘭克．畢魯西歐說的。
新州的郡縣協會執行主席舍列斯提．卡皮亞諾說，打算準備編輯一個郡縣記錄保管人的表格，但現在還沒有，她推薦去找不動產管委會的工作人員。
在州的範圍，事情還沒有眉目，例如，龐大的法律和公共安全部已經指定了16個記錄保管人，每人掌管一個不同的範圍，如果你需要申訴有關種族問題，你可以找布魯斯．所魯門(總檢查長辦公室)，詹姆所．西卡格利亞(公民權利科)，戴爾．帕利(刑事庭)鮑伯．山桂尼提(法律科)或威廉．哈尼克隊長(州公安局)列溫說，州的新網站OPRA Central 將對幫助公民導航於州政府的迷宮有重大價值。
那裏將有搜索工具和指示，可幫助人們找到保存他們所需資訊的政府機構，列溫說﹕「甚至在你還不知道要去哪裏的時候，你可先找OPRA Central」。
3，領取和填寫適當的表格
新法律要求記錄保管人制定申請得到檔的表格，某些政府機構更堅持要用表格，這可從記錄保管人那裏取到表格同他們一起填好表格。某些政府機構將其表格放在網站上，也可經傳真接收表格，但是法律上並未這樣規定。
按照法律規定，申請必須是書面的。有關的信件要讓政府工作人員將其訂在表格上。例如法律有「申請人在此證明他或她從未觸犯本州﹑其他州或美國的法律而被控刑事罪並且不尋求含有個人的關於受害人或受害家庭的資訊的政府記錄，如在NJ.S.A.47：1 A ─1等等。」這是防止罪犯利用公眾記錄去認定和騷擾他們的受害人或其家庭，為了同樣的理由，你不得匿名要求得到包含有確認資料的記錄，其他記錄則可以無需給出你的名字去索取。
州一級的記錄，申請者必須遞交一個表格，是讓人們能更好地跟蹤文件。州府也將定製標準格式的表格，以滿足不同部門的需要。有的表格在OPRA Centyal 網站可以得到並可在線完成。
4，要知道賦予的權利
新法律賦予新的權利。在申請得到記錄遭到政府機構的拒絕或被擱置的情況下，按舊的法律來說是沒有時間限制的，新法律則規定保管人必須在七個工作日內準備好你申請的記錄，除非他們已存入檔案，在那種情況下，將要更長一些時間，但是保管人必須告訴你，他們將在甚麼時候準備好。
如果在承諾的時間，你拿不到記錄，法律就認為你的申請已被拒絕，你可以採取行動。你可以告到法庭，那一般來說就需僱律師，進行一個複雜而費時的程式。而如果你勝訴了，你可以收回你合理的律師費──全部。
一種簡單而省錢的替代辦法，就是到新成立政府記錄委員會去申訴。他將免費受理案子。(見相應內容)使用政府機構自定的記錄申請表的好處，是它有地方寫明你的記錄將被提供的日期，如你需要複印件，它上面還有預計費用。如果其價格比你原付的多，你還可以否定或者判斷是否繼續申請。
除少數例外，在正常工作日內，你可能期望免費得到記錄，通常是關於你的稅款多少的問題，如預算，收據，合同，以及僱員工資，及加班費等，可是「立等可得」。人口少於5000的城鎮，學生少於500的學校管理委員會和資產少於一千萬的的主管，可能在有限幾小時就可得記錄。
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