如何解決團隊協作中遇到的問題

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【大紀元2024年04月26日訊】(大紀元記者李路明編譯報導)了解如何處理常見的團隊工作問題非常重要,因為這有助於更好的完成小組作業。

管理團隊工作可能很困難。如果團隊中出現問題,最好及時處理,防止問題升級,幫助團隊重回正軌。

在團隊中工作時可能會出現一些常見問題,比如:溝通不暢、個人問題、不均等的貢獻、缺乏重點,以及錯過最後期限。

一、溝通不暢

有時,你的團隊可能會相互誤解或消極溝通。 這可能導致組員:

(1)做假設

(2)對正在討論的內容產生誤解

(3)不明白他們需要做什麼

(4)做錯工作

(5)不能很好地合作

為了解決這些問題,組長可以鼓勵成員思考如何提高溝通技巧,例如:

(1)澄清不明白的任何事情

(2)提出問題而不是指責

(3)提出需求而不是要求

(4)將他們的觀點表達為意見而不是事實

(5)提供有建設性的批評

(6)說話時要對他人保持尊重,並使用積極正面的詞語

如果你的小組成員發表消極言論,請鼓勵他們思考自己的表達方式。 通過改變負面陳述,你的團隊將能夠更加尊重彼此,並進行有效溝通。

以下是幾個改變負面陳述的例子:

(1)與其說「你錯了」,不如說「我不認為我同意這一點,因為……」。

(2)與其說「你很懶惰」,不如說「你似乎沒有為團隊做出貢獻。遇到什麼問題了嗎?」。

(3)與其說「你應該這樣做」,不如說「如果我們這樣做可能會有所幫助」。

二、個人問題

當性格不合時,或者如果小組成員開始爭吵,發生衝突時,組長可以鼓勵小組成員:

(1)尊重他人的想法

(2)考慮如何改善溝通

(3)集體解決衝突

(4)了解在團隊中工作可能需要協商和妥協

如果無法在會議中達成協議或解決衝突,請休息一下以分散大家的注意力,並在稍後的會議上重新協調。

在小組工作時,每個人都應該有機會貢獻自己的想法。 如果一個小組成員一直主導小組討論,要想改變這一情況,組長可以這樣做:

(1)為每個人的發言設定時間限制

(2)確保每個成員都有機會不受干擾地發言

(3)提醒所有成員,重要的是要聽取所有意見並尊重這些意見

三、成員貢獻不均等

一些小組成員可能比其他人更安靜,但如果有成員根本不做任何貢獻,那麼這就是個問題了。 試著找出他們不參與的原因——但不要對抗。請記住向所有成員保證他們的意見是有用的。

為了鼓勵小組成員參與討論,組長可以要求每個人輪流闡述自己的想法。 這將鼓勵團隊一起工作,並消除對個別成員的關注。

如果你發現小組成員想不出點子,這樣做會有幫助:

(1)集體討論這個話題,使用頭腦風暴法

(2)獨立研究該主題,然後開會討論小組的發現

四、缺乏重點

如果你的團隊難以專注於他們的工作,請讓每個人都談談他們正在完成的任務。 當他們解釋完自己的任務後,讓小組討論如何完成這些任務。

如果你的小組仍然無法專注於完成工作,請嘗試:

(1)設定會議目標

(2)作為一個團隊完成複雜的任務

(3)堅持完成任務後給予獎勵(例如組織午餐或其它活動)

五、錯過最後期限

確保你與團隊討論任務,並為完成這些任務設定堅定且現實的最後期限。在開始工作前,所有小組成員都應該就這些截止日期達成一致。

如果你的小組正在努力趕上截止日期,請讓每個人在每次會議上討論他們的進度,以便跟蹤總體進度並在需要時調整截止日期。

作為一個團隊,確保在截止日期臨近時重新評估這些日期,並為任何需要幫助的團隊成員提供幫助。◇

責任編輯:瑞木悅

 

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