【大紀元2月19日訊】（自由時報記者王怡文台北報導）
你會每天收發Email嗎？不論是工作或日常與朋友聯繫，Email和即時通訊軟體幾乎成為現代人e化溝通不可或缺的工具，開啟電腦收信時，看到朋友寄來的電子郵件感覺喜孜孜，但若接二連三收到的都是所謂的垃圾郵件，不只擾人且浪費連線時間，也容易引「毒」（駭）入室，想和垃圾郵件說拜拜，有幾個軟體操作小妙招一定要學會。
懶人掃垃圾，就靠Outlook 2003
對於電腦初學者及懶得設定郵件規則的人來說，請快快升級到微軟Outlook 2003吧！與以往不同的是，Outlook 2003的資料夾清單中，緊臨「刪除的郵件」下面有個「垃圾郵件」的資料夾，自動防堵垃圾郵件被微軟視為Outlook 2003的超實用新增功能，主要是透過一些關鍵因素，篩選出可能是無用的垃圾郵件，並將這些郵件自動移至固定的資料夾中，說白一點，就是系統預設的郵件規則精靈啦！
垃圾郵件的篩選原則不是針對特定的寄件者或郵件類型，而是根據訊息的內容，透過訊息架構的進階分析加以判定，軟體預設為低階設定，只會捕捉最明顯的垃圾電子郵件，經過筆者幾個月的測試，發現「掃垃圾」的效果還不賴，大部分的無用信件都會被移至「垃圾郵件」資料夾中，但偶而仍會有漏網之魚，這時你可以在Outlook 2003的「執行」工具列中點選「垃圾郵件選項」，自行更改為高保護層級，但有可能會因此「誤殺忠良」。
電腦不可能比人腦聰明！如果有朋友寄給你的Email被誤判為垃圾郵件，可以按滑鼠右鍵手動將其加入安全的寄件者清單中，只要是名列安全清單中的連絡人，往後他們寄送的信件就不會再被誤認為是「垃圾」啦！
換言之，如果很討厭某個朋友一直轉寄無聊Email給你，也可以將其加入封鎖的郵件寄件者清單中，從此變成拒絕往來戶。
「垃圾郵件選項」另有一個設定值是直接刪除可疑的垃圾郵件，而非移至「垃圾郵件」資料夾中，建議最好不要套用，平常只要勤快點，定時清空資料夾內的無用信件，以免被誤歸類成垃圾郵件的重要Email，永遠找不回來。
由於垃圾郵件已普遍成為電腦用戶揮之不去的困擾，除了微軟的Outlook 2003內建「掃垃圾」功能之外，包括賽門鐵克的諾頓網路安全大師Norton Internet Security 2004及趨勢科技PC-cillin 2004，都有附加防堵垃圾郵件的功能，有購買這兩套軟體的人，可以仔細拿出說明書研究，操作方式和Outlook大同小異。
管好收件匣 資訊有條不紊
如果你是個重度仰賴Email過活的人，除了必學消滅垃圾郵件的撇步，也要善於管理你的訊息中心來源─「收件匣」，目前擁有兩個以上Email信箱的大有人在，一般人通常會將工作用及私人用的信件分開處理，但若你像筆者一樣，一台筆記型電腦走天下，工作用信件和朋友轉寄的郵件通通混在一起，難免會發生重要訊息反而被無關緊要的網路轉寄信淹沒的慘劇，再加上訂閱的電子報也來軋一角，只要一時懶惰疏忽，收件匣內的未讀取信件，很可能在短短兩天內堆積如山。
既然「收件匣」下可以建立無限多的樹狀子資料夾，不妨將各類郵件，都分門別類歸檔吧！有些轉寄信看過就丟，不需留存還好辦，若你看信的速度永遠趕不上如雪片般飛來的Email，利用自訂規則精靈的功能，將不再眼花撩亂。
以筆者為例，每日除了收發工作需要的新聞稿之外，總有好幾個死黨轉寄的數十封趣味郵件，若確定朋友寄送的Email是無關時效與重要性的內容，設定規則之後，Outlook會在收信的同時，將符合條件的Email直接拉進子資料夾中，就不必自己動手以滑鼠拖曳這些信件歸類，省了不少時間。
同樣的規則也可套用在管理電子報上，有時因為電子報內容中包含會被系統誤認是垃圾郵件的字眼，例如購物或流行資訊等，為避免不斷重複在垃圾郵件資料夾中「撿」這些電子報，先設定一個專屬子資料夾給電子報使用，再依照信件的寄送來源設定規則，你的收件匣將更有條不紊。
善用封存功能 節省信箱空間
不過，可別以為將數千數百封郵件，歸類在不同的子資料夾中就高枕無憂，隨著時間累積，大量Email會讓信箱容量越來越肥大，不只佔用硬碟空間，也會拖慢系統速度，這時就需要「封存」功能來幫忙。
Outlook預設的自動封存時間是每隔14天，就會跳出對話框詢問你是否需要封存舊有的項目，一般人不了解封存的功能，通常直接按「否」跳過，其實封存有三大優點，包括保留歷史記錄、節省磁碟空間及減少視覺混亂。
「封存」主要是利用壓縮的技術，將較舊的信件從原有的資料夾，移轉至同一名稱和路徑的封存資料夾中，當需要使用時再解壓縮開啟，因為資料夾路徑和郵件內容會原封不動搬移到封存資料夾中，檢索時相當容易，而經過壓縮保存的郵件也不怕因此拖慢系統速度。
除了定時執行自動封存之外，在「選項」設定中勾選結束Outlook時清空「刪除的郵件」資料夾裡的內容，也可有效保持信箱的「瘦身」效果。(http://www.dajiyuan.com)
