10秒找到东西 丰田汽车高效率 违规恐挨骂

作者/原正彦

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丰田,有句话是:“工作上需要用到的东西,闭着眼睛也能拿到”。换句话说,不能等要用某物品时,才开始想:“我放到哪去了?”找资料要设定一个基本原则十秒原则”,丰田的第一线就是如此。

事实上,我没看过前辈们找工具的样子。虽然没有夸张到闭着眼睛就能拿到,但他们没有找工具,而且动作十分流畅,仿佛一伸手,工具就出现在前辈的手中。

利用三定原则来整理环境

在丰田维修第一线,有许多备用的汽车零件、机油、维修工具以及打扫用具等。这些物品的配置,大致上有几个特征,我们普遍将其称为“三定”。

三定指的是定位、定品、定量,意思是“在明确的场所,放置数量合宜的适当物品”。

有把爱车送进保养厂检修的人一定知道,以前光是做简单的保养维修,就得花上好几天。不过现在已经有所谓的“一日车检”,甚至是“45分车检”,有时候只要在休息室稍微坐一下,等待完成检查和维修。

因应时代的需求,车检的时间越来越短,也更加考验第一线维修人员的动作及效率。假如必须在45分钟之内完成车检,当然没有时间还让你到处找维修工具。这点更突显了三定的重要性。

定品和定位,也就是安排哪件物品要放在哪里,重点在于使用频率以及距离。留意自己常用的东西,让物品的使用频率与自己的距离呈正比,将使用频率高的物品尽量放在离自己近的地方。

我曾提到过,动作越多,就越容易造成经济上的浪费。所以放置物品的场所,就必须尽量规划如下:

 配置保持动线流畅。
 不须频繁寻找。
 不用大动作,如蹲下、站起等。

定量的意思则是放置合宜数量。即使平常可能随时需要用到,我想也不会有人把备用的影印纸塞到连架子都装不下。储存太多备品,只会浪费空间,但类似的状况,在职场上可说是层出不穷。

不过,用到数量不足时,要记得补货,因此先决定用到剩多少,要去订货。之后,依规定适时补充即可。

三定原则

排除“3M”

在丰田第一线,为了提升生产力,首先排除“超负荷、浪费、不稳定”。顺带一提,以上三点被称作“3M活动”(按:因这三个词的日文发音,开头皆为M)。

其实,不只丰田,有许多制造业公司,也会排除3M。接下来,我会从动线的观点,来具体解说,该如何排除工作中的3M。

 超负荷

只要开始处理工作,多少会对行动产生一定程度的负担。

举个例子,像是提出企划书的期限,对自己来说有点压力;或工作上的安排,让自己感到负荷过重等。让我们先来看看“对于交企划书的期限感到有压力”。

如果每次编写企划书,都要从零开始做起,会觉得有压力,也是理所当然的事。不论做什么事情,都得从一张白纸开始思考的话,就算有多少时间都不够用。

每次编写企划书,都要从零开始做起,会觉得有压力。(图/Fotolia)

这种情况下,我推荐一源多用。意思是,一种资源(素材),多种用途(多方利用)。例如,在竞赛中夺冠的出色企划,可以视情况不同,进行细部调整,然后运用在其他企划案上。

当然,这个方法并不是要你直接照套内容,而是参考企划书的架构。有了可以沿用的架构,会比从零开始编写要简单得多,与其从零开始或寻找各式各样的样板,这样更能量产出更符合上级要求的理想企划。

若工作安排,让你感到负荷过重时,请尽量让一个动作,同时产生两、三种效果,并且将此养成习惯。例如,我曾听闻的类似案例:

‧新进员工改编了过去参加外部训练课程时所提出的报告,以应用在撰写公司内部刊物上。

‧某上司跟部属拜访客户时,选择搭乘计程车,在车内进行定期面谈。

‧某主管为了简化批准的流程,自费订制附有印章的笔,这么一来,即使外出,也方便盖章。

不只工作,平常在生活中,也能多思考:“这件事跟那件事可不可以一起进行?”以培养高效率的习惯。举例来说,在泡澡时刷牙;上厕所时看书;边家事边做伸展操……即使是微不足道的小事也可以,寻找生活中,哪些事情可以同时进行。

 浪费

假设,A跟B最终获得一样的成果,但根据做法不同,所耗费的时间也大有不同。在这种状况下,比较花时间的那方,可能被认为采取了部分不必要的行动。面对工作,应该随时问自己,是否采取了不必要的动作,以确保动线流畅无阻。

跟他人一起工作时,也要记得适时向对方报告进度,如此才能了解,彼此的认知是否产生分歧。若在刚开始起步的阶段,则要先确认工作的方向有没有一致。就像在编写企划书时,要先确认目次或概要一样。因为就算事先讨论,等到实际进行后,认知也很容易有落差。

需要特别注意的是,参与人数较多时,会有许多不同的意见,容易造成误会,导致在某个环节出错,严重的话,很有可能得从头开始。所以要尽可能提早、随时确认状况。

此外,花太多时间制作公司内部沟通用的资料,可能也是一种浪费。特别是用 PowerPoint(简称PPT)等程式制作简报用的资料。在做这类资料之前,其实应先冷静想想,真的有使用PPT的必要吗?

PPT可以协助使用者选择适合的字体、设计、配色,让简报整体架构更趋完美,而制作这样的资料时,会让人觉得自己把工作做得很好。这种感受会让人沉浸在制作资料的过程中,于是,为了进一步提升完成度,人们便不知不觉花更多时间制作简报。

可是,公司注重的不是体裁,而是资料本身。所以,若要清楚的表达内容,就必须尽量采取简单的行动来完成资料,太过执著于细节,只会浪费时间与劳力。

如果只是简单的说明,我认为用 Word 等工具条列出重点,一张A4纸就够用了。就算是用手写的简单笔记,只要口头补充能够说明内容即可。也就是说,用最少的时间,换取最大的成效。

很多顶尖公司会培养员工用一张A4纸说明核心问题。(图/Fotolia)

在工作时,只要容许惰性存在,你就会产生很多无谓、没用的行动。假如有事情让你感觉很没意义或太麻烦,则应该全力去思考解决现状的方法。只要真心想解决,大部分的状况,都能找到合适的解套方法。

很多人从未试图解决,只是不断发牢骚“维持现状也无所谓……”、“为什么我得处理这种麻烦事?”在休息时间或应酬时大肆抱怨,可说是最极致的浪费。

 不稳定

许多人安排一天的工作流程时,都会碰到问题。前文曾提到,“要区分适合在早上、下午、晚上处理的工作”,即使是同一个工作项目,在不同时段,工作效率也会有差别,有时可能进展得很顺利;有时无法集中,使人倍感焦躁。

只要掌握自己在什么时段,适合做什么工作,就能有效改善这样的状况。以前我在某个职场工作时,有个前辈总是在傍晚时处理文字工作,但由于他不擅长这类型的工作,所以他一直拖延,结果实际开始动手时,已经快到下班时间了,甚至过了下班时间,结果他只能独自留下来加班。

把不擅长的项目留到后面再做,就像在暑假的最后几天赶着写作业的小学生一样,因为没有掌握好时段,于是工作出现问题。人体的节奏与大脑的意识不一定是同步运作。一般来说,在早上的时段,脑部比较清醒,适合进行一些需要创作、脑力激荡的工作。

脑力
具有创作性的工作,适合放在脑部比较清醒的时段。(图/Fotolia)

需要创作灵感的工作,最好在上班前就开始着手进行。因为上班时有很多其他的状况要处理,很难专心在同一件事上,所以最好在上班前就趋近完成。

到了中午,则适合用餐,以及与人交谈、活动身体的工作项目。用过午餐之后,人的注意力会较为涣散,所以比较适合开会讨论、搭乘交通工具,或是需要力气的工作项目。我为了维持一定的集中力,午餐吃得比较少,并且尽量将需要与人会面的行程安排在下午。

傍晚则适合处理固定工作事项或杂务,因为大脑运作一段时间,逐渐感到疲惫,而且意识到下班时间在即,更有助于人们加速处理杂务类工作。不过,这类工作再过不久,想必将被AI所取代,所以遇到不得不处理时,就应该设法迅速解决。

至于每天的工作效率不同、表现得不太稳定的人,请创造属于自己的例行动作。如此一来,即使心情上有些浮动,也能慢慢稳定下来。请务必留意时段及例行化的重点,消除工作与心情上的不稳定要素。

将常用资料放在惯用手那侧

只要以动作经济为基础,就能整理出适合自己的物品配置方法。我在这里重新列出动作经济原则:

原则1:工作时,双手要处理同一件事。
原则2:尽量减少需要的基本动作。
原则3:把每个动作的距离缩到最短。
原则4:让动作更省力。

举例来说,当右撇子边讲电话边抄笔记时,通常是左手拿话筒,右手写字。所以从原则来思考,就是电话放左侧,笔记本摆在右边。同样的,对右撇子来说,常用的文件资料应该放在右侧,才能方便拿取。虽然这些只是小细节,却能节省你工作中动作的幅度或次数。

我看过不少上班族会把整理好的资料放在柜子里,每当要用到时,还得起身走到柜子去拿;明明是右撇子,却把文具放在左边收纳盒里,常常得弯腰或伸手去拿。只要小动作一多,就会浪费一定程度的时间。即使每次只是多花短短几秒,以年为单位来计算,损失的就会是大量的宝贵时间。

找资料要遵守十秒原则

我认为,找资料要设定一个基本原则十秒原则。在丰田的第一线就是如此。

在维修过程中,有时必须用一些挑战人体极限的姿势锁紧螺丝,前辈要是在这时向后辈要求支援:“给我扳手!”如果没有马上把工具递给他,就会被骂。就像外科医师在手术中,对助手说“手术刀”一样,如果助手的反应是“咦?手术刀放哪了?”然后才去找手术刀,那可就不是被骂这么简单了。

请各位试试看,能不能在十秒钟内,找到自己常用的资料或备品。如果没办法在十秒钟以内找到要用的东西,那就表示你在整理资料跟用品上,出现问题。

丰田
《丰田人高效率动线思考》书封。(图/大是文化提供。)

本文摘自:《丰田人高效率动线思考:双手怎么动、脚步往哪移、笔记如何抄、座位这样排,丰田最强动作经济学,贝佐斯都在学。》,大是文化提供;黄雁整理。

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责任编辑:伊芙

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