做事效率低?5策略助你翻转工作困境

作者:乔许.戴维斯博士(Josh Davis, Ph.D.)

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编者按为什么埋头苦干还是无法改善被工作追着跑的现象?是时间不够吗?事情太多吗?哥伦比亚大学心理学博士乔许.戴维斯经研究,他提出5项有效改善工作效率且容易执行的策略;他发现要拥有高的生产力和创造力,是需要抛开常见的“效率迷思与工作模式”,倾听自己身体的声音,如此才能达到工作与生活都能双赢。

运用策略,开始享受工作与生活

很少人不抱怨工作总是做不完,我们全都被工作和生活的各种需求压得喘不过气来。到目前为止,大多数人对这种压力所采取的因应对策,是设法变得更有效率:我要如何减少效率低落的时间?我要如何让部属每周投入更多小时在工作上?我要如何快速地转换处理各项事务,甚至同时做许多工作,一点时间都不要浪费?

其实,这些方法都放错焦点了。这样要求机器和电脑的效能表现可以,但科学显示,人类不是有生命的电脑,我们的大脑和身体是根据生物需求而运作,衡量人类表现的指标应该是做事的成果,不是投入多少又多少的时间、做完一件接着一件的事。

我希望你不再想尽办法要在一天当中挤出更多时间工作,而是懂得调整一些做法,让自己每天都能有稳定高工作成效的时段,留一点时间来品味生活、从容过日子。从食物、运动、工作进行的时刻,到属于何种认知类型的事务等,我希望你的活动和环境规划,能够帮助你创造每天做事卓有成效的几个小时,完成当日最重要的工作。

策略 1:辨识每个决定点

完成一件事务的那一刻,是一个珍贵的机会点,你可以决定接下来该处理哪一项事务。这看似简单,但学习如何辨识并利用一天当中的少数决定点,将会大幅改变你的工作成效与上班一整天后的心情。

你可能经常没有多想就花上多个小时在不重要的工作上,一旦投入于一项事务中,你的大脑往往就切换成自动驾驶模式,导致你很容易持续做这件事,直到结束或某人、某件事物打断你。如果你正在回复电子邮件,你的大脑便进入处理电子邮件的状态,你可能会沉浸在这种状态中,一封接一封地回信。

结果,你原本也许只是打算投入一个小时回信,然后去做那件很重要、一定得在午餐之前开始做的工作。但是,一个小时过去了,不小心又过了一个小时,你持续搜集相关资料、回复电子邮件,等到三个小时后,你可能对自己说:“好,我再回完这一封,就去做那件重要的工作。”

当你的大脑进入自动模式时,你对周遭的觉察力就会降低,时间变得很快流逝。因此,一天当中的决定点非常珍贵,你能够在这些时刻脱离自动模式的状态,决定接下来要如何运用时间。以往,在多数时候,你可能会匆匆略过这些时刻,随便抓一件当下看起来最权宜或最急迫的事来做。其实,你可以、也应该要后退一步,考虑接下来“值得”先做哪件事,哪些事看起来好像很急,却不适合在此时先处理。

你可以学习辨识这些决定点,并且珍惜、善用它们,只要花几分钟的时间想一下,直到你想起要先处理哪件真正重要的事务。在这些决定点,你可以思考剩余时间和你当下的心智能量最适合做什么事。比较不重要的工作还是得花时间做,你可以利用每个决定点安排要做哪项事务。

策略 2:管理心智能量

时间管理并非只是规划时间与行程而已,请记得这一点:不是所有小时都相同,大脑会疲劳,需要休息以复元,因此完成一件工作的最好方法,不是设法在行事历或表单上找到时间去做它,而是在你具有适合的心智能量状态时处理它。

你做的许多事务,都会消耗你的能量和脑力,有些事会让你感觉精疲力竭,有些事则会引发你的强烈情绪。这不是什么坏事,只是你的心智对周遭世界的反应,但你值得去密切注意这些,以便能对自己的心智能量作出最佳使用。了解哪些类型的事务最可能导致心智疲劳,以及当天可能出现怎样的情绪,你就能作出明智的决定,选择在何时做什么事,以及何时该花时间来调整你的情绪。

在你最需要发挥能力、好好表现一下时(例如进行一场简报或出席重要会议等),做一连串不重要、但必须耗费大脑执行功能的事务,会导致你心智疲劳,这是非常不智之举。你可以做两件事:看看你有什么待办事务、规划一下时间,选择在心智能量巅峰的时段,做需要你发挥最佳能力的事,策略性地选择在此之前不去做会显着消耗脑力的事。如此管理你的心智能量,能够让你做起事来更有成效。

时间永远不够,事情老是做不完,怎么办?问题可能不是你不够努力,而是使错力气。(Fotolia)

策略 3:停止对抗分心

我们虽然都知道专注很重要,但关于注意力的运作方式,我们有一些了解与概念是错误的。例如,我们经常使用“聚焦”来形容,但如果把聚光灯照射在一点之上后,它就会固定在那点上,但我们的注意力神经机制却完全不是这么运作的。人类的注意力系统天生会经常刷新,随时敏捷地发现环境中的新鲜事物,以帮助我们应付持续变化的世界。所以,当你强迫自己要保持专注时,不免会变得非常沮丧,因为你的注意力不禁会游移到别的事物上。

此时,为了重新专注,你需要做的,可能正是让你的心思漫游。让它漫游一下,通常你的心思很快就会重返手边事务,远快于你先去做别的事再重回原事务。如果你分心去浏览体育新闻或查看社群媒体网站,往往会使你分心半个小时或更长的时间。

相较之下,凝视窗外景物,大概不用多久,你就会从白日梦中回神,再度专注于你手边的事务。而且,在这几分钟的心思漫游中,你的大脑执行了一些重要的认知过程。

策略 4:善用身心关连性

感觉就快要灭顶、喘不过气来是一种情绪,而情绪并非只在你的脑袋里,也和你的身体状态高度有关。当你意识到要做的事远超过自己所能够负荷时,通常也会伴随出现一些身体上的感觉,例如胃部不适等,这是因为你的身体和心智密切、复杂地交互作用。

从这个角度来看,运动可以减轻焦虑、提振情绪与帮助认知功能,而且还是一种可靠的方法,或许也就不那么令人讶异了。不过,你不需要过度运动;事实上,当运动是为了立即产生心智益处时,最好别做过多或过于激烈的运动,适量、温和的运动比较理想。

同理,你可以选择吃适当的食物,保持体内水分,喝一点含咖啡因的饮料,帮助自己进入可以高效能做重要事务的状态。少量多餐,经常补充水分,不摄取过量的咖啡因,这些都有助于使你进入最佳的状态中。

你如何对待自己的身体,也会显着影响你的心智表现。在你不需要处理重要事务时,可以随心所欲略过运动,吃你想吃的东西;但是,当你需要处理重要事务时,正确的运动和饮食,能够帮助你在接下来的几小时内进入最佳的心智状态。

适度的运动将有助于你减轻焦虑、提振精神。(Fotolia)

策略 5:打造最有益的工作环境

在适当的环境中工作,能让你的大脑拥有较好的表现。你的工作环境,以种种超乎你所能想像的方式影响你的工作表现,也影响你有效使用时间的可能性。噪音令人难以专注,在这个盛行开放式办公空间设计和小办公隔间的年代,噪音充斥是预料中的现象。

工作场所的光线明亮度与色度,也会明显影响你的心智机敏度与创造力的表现。至于你的近身工作区可能令你较容易恢复精神或分心,以及你的办公空间是否令你很难活动等。

虽然我们往往无法改变自己的工作环境,但还是有很多小方法,可以微调一下环境因素,使你的工作环境有助于生产力。

这五项策略之所以有效,不只是因为简单、容易实行,也因为它们顺应人类生物的自然运作。现代的工作文化,可能继续逼迫我们追求更高效率,步步都得全力以赴;愈来愈多的原因和大量需求,可能继续使我们感觉快喘不过气来。伴随这种型态的加剧,我相信,了解人类身心的最佳运作方式,将会变得愈重要,因为这些了解有助于我们适应整个环境,并在这种严苛的环境下有机会出头、获致成功。

《每天最重要的2小时》书封,(大块文化提供)。

本文摘自:《每天最重要的2小时(畅销新版):神经科学家教你5种有效策略,打造心智最佳状态,聪明完成当日关键工作》,大块文化提供。

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责任编辑:伊芙

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