慶典，是各種慶祝儀式的統稱。在商務活動中，商務人員參加慶祝儀式的機會是很多的，既有可能奉命為本單位組織一次慶祝儀式，也有可能應邀去出席外單位的某一次慶祝儀式。
就內容而論，在商界所舉行的慶祝儀式大致可以分為四類：第一類，本單位成立周年慶典。通常，它都是逢五、逢十進行的。即在本單位成立五周年、十周年以及它們的倍數時進行。第二類，本單位榮獲某項榮譽的慶典。當單位本身榮獲了某項榮譽稱號、單位的「拳頭產品」在國內外重大展評中獲獎之後，這類慶典基本上均會舉行。第三，本單位取得重大業績的慶典。例如幹日無生產事故、生產某種產品的數量突破10萬台、經銷某種商品的銷售額達到l億元等等，這些來之不易的成績，往往都是要慶祝的。第四類，本單位取得顯著發展的慶典。當本單位建立集團、確定新的合作夥伴、兼併其他單位、分公司或連鎖店不斷發展時，自然都值得慶祝一番。
就形式而論，商界各單位所舉行的各類慶祝儀式，都有一個最大的特色，那就是要務實而不務虛。若能由此而增強本單位全體員工的凝聚力與榮譽感，並且使社會各界對本單位重新認識、刮目相看，那麼大張旗鼓地舉行慶典，多進行一些人、財、物的投入，任何理智、精明的商家，都會對此在所不惜。反之，若是對於宣傳本單位的新形象、增強本單位全體員工的自豪感無所作為，那麼舉行一次慶典即使花不了幾個錢，也沒有必要好大喜功、非要去搞它不可。
對商界人士來講，組織慶典與參加慶典時，往往會各有多方面的不同要求。慶典的禮儀，即有關慶典的禮儀規範，就是由組織慶典的禮儀與參加慶典的禮儀等兩項基本內容所組成的。以下，對其分別予以介紹。
組織籌備一次慶典，如同進行生產和銷售一樣，先要對它作出一個總體的計畫。商務人員如果受命完成這一任務，需要記住兩大要點：其一，要體現出慶典的特色。其二，要安排好慶典的具體內容。
毋庸多言，慶典既然是慶祝活動的一種形式，那麼它就應當以慶祝為中心，把每一項具體活動都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重。不論是舉行慶典的具體場合、慶典進行過程中的某個具體場面，還是全體出席者的情緒、表現，都要體現出紅火、熱鬧、歡愉、喜悅的氣氛。惟獨如此，慶典的宗旨——塑造本單位的形象，顯示本單位的實力，擴大本單位的影響，才能夠真正地得以貫徹落實。
慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色，應當在其具體內容的安排上，得到全面的體現。
如果站在組織者的角度來考慮，慶典的內容安排，至少要注意出席者的確定、來賓的接待、環境的佈置以及慶典的程式等四大問題。
首先，應當精心確定好慶典的出席人員名單。慶典的出席者不應當濫竿充數，或是讓對方勉為其難。確定慶典的出席者名單時，始終應當以慶典的宗旨為指導思想。一般來說，慶典的出席者通常應包括如下人士：
一是上級領導。地方黨政領導、上級主管部門的領導，大都對單位的發展給予過關心、指導。邀請他們參加，主要是為了表示感激之心。
二是社會名流。根據公共關係學中的「名人效應」原理，社會各界的名人對於公眾最有吸引力，能夠請到他們，將有助於更好地提高本單位的知名度。
三是大眾傳媒。在現代社會中，報紙、雜誌、電視、廣播等大眾媒介，被稱為僅次於立法、行政、司法三權的社會「第四權力」。邀請它們，並主動與它們合作，將有助於它們公正地介紹本單位的成就，進而有助於加深社會對本單位的瞭解和認同。
四是合作夥伴。在商務活動中，合作夥伴經常是彼此同呼吸、共命運的。請他們來與自己一起分享成功的喜悅，是完全應該的，而且也是絕對必要的。
五是社區關係。它們是指那些與本單位共居於同一區域、對本單位具有種種制約作用的社會實體。例如，本單位周圍的居民委吊會、街道辦事處、醫院、學校、幼稚園、養老院、商店以及其他單位等等。請它們參加本單位的慶典，會使對方進一步瞭解本單位、尊重本單位、支援本單位，或是給予本單位更多的方便。
六是單位員工。員工是本單位的主人，本單位每一項成就的取得，都離不開他們的兢兢業業和努力奮鬥。所以在組織慶典時，是不容許將他們完全「置之度外」的。
以上人員的具體名單一旦確定，就應儘早發出邀請或通知。鑒於慶典的出席人員甚多，牽涉面極廣，故不到萬不得已，均不許將慶典取消、改期或延期。
其次，應當精心安排好來賓的接待工作。與一般的商務交往中來賓的接待相比，對出席慶祝儀式的來賓的接待，更應突出禮儀性的特點。不但應當熱心細緻地照顧好全體來賓，而且還應當通過主方的接待工作，使來賓感受到主人真摯的尊重與敬意，並且想方設法使每位來賓都能心情舒暢。
最好的辦法，是慶典一經決定舉行，即成立對此全權負責的籌備組。籌備組成員通常應當由各方面的有關人士組成，他們應當是能辦事、會辦事、辦實事的人。
在慶典的籌備組之內，應根據具體的需要，下設若干專項小組，在公關、禮賓、財務、會務等各方面「分兵把守」，各管一段。其中負責禮賓工作的接待小組，大都不可缺少。
慶典的接待小組，原則上應由年輕、精幹、身材與形象較好、口頭表達能力和應變能力較強的男女青年組成。
接待小組成員的具體工作有以下幾項：其一，來賓的迎送。即在舉行慶祝儀式的現場迎接或送別來賓。其二，來賓的引導。即由專人負責為來賓帶路，將其送到既定的地點。其三，來賓的陪同。對於某些年事已高或非常重要的來賓，應安排專人陪同始終，以便關心與照顧。其四，來賓的招待。即指派專人為來賓送飲料、上點心以及提供其他方面的關照。
凡應邀出席慶典的來賓，絕大多數人對本單位都是關心和友好的。因此，當他們光臨時，主人沒有任何理由不讓他們受到熱烈而且合乎禮儀的接待。將心比心，在來賓的接待上若得過且過、馬馬虎虎，是會傷來賓的自尊心的。
再次，應當精心佈置好舉行慶祝儀式的現場。舉行慶祝儀式的現場，是慶典活動的中心地點。對它的安排、佈置是否恰如其分，往往會直接地關係到慶典留給全體出席者的印象的好壞。依據儀式禮儀的有關規範，商務人員在佈置舉行慶典的現場時，需要通盤思考的主要問題有：
一是地點的選擇。在選擇具體地點時，應結合慶典的規模、影響力以及本單位的實際情況來決定。本單位的禮堂、會議廳，本單位內部或閘前的廣場，以及外借的大廳，等等，均可相機予以選擇。不過在室外舉行慶典時，切勿因地點選擇不慎，從而製造雜訊、妨礙交通或治安、顧此而失彼。
二是環境的美化。在反對鋪張浪費的同時，應當量力而行，著力美化慶典舉行現場的環境。為了烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛，可在現場張燈結綵，懸掛彩燈、彩帶，張貼一些宣傳標語，並且張掛標明慶典具體內容的大型橫幅。如果有能力，還可以請由本單位員工組成的樂隊、鑼鼓隊屆時演奏音樂或敲鑼打鼓，熱鬧熱鬧。但是這類活動應當要適度，不要熱鬧過了頭，成為胡鬧，或者「喧賓奪主」。千萬不要請少先隊員來扮演這類角色，不要勞動孩子們為這類與他們無關之事而影響其學業。
三是場地的大小。在選擇舉行慶祝儀式的現場時，應當牢記並非愈大愈好。從理論上說，現場的大小應與出席者人數的多少成正比。也就是說場地的大小，應同出席者人數的多少相適應。人多地方小，擁擠不堪，會使人心煩意亂。人少地方大，則會讓來賓對本單位產生「門前冷落車馬稀」的錯覺。
四是音響的準備。在舉行慶典之前，務必要把音響準備好。尤其是供來賓們講話時使用的麥克風和傳聲設備，在關鍵時刻，絕不允許臨陣「罷工」，讓主持人手忙腳亂、大出洋相。在慶典舉行前後，播放一些喜慶、歡快的樂曲，只要不搶佔「主角」的位置，通常是可以的。但是對於播放的樂曲，應先期進行審查。切勿屆時讓工作人員自由選擇，隨意播放那些淒慘、哀怨、讓人心酸和傷心落淚的樂曲，或是那些不夠莊重的詼諧曲和愛情歌曲。
最後，應當精心擬定好慶典的具體程式。一次慶典舉行的成功與否，與其具體的程式不無關係。儀式禮儀規定，擬定慶典的程式時，有兩條原則必須堅持：第一，時間宜短不宜長。大體上講，它應以一個小時為其極限。這既為了確保其效果良好，也是為了尊重全體出席者，尤其是為了尊重來賓。第二，程式宜少不宜多。程式過多，不僅會加長時間，而且還會分散出席者的注意力，並給人以慶典內容過於凌亂之感。總之，不要使慶典成為內容亂七八糟的「馬拉松」。
依照常規，一次慶典大致上應包括下述幾項程式：
預備：請來賓就座，出席者安靜，介紹佳賓。
第一項，宣佈慶典正式開始，全體起立，奏國歌，唱本單位之歌。
第二項，本單位主要負責人致辭。其內容是，對來賓表示感謝，介紹此次慶典的緣由，等等。其重點應是報捷以及慶典的可「慶」之處。
第三項，邀請嘉賓講話。大體上講，出席此次的上級毛要領導、協作單位及社區關係單位，均應有代表講話或致賀辭。不過應當提前約定好，不要當場當眾推來推去。對外來的賀電、賀信等等，可不必一一宣讀，但對其署名單位或個人應當公佈。在進行公佈時，可依照其「先來後到」為序，或是按照其具體名稱的漢字筆劃的多少進行排列。
第四項，安排文藝演出。這項程式可有可無，如果準備安排，應當慎選內容，注意不要有悖於慶典的宗旨。
文章來源 : 中國職場資訊 www.hrnews.net.cn
