【大纪元2月19日讯】（自由时报记者王怡文台北报导）
你会每天收发Email吗？不论是工作或日常与朋友联系，Email和即时通讯软体几乎成为现代人e化沟通不可或缺的工具，开启电脑收信时，看到朋友寄来的电子邮件感觉喜孜孜，但若接二连三收到的都是所谓的垃圾邮件，不只扰人且浪费连线时间，也容易引“毒”（骇）入室，想和垃圾邮件说拜拜，有几个软体操作小妙招一定要学会。
懒人扫垃圾，就靠Outlook 2003
对于电脑初学者及懒得设定邮件规则的人来说，请快快升级到微软Outlook 2003吧！与以往不同的是，Outlook 2003的资料夹清单中，紧临“删除的邮件”下面有个“垃圾邮件”的资料夹，自动防堵垃圾邮件被微软视为Outlook 2003的超实用新增功能，主要是透过一些关键因素，筛选出可能是无用的垃圾邮件，并将这些邮件自动移至固定的资料夹中，说白一点，就是系统预设的邮件规则精灵啦！
垃圾邮件的筛选原则不是针对特定的寄件者或邮件类型，而是根据讯息的内容，透过讯息架构的进阶分析加以判定，软体预设为低阶设定，只会捕捉最明显的垃圾电子邮件，经过笔者几个月的测试，发现“扫垃圾”的效果还不赖，大部分的无用信件都会被移至“垃圾邮件”资料夹中，但偶而仍会有漏网之鱼，这时你可以在Outlook 2003的“执行”工具列中点选“垃圾邮件选项”，自行更改为高保护层级，但有可能会因此“误杀忠良”。
电脑不可能比人脑聪明！如果有朋友寄给你的Email被误判为垃圾邮件，可以按滑鼠右键手动将其加入安全的寄件者清单中，只要是名列安全清单中的连络人，往后他们寄送的信件就不会再被误认为是“垃圾”啦！
换言之，如果很讨厌某个朋友一直转寄无聊Email给你，也可以将其加入封锁的邮件寄件者清单中，从此变成拒绝往来户。
“垃圾邮件选项”另有一个设定值是直接删除可疑的垃圾邮件，而非移至“垃圾邮件”资料夹中，建议最好不要套用，平常只要勤快点，定时清空资料夹内的无用信件，以免被误归类成垃圾邮件的重要Email，永远找不回来。
由于垃圾邮件已普遍成为电脑用户挥之不去的困扰，除了微软的Outlook 2003内建“扫垃圾”功能之外，包括赛门铁克的诺顿网路安全大师Norton Internet Security 2004及趋势科技PC-cillin 2004，都有附加防堵垃圾邮件的功能，有购买这两套软体的人，可以仔细拿出说明书研究，操作方式和Outlook大同小异。
管好收件匣 资讯有条不紊
如果你是个重度仰赖Email过活的人，除了必学消灭垃圾邮件的撇步，也要善于管理你的讯息中心来源─“收件匣”，目前拥有两个以上Email信箱的大有人在，一般人通常会将工作用及私人用的信件分开处理，但若你像笔者一样，一台笔记型电脑走天下，工作用信件和朋友转寄的邮件通通混在一起，难免会发生重要讯息反而被无关紧要的网路转寄信淹没的惨剧，再加上订阅的电子报也来轧一角，只要一时懒惰疏忽，收件匣内的未读取信件，很可能在短短两天内堆积如山。
既然“收件匣”下可以建立无限多的树状子资料夹，不妨将各类邮件，都分门别类归档吧！有些转寄信看过就丢，不需留存还好办，若你看信的速度永远赶不上如雪片般飞来的Email，利用自订规则精灵的功能，将不再眼花撩乱。
以笔者为例，每日除了收发工作需要的新闻稿之外，总有好几个死党转寄的数十封趣味邮件，若确定朋友寄送的Email是无关时效与重要性的内容，设定规则之后，Outlook会在收信的同时，将符合条件的Email直接拉进子资料夹中，就不必自己动手以滑鼠拖曳这些信件归类，省了不少时间。
同样的规则也可套用在管理电子报上，有时因为电子报内容中包含会被系统误认是垃圾邮件的字眼，例如购物或流行资讯等，为避免不断重复在垃圾邮件资料夹中“捡”这些电子报，先设定一个专属子资料夹给电子报使用，再依照信件的寄送来源设定规则，你的收件匣将更有条不紊。
善用封存功能 节省信箱空间
不过，可别以为将数千数百封邮件，归类在不同的子资料夹中就高枕无忧，随着时间累积，大量Email会让信箱容量越来越肥大，不只占用硬碟空间，也会拖慢系统速度，这时就需要“封存”功能来帮忙。
Outlook预设的自动封存时间是每隔14天，就会跳出对话框询问你是否需要封存旧有的项目，一般人不了解封存的功能，通常直接按“否”跳过，其实封存有三大优点，包括保留历史记录、节省磁碟空间及减少视觉混乱。
“封存”主要是利用压缩的技术，将较旧的信件从原有的资料夹，移转至同一名称和路径的封存资料夹中，当需要使用时再解压缩开启，因为资料夹路径和邮件内容会原封不动搬移到封存资料夹中，检索时相当容易，而经过压缩保存的邮件也不怕因此拖慢系统速度。
除了定时执行自动封存之外，在“选项”设定中勾选结束Outlook时清空“删除的邮件”资料夹里的内容，也可有效保持信箱的“瘦身”效果。(http://www.dajiyuan.com)
