做事效率低?5策略助你翻轉工作困境

作者:喬許.戴維斯博士(Josh Davis, Ph.D.)

人氣 146

編者按為什麼埋頭苦幹還是無法改善被工作追著跑的現象?是時間不夠嗎?事情太多嗎?哥倫比亞大學心理學博士喬許.戴維斯經研究,他提出5項有效改善工作效率且容易執行的策略;他發現要擁有高的生產力和創造力,是需要拋開常見的「效率迷思與工作模式」,傾聽自己身體的聲音,如此才能達到工作與生活都能雙贏。

運用策略,開始享受工作與生活

很少人不抱怨工作總是做不完,我們全都被工作和生活的各種需求壓得喘不過氣來。到目前為止,大多數人對這種壓力所採取的因應對策,是設法變得更有效率:我要如何減少效率低落的時間?我要如何讓部屬每週投入更多小時在工作上?我要如何快速地轉換處理各項事務,甚至同時做許多工作,一點時間都不要浪費?

其實,這些方法都放錯焦點了。這樣要求機器和電腦的效能表現可以,但科學顯示,人類不是有生命的電腦,我們的大腦和身體是根據生物需求而運作,衡量人類表現的指標應該是做事的成果,不是投入多少又多少的時間、做完一件接著一件的事。

我希望你不再想盡辦法要在一天當中擠出更多時間工作,而是懂得調整一些做法,讓自己每天都能有穩定高工作成效的時段,留一點時間來品味生活、從容過日子。從食物、運動、工作進行的時刻,到屬於何種認知類型的事務等,我希望你的活動和環境規劃,能夠幫助你創造每天做事卓有成效的幾個小時,完成當日最重要的工作。

策略 1:辨識每個決定點

完成一件事務的那一刻,是一個珍貴的機會點,你可以決定接下來該處理哪一項事務。這看似簡單,但學習如何辨識並利用一天當中的少數決定點,將會大幅改變你的工作成效與上班一整天後的心情。

你可能經常沒有多想就花上多個小時在不重要的工作上,一旦投入於一項事務中,你的大腦往往就切換成自動駕駛模式,導致你很容易持續做這件事,直到結束或某人、某件事物打斷你。如果你正在回覆電子郵件,你的大腦便進入處理電子郵件的狀態,你可能會沉浸在這種狀態中,一封接一封地回信。

結果,你原本也許只是打算投入一個小時回信,然後去做那件很重要、一定得在午餐之前開始做的工作。但是,一個小時過去了,不小心又過了一個小時,你持續蒐集相關資料、回覆電子郵件,等到三個小時後,你可能對自己說:「好,我再回完這一封,就去做那件重要的工作。」

當你的大腦進入自動模式時,你對周遭的覺察力就會降低,時間變得很快流逝。因此,一天當中的決定點非常珍貴,你能夠在這些時刻脫離自動模式的狀態,決定接下來要如何運用時間。以往,在多數時候,你可能會匆匆略過這些時刻,隨便抓一件當下看起來最權宜或最急迫的事來做。其實,你可以、也應該要後退一步,考慮接下來「值得」先做哪件事,哪些事看起來好像很急,卻不適合在此時先處理。

你可以學習辨識這些決定點,並且珍惜、善用它們,只要花幾分鐘的時間想一下,直到你想起要先處理哪件真正重要的事務。在這些決定點,你可以思考剩餘時間和你當下的心智能量最適合做什麼事。比較不重要的工作還是得花時間做,你可以利用每個決定點安排要做哪項事務。

策略 2:管理心智能量

時間管理並非只是規劃時間與行程而已,請記得這一點:不是所有小時都相同,大腦會疲勞,需要休息以復元,因此完成一件工作的最好方法,不是設法在行事曆或表單上找到時間去做它,而是在你具有適合的心智能量狀態時處理它。

你做的許多事務,都會消耗你的能量和腦力,有些事會讓你感覺精疲力竭,有些事則會引發你的強烈情緒。這不是什麼壞事,只是你的心智對周遭世界的反應,但你值得去密切注意這些,以便能對自己的心智能量作出最佳使用。了解哪些類型的事務最可能導致心智疲勞,以及當天可能出現怎樣的情緒,你就能作出明智的決定,選擇在何時做什麼事,以及何時該花時間來調整你的情緒。

在你最需要發揮能力、好好表現一下時(例如進行一場簡報或出席重要會議等),做一連串不重要、但必須耗費大腦執行功能的事務,會導致你心智疲勞,這是非常不智之舉。你可以做兩件事:看看你有什麼待辦事務、規劃一下時間,選擇在心智能量巔峰的時段,做需要你發揮最佳能力的事,策略性地選擇在此之前不去做會顯著消耗腦力的事。如此管理你的心智能量,能夠讓你做起事來更有成效。

時間永遠不夠,事情老是做不完,怎麼辦?問題可能不是你不夠努力,而是使錯力氣。(Fotolia)

策略 3:停止對抗分心

我們雖然都知道專注很重要,但關於注意力的運作方式,我們有一些了解與概念是錯誤的。例如,我們經常使用「聚焦」來形容,但如果把聚光燈照射在一點之上後,它就會固定在那點上,但我們的注意力神經機制卻完全不是這麼運作的。人類的注意力系統天生會經常刷新,隨時敏捷地發現環境中的新鮮事物,以幫助我們應付持續變化的世界。所以,當你強迫自己要保持專注時,不免會變得非常沮喪,因為你的注意力不禁會游移到別的事物上。

此時,為了重新專注,你需要做的,可能正是讓你的心思漫遊。讓它漫遊一下,通常你的心思很快就會重返手邊事務,遠快於你先去做別的事再重回原事務。如果你分心去瀏覽體育新聞或查看社群媒體網站,往往會使你分心半個小時或更長的時間。

相較之下,凝視窗外景物,大概不用多久,你就會從白日夢中回神,再度專注於你手邊的事務。而且,在這幾分鐘的心思漫遊中,你的大腦執行了一些重要的認知過程。

策略 4:善用身心關連性

感覺就快要滅頂、喘不過氣來是一種情緒,而情緒並非只在你的腦袋裡,也和你的身體狀態高度有關。當你意識到要做的事遠超過自己所能夠負荷時,通常也會伴隨出現一些身體上的感覺,例如胃部不適等,這是因為你的身體和心智密切、複雜地交互作用。

從這個角度來看,運動可以減輕焦慮、提振情緒與幫助認知功能,而且還是一種可靠的方法,或許也就不那麼令人訝異了。不過,你不需要過度運動;事實上,當運動是為了立即產生心智益處時,最好別做過多或過於激烈的運動,適量、溫和的運動比較理想。

同理,你可以選擇吃適當的食物,保持體內水分,喝一點含咖啡因的飲料,幫助自己進入可以高效能做重要事務的狀態。少量多餐,經常補充水分,不攝取過量的咖啡因,這些都有助於使你進入最佳的狀態中。

你如何對待自己的身體,也會顯著影響你的心智表現。在你不需要處理重要事務時,可以隨心所欲略過運動,吃你想吃的東西;但是,當你需要處理重要事務時,正確的運動和飲食,能夠幫助你在接下來的幾小時內進入最佳的心智狀態。

適度的運動將有助於你減輕焦慮、提振精神。(Fotolia)

策略 5:打造最有益的工作環境

在適當的環境中工作,能讓你的大腦擁有較好的表現。你的工作環境,以種種超乎你所能想像的方式影響你的工作表現,也影響你有效使用時間的可能性。噪音令人難以專注,在這個盛行開放式辦公空間設計和小辦公隔間的年代,噪音充斥是預料中的現象。

工作場所的光線明亮度與色度,也會明顯影響你的心智機敏度與創造力的表現。至於你的近身工作區可能令你較容易恢復精神或分心,以及你的辦公空間是否令你很難活動等。

雖然我們往往無法改變自己的工作環境,但還是有很多小方法,可以微調一下環境因素,使你的工作環境有助於生產力。

這五項策略之所以有效,不只是因為簡單、容易實行,也因為它們順應人類生物的自然運作。現代的工作文化,可能繼續逼迫我們追求更高效率,步步都得全力以赴;愈來愈多的原因和大量需求,可能繼續使我們感覺快喘不過氣來。伴隨這種型態的加劇,我相信,了解人類身心的最佳運作方式,將會變得愈重要,因為這些了解有助於我們適應整個環境,並在這種嚴苛的環境下有機會出頭、獲致成功。

《每天最重要的2小時》書封,(大塊文化提供)。

本文摘自:《每天最重要的2小時(暢銷新版):神經科學家教你5種有效策略,打造心智最佳狀態,聰明完成當日關鍵工作》,大塊文化提供。

· 提高員工效率和業績的10個技巧
· 提高效率 在家工作的藝術
· 時間管理的六大誤區

責任編輯:伊芙

相關新聞
憂慮、壓力大?精神治療能幫助
紓解壓力比健康飲食更重要
總是賺不到錢?別讓自己落入浪費時間的陷阱
10秒找到東西 豐田汽車高效率 違規恐挨罵
最熱視頻
【十字路口】恆大萬億債務危機 或引爆金融海嘯
【時事縱橫】四川瀘州6級地震 人禍還是天災?
【新聞看點】澳洲造核艇日本劃紅線 習再喊備戰
【有冇搞錯】恆大啟示 誰「共同」了誰的富裕?
【微視頻】中國煤價新高 電費要大漲 冬天難熬
【秦鵬直播】多國合圍成功 中共樹敵策略失靈
如果您有新聞線索或資料給大紀元,請進入安全投稿爆料平台
評論