【大纪元2013年06月15日讯】（大纪元记者白晨曦编译报导）在网络讯息发达的今天，世界各地每天估计有1,440亿封电子邮件（不包括垃圾邮件）被接收或发送，它显然比每日平均1亿7,500万笔推文的推特更受欢迎，显示大多数的网民与公司仍钟情使用电子邮件交换讯息。
专家称，一般人每周得耗费四分之一的工作时间处理电子邮件。有研究显示，上班族若能降低电子邮件使用量，将可减少压力、增加专注力并使工作更具效率。为了减轻读者处理电子邮件（Email）的负担和所耗费的时间，《今日美国》特别提供以下五个小技巧：
1.发送电子邮件应重质不重量
电子邮件应服务工作者，而非带来压力，如何聪明使用电子邮件，是效率工作者应该思考的问题。
你可能已耳闻所谓电子邮件律则，那就是你递送出什么样的邮件，便会反诸己同质的邮件。如果你送出几十则消息，那么你将会收到几十则或更多的讯息反馈。如果你发送的电子邮件不明确，结果得发送更多的讯息澄清，如此更添负荷。
同时，要寻求其他方式进行联络。倘若有更快的联系方式，如电话或线上通话可以更迅速传递资讯，那么就选择直接沟通。如果与同事讨论问题，起身到对方的办公室面对面沟通，可能更容易、更具成效。
不可避免必须发送的电子邮件，应力求清晰和简明。于对方提问前，预先设想可能问题，并做好应答内容。尽可能保持简短，愈短愈好，如果可列表或短句即可表达清楚，不要延伸成段落。
如果经常须将同一邮件发送多人，可利用同一范本复制和粘贴以节省时间。你可按范本做些更动，看起来不致像套用信函。
2.自动过滤信件功能
几乎所有的电子邮件程式或服务，可设置自动过滤邮件的功能。将重要信件自杂乱邮件中分流，变得如同设置文件夹般简单。先进的系统还可以寄件者与其他设定为基础，将邮件使用颜色代码和标签作为区分。
首先从重要连络人的邮件着手，将其标记为“紧急”或类似定义的文件夹；对于例行性或订阅的电子邮件建立一个“稍后阅读”的资料夹；总之可以根据多种需要来设立各式的子资料夹和资料夹，因此要设置一个最适合自己的系统。
收到电子邮件，无非就是存档或删除，越快自收件匣中处理掉越好，请记住，收件匣只是一个传递系统，而非储存系统！
如果想要更先进的电子邮件过滤系统，可使用类似Outlook或免费的雷鸟程式。这是拥有多个电子邮件账户者不可缺少的必需功能，附加的各式管理功能是多数的网路信箱所无法相提并论的。
3.使用临时电子邮件
有时你会犯了这样的错误，那就是输出真实电子邮件的线上网址，不久，无关紧要的电子邮件如潮水般蜂拥而至，塞满信箱。
多数情况下，你只需要给对方一个网站，以便能收到确认身份的电子邮件即可。为了应付这样的状况，最好使用临时电子邮件账户，Mailinator网站是个不错的选择，电子邮件地址仅持续一小时左右，之后就被删除。
有些人会设置第二个电子邮件网址，专门应付那种新的或看来可疑的网站，真正的电子信箱则留给朋友、家人和信誉良好的网站。你还应该将商务和私人邮件的账户分开。
4.使用密件抄送功能
向众人发送电子邮件有许多种方式，通常人们仅单纯地填写所有收件人的电子邮件地址“寄达”某人，或使用“副本抄送”CC（carbon copy），然而，就群发邮件而言，“密件抄送”BCC（blind carbon copy）是更佳的选择。
“密件抄送”意味着收件者仅会见到自己是邮件的唯一收件人，优点在于收件人无法得知其他收件者，因为你的电子邮件有可能辗转发送落至陌生人手中，如果不想让滥发垃圾邮件者的手里，持有大量自己朋友的姓名和地址清单，最好使用“密件抄送”。
当然，密件副本也可能产生适得其反的效果。使用电子邮件的密件副本功能处理办公室业务，将使你成为的问题答复的唯一对象。如果电子邮件是关于整个团队的专案内容，包括在其他团队成员的位址都在收件之列，将增加你的工作负荷。
每当你的电子邮件（无论是办公室或私人邮件）中包含对象多人，邮件内文中无须避讳，应清楚解释确保每位都明白将其列入名单的原因。
5.关闭各式讯息通知
电子邮件最恼人之处就是讯息通知。这些讯息多来自脸书（Facebook）、推特（Twitter）和其他社交网站。
每有人上线在你的栏位留言互通交流，就会收到一则通知讯息。如果你热衷经营社交人脉，你的收件匣可能完全充斥这些讯息。专家建议，这时可进入你的网站设定，关闭“新邮件通知”的功能。
电子邮件到底是工作或生活上的好帮手？抑或时间杀手？端赖你如何有效处理了。◇
（责任编辑：张东光）
