格式 使用對外文書首先要注意格式，不要用錯。如外長和外交代表使用正式照會，不要用普通照會的格式，非外交代表機構使用對外函件，不要用照會格式等等。
人稱
人稱要與文書格式相適應。正式照會、外交函件、電報均是以簽署人的口氣用第一人稱寫成。在正式照會中，一般不用“我們”一詞，普通照會一般以單位名義用第三人稱寫成，稱對方亦用第三人稱，不可用“貴方”或“貴館”等措詞，而是重提受照機關的名稱。以機構名義書寫的對外函件亦用第三人稱。
另外，簽署者與受文者要相適應，即人對人、單位對單位。如：正式照會是人對人，普通照會是單位對單位。在個人對個人的外交文書中講究身份對等，如元首對元首，總理對總理，外長對外長。但也有特殊情況，如大使作為國家的全權代表可對外長、總理、元首，而代辦一般只對外長。其他的對外函件可根據實際情況書寫。
客套用語
客套用語要與格式相適應。如普通照會開頭的“×××向×××致意”這一客套用語不能用作個人函件中的開頭語，非外交機關發的對外文書也不用這一套語，照會結尾的致敬語使用時要注意與雙方的身份、關係和場合相適應。如，致代辦處的文書一般用“順致敬意”或“順致崇高的敬意”；給外交部和大使館的文書則一般用“順致崇高的敬意”。事務性的文書，亦用“順致崇高的敬意”。
致敬語不能自成一頁，應緊跟正文後另起一段。
稱呼
文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱，文中第一出現職銜、姓名也要全稱。第二次出現則可用簡稱。
國名
文書信封和文中的抬頭的國名等均用全稱。文中第一次出現時用全稱，以後可用簡稱。但有些國家由於情況特殊，如朝鮮民主主義共和國國名則須用全稱。
有些國家由於發生革命、政變或其他原因，國名可能改變，須隨時注意，不要寫錯。
譯文
對外文書一般以本國文字為正本。但為了使收件人能夠確切理解檔的實質內容，往往附有收件國文字或通用的第三國文字的譯文。在本國向外國常駐代表機關發送事務性函件，也可僅用本國文字，不附譯文。較為重要的文書則附以譯文為好（有的國家譯文本上注有“非正式譯文“字樣）。各國套語用法以及行文格式與中文不同，翻譯時應注意，要符合各種文字的用法。一般函電也可用接受國文字或通用文字書寫。
文章來源 : 中國職場資訊 www.hrnews.net.cn
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