10秒找到東西 豐田汽車高效率 違規恐挨罵

作者/原正彥

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豐田,有句話是:「工作上需要用到的東西,閉著眼睛也能拿到」。換句話說,不能等要用某物品時,才開始想:「我放到哪去了?」找資料要設定一個基本原則十秒原則」,豐田的第一線就是如此。

事實上,我沒看過前輩們找工具的樣子。雖然沒有誇張到閉著眼睛就能拿到,但他們沒有找工具,而且動作十分流暢,彷彿一伸手,工具就出現在前輩的手中。

利用三定原則來整理環境

在豐田維修第一線,有許多備用的汽車零件、機油、維修工具以及打掃用具等。這些物品的配置,大致上有幾個特徵,我們普遍將其稱為「三定」。

三定指的是定位、定品、定量,意思是「在明確的場所,放置數量合宜的適當物品」。

有把愛車送進保養廠檢修的人一定知道,以前光是做簡單的保養維修,就得花上好幾天。不過現在已經有所謂的「一日車檢」,甚至是「45分車檢」,有時候只要在休息室稍微坐一下,等待完成檢查和維修。

因應時代的需求,車檢的時間越來越短,也更加考驗第一線維修人員的動作及效率。假如必須在45分鐘之內完成車檢,當然沒有時間還讓你到處找維修工具。這點更突顯了三定的重要性。

定品和定位,也就是安排哪件物品要放在哪裡,重點在於使用頻率以及距離。留意自己常用的東西,讓物品的使用頻率與自己的距離呈正比,將使用頻率高的物品盡量放在離自己近的地方。

我曾提到過,動作越多,就越容易造成經濟上的浪費。所以放置物品的場所,就必須盡量規劃如下:

 配置保持動線流暢。
 不須頻繁尋找。
 不用大動作,如蹲下、站起等。

定量的意思則是放置合宜數量。即使平常可能隨時需要用到,我想也不會有人把備用的影印紙塞到連架子都裝不下。儲存太多備品,只會浪費空間,但類似的狀況,在職場上可說是層出不窮。

不過,用到數量不足時,要記得補貨,因此先決定用到剩多少,要去訂貨。之後,依規定適時補充即可。

三定原則

排除「3M」

在豐田第一線,為了提升生產力,首先排除「超負荷、浪費、不穩定」。順帶一提,以上三點被稱作「3M活動」(按:因這三個詞的日文發音,開頭皆為M)。

其實,不只豐田,有許多製造業公司,也會排除3M。接下來,我會從動線的觀點,來具體解說,該如何排除工作中的3M。

 超負荷

只要開始處理工作,多少會對行動產生一定程度的負擔。

舉個例子,像是提出企劃書的期限,對自己來說有點壓力;或工作上的安排,讓自己感到負荷過重等。讓我們先來看看「對於交企劃書的期限感到有壓力」。

如果每次編寫企劃書,都要從零開始做起,會覺得有壓力,也是理所當然的事。不論做什麼事情,都得從一張白紙開始思考的話,就算有多少時間都不夠用。

每次編寫企劃書,都要從零開始做起,會覺得有壓力。(圖/Fotolia)

這種情況下,我推薦一源多用。意思是,一種資源(素材),多種用途(多方利用)。例如,在競賽中奪冠的出色企劃,可以視情況不同,進行細部調整,然後運用在其他企劃案上。

當然,這個方法並不是要你直接照套內容,而是參考企劃書的架構。有了可以沿用的架構,會比從零開始編寫要簡單得多,與其從零開始或尋找各式各樣的樣板,這樣更能量產出更符合上級要求的理想企劃。

若工作安排,讓你感到負荷過重時,請盡量讓一個動作,同時產生兩、三種效果,並且將此養成習慣。例如,我曾聽聞的類似案例:

‧新進員工改編了過去參加外部訓練課程時所提出的報告,以應用在撰寫公司內部刊物上。

‧某上司跟部屬拜訪客戶時,選擇搭乘計程車,在車內進行定期面談。

‧某主管為了簡化批准的流程,自費訂製附有印章的筆,這麼一來,即使外出,也方便蓋章。

不只工作,平常在生活中,也能多思考:「這件事跟那件事可不可以一起進行?」以培養高效率的習慣。舉例來說,在泡澡時刷牙;上廁所時看書;邊家事邊做伸展操……即使是微不足道的小事也可以,尋找生活中,哪些事情可以同時進行。

 浪費

假設,A跟B最終獲得一樣的成果,但根據做法不同,所耗費的時間也大有不同。在這種狀況下,比較花時間的那方,可能被認為採取了部分不必要的行動。面對工作,應該隨時問自己,是否採取了不必要的動作,以確保動線流暢無阻。

跟他人一起工作時,也要記得適時向對方報告進度,如此才能了解,彼此的認知是否產生分歧。若在剛開始起步的階段,則要先確認工作的方向有沒有一致。就像在編寫企劃書時,要先確認目次或概要一樣。因為就算事先討論,等到實際進行後,認知也很容易有落差。

需要特別注意的是,參與人數較多時,會有許多不同的意見,容易造成誤會,導致在某個環節出錯,嚴重的話,很有可能得從頭開始。所以要盡可能提早、隨時確認狀況。

此外,花太多時間製作公司內部溝通用的資料,可能也是一種浪費。特別是用 PowerPoint(簡稱PPT)等程式製作簡報用的資料。在做這類資料之前,其實應先冷靜想想,真的有使用PPT的必要嗎?

PPT可以協助使用者選擇適合的字體、設計、配色,讓簡報整體架構更趨完美,而製作這樣的資料時,會讓人覺得自己把工作做得很好。這種感受會讓人沉浸在製作資料的過程中,於是,為了進一步提升完成度,人們便不知不覺花更多時間製作簡報。

可是,公司注重的不是體裁,而是資料本身。所以,若要清楚的表達內容,就必須盡量採取簡單的行動來完成資料,太過執著於細節,只會浪費時間與勞力。

如果只是簡單的說明,我認為用 Word 等工具條列出重點,一張A4紙就夠用了。就算是用手寫的簡單筆記,只要口頭補充能夠說明內容即可。也就是說,用最少的時間,換取最大的成效。

很多頂尖公司會培養員工用一張A4紙說明核心問題。(圖/Fotolia)

在工作時,只要容許惰性存在,你就會產生很多無謂、沒用的行動。假如有事情讓你感覺很沒意義或太麻煩,則應該全力去思考解決現狀的方法。只要真心想解決,大部分的狀況,都能找到合適的解套方法。

很多人從未試圖解決,只是不斷發牢騷「維持現狀也無所謂……」、「為什麼我得處理這種麻煩事?」在休息時間或應酬時大肆抱怨,可說是最極致的浪費。

 不穩定

許多人安排一天的工作流程時,都會碰到問題。前文曾提到,「要區分適合在早上、下午、晚上處理的工作」,即使是同一個工作項目,在不同時段,工作效率也會有差別,有時可能進展得很順利;有時無法集中,使人倍感焦躁。

只要掌握自己在什麼時段,適合做什麼工作,就能有效改善這樣的狀況。以前我在某個職場工作時,有個前輩總是在傍晚時處理文字工作,但由於他不擅長這類型的工作,所以他一直拖延,結果實際開始動手時,已經快到下班時間了,甚至過了下班時間,結果他只能獨自留下來加班。

把不擅長的項目留到後面再做,就像在暑假的最後幾天趕著寫作業的小學生一樣,因為沒有掌握好時段,於是工作出現問題。人體的節奏與大腦的意識不一定是同步運作。一般來說,在早上的時段,腦部比較清醒,適合進行一些需要創作、腦力激盪的工作。

腦力
具有創作性的工作,適合放在腦部比較清醒的時段。(圖/Fotolia)

需要創作靈感的工作,最好在上班前就開始著手進行。因為上班時有很多其他的狀況要處理,很難專心在同一件事上,所以最好在上班前就趨近完成。

到了中午,則適合用餐,以及與人交談、活動身體的工作項目。用過午餐之後,人的注意力會較為渙散,所以比較適合開會討論、搭乘交通工具,或是需要力氣的工作項目。我為了維持一定的集中力,午餐吃得比較少,並且盡量將需要與人會面的行程安排在下午。

傍晚則適合處理固定工作事項或雜務,因為大腦運作一段時間,逐漸感到疲憊,而且意識到下班時間在即,更有助於人們加速處理雜務類工作。不過,這類工作再過不久,想必將被AI所取代,所以遇到不得不處理時,就應該設法迅速解決。

至於每天的工作效率不同、表現得不太穩定的人,請創造屬於自己的例行動作。如此一來,即使心情上有些浮動,也能慢慢穩定下來。請務必留意時段及例行化的重點,消除工作與心情上的不穩定要素。

將常用資料放在慣用手那側

只要以動作經濟為基礎,就能整理出適合自己的物品配置方法。我在這裡重新列出動作經濟原則:

原則1:工作時,雙手要處理同一件事。
原則2:盡量減少需要的基本動作。
原則3:把每個動作的距離縮到最短。
原則4:讓動作更省力。

舉例來說,當右撇子邊講電話邊抄筆記時,通常是左手拿話筒,右手寫字。所以從原則來思考,就是電話放左側,筆記本擺在右邊。同樣的,對右撇子來說,常用的文件資料應該放在右側,才能方便拿取。雖然這些只是小細節,卻能節省你工作中動作的幅度或次數。

我看過不少上班族會把整理好的資料放在櫃子裡,每當要用到時,還得起身走到櫃子去拿;明明是右撇子,卻把文具放在左邊收納盒裡,常常得彎腰或伸手去拿。只要小動作一多,就會浪費一定程度的時間。即使每次只是多花短短幾秒,以年為單位來計算,損失的就會是大量的寶貴時間。

找資料要遵守十秒原則

我認為,找資料要設定一個基本原則十秒原則。在豐田的第一線就是如此。

在維修過程中,有時必須用一些挑戰人體極限的姿勢鎖緊螺絲,前輩要是在這時向後輩要求支援:「給我扳手!」如果沒有馬上把工具遞給他,就會被罵。就像外科醫師在手術中,對助手說「手術刀」一樣,如果助手的反應是「咦?手術刀放哪了?」然後才去找手術刀,那可就不是被罵這麼簡單了。

請各位試試看,能不能在十秒鐘內,找到自己常用的資料或備品。如果沒辦法在十秒鐘以內找到要用的東西,那就表示你在整理資料跟用品上,出現問題。

豐田
《豐田人高效率動線思考》書封。(圖/大是文化提供。)

本文摘自:《豐田人高效率動線思考:雙手怎麼動、腳步往哪移、筆記如何抄、座位這樣排,豐田最強動作經濟學,貝佐斯都在學。》,大是文化提供;黃雁整理。

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責任編輯:伊芙

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