秘书在整理档案的过程当中，应该随时注意以下的档案管理新概念：
(一) 减少纸张使用
前面提过，时间等于空间等于金钱。如果能用资讯作业取代的表格、公文、报告，尽可能不再使用纸张，可以用光碟片或压缩性档案储存。
(二) 定期整理
每隔三个月要办公室大清仓一次，以便把平常我们随手一塞的东西给翻出来，不要的就扔了，要的就立即归档，至少把五分之一的东西丢了，保持一些空间来，才能“汰旧换新”，任何空间太满了就装不下了，时间就因此而浪费在塞满及找不到的搜寻里。
(三) 单纯制式
无论书信、表单、公文都以最简单的格式化、制式化来处理，让所有人填进去的东西越少越好，所经过的关口也以不超过三级就好，以便争取时效。
四) 制订档案时效
一般档案分为永久保存、十年保存、三年保存及一年保存四种。办公室里 80% 的档案都只保存一年即可。
财务相关凭证依税法规定保存七年，法律凭证保存十年或永久保存；一般会议纪录及计划书也只要保存三年，所以实在不要等到一个员工辞职或公司搬家才来整理“遗物”，否则办公室无疑就是仓库及家具行的代名词。
(五) 善用档案人才
许多机关行号都会把新进的人员或即将退休的届龄长者，奉为最佳档案管理者。
这有一个缺点就是，他们可能对组织不够了解，或者把档案管理当成一件打发时间的无聊工作处理。
其实，已发生的文书资料的确很少人去珍惜，直到有一天想要调卷调案的时候，才急如星火。
有许多老板在找不到档案的时候，往往破口大骂；但当用完之后，又来个顺手一丢，再也难觅芳踪了。
(六) 采用中央管理
中央管理（Central Filing System）就是将组织各种档案交由档案室或资料室共同管理，而非各部门各单位个人管理，原因是这样才能有效率的归类编案编目，而非各人一把号，各吹各的调。
(七) 采用正确分类
如果我们有足够的专业知识，才可能正确的选出所需的分类法，例如，日期法、地域法、部首法、颜色法。
没有专业档案管理经验及训练，很可能在一开始就弄得乱七八糟，之后想要再改，可就不简单了。
(八) 善用档案工具
例如名片的管理，到底是用盒装呢？活页式呢？还是名片簿储存？如果用名片簿，那越来越多要怎么办？如果用档案夹，要用哪一种？用硬壳的还是软式的？用悬吊式的还是滚筒式的？
(九) 注意汰旧换新
这是指要随时更新资料。新的名片来了，就要比对与旧的是否相同。是否要将每张名片注明日期及地点，以便收存整理方便？还有旧的杂志、过期的报纸，不要堆积如山，浪费空间就是浪费时间。
(十) 注意档案编目
如果没有统一的人员管理档案，很容易就会产生案名的不同，而使人遍找不到的麻烦。现在我们用电脑存档更要注意档名，因为换人就永远找不到档案了的机会比比皆是。
(十一) 注意存档方式
这是如果只用电脑储存档案，则必须有能够共同享用的空间。因为在区域网路里可以存查，所以我们要有 Master File 的观念。否则也许每个人都以为其他人会存档，而都最后杀光了重要的资料，那就怎么都不回来了。
(十二) 注意调卷调案
如果在公务单位上班，你可能注意到，调卷及调案都非常严谨。
也就是说，公家单位对于档案的处理十分审慎，想要借阅一些资料，就要填写借阅单，要签名，要依时限缴还。
而一般企业行号就比较马虎，拍拍肩膀就可以借调，借完大家就会忘掉。@(本文结束)
摘编自 《优质秘书养成术》 书泉出版社 提供
