有些工作三天两头就会做一次，有些工作可能只有每年特定时期才会做，如果能准备好“说明书”与“检核表”之类的资料，并妥善运用，工作速度就能更快、做得更正确，出的错也更少。
“说明书”主要写明工作的顺序。有了它，做事就能毫不迟疑、进展顺利。
“检核表”则是在工作完成前，用来检查工作内容，确认有没有错误或遗漏。
你也可以将说明书与检查表结合在一起，也就是按工作顺序设计的检核表。
刚开始制作说明书或检核表的时候真的非常麻烦，很容易让人觉得：“反正每年也就做一次，今年做得好，明年一定也做得好。”不过完全不是这么一回事。只要做好这两份资料，就可以用上大半辈子（当然，维护修改还是需要的），所以请务必制作完成。尤其是一年只做一次的事情，要完全靠记忆回想起执行顺序，可说是难如登天；不过只要有说明书与检核表，自然就不需要靠“回想”了。这么一来，既能马上动手，又不需要烦恼顺序前后，做起事来自然快又顺。
接下来为大家具体说明一下做法，先从说明书开始。
首先，在进行某项工作前，请打开Excel档案（当然也可以用手写）；接着一边处理，一边将顺序详细记录下来。
至于写法，只要看得懂就行了。内容不用太过详尽，不过要能让别人看得懂、让后来看到的人能跟着照做就行了。
接着是检核表。同样先打开Excel档案，每个步骤做完的时候就列出检查项目。这些列举项目必须是“工作正确结束的条件”，例如“○○与△△的数字一致”。而每一项都要加上可以打勾的方块“□”。
说明书与检核表不仅在自己的工作中可以派上用场，交接时也非常有用。
“交接”的结果常常会受到交接者的理解程度影响，使得工作很难一次就交接完成，所以才要先做说明书与检核表，需要时就能派得上用场。
有一位税务士前辈Y先生，他非常懂得运用说明书与检核表。Y先生将大量工作委外发包，而接案者只要利用Y先生制作的说明书与检核表，就能顺利进行工作，拿出好成果。
如果不用说明书与检核表，每次都靠直觉与记忆做事，那么就要常常花时间回想相关细节，却很可能搞错或遗漏，事情自然做不好，结果又要花更多时间。这就成了典型的“做事拖拉的人”。
制作说明书和检核表是一件有点麻烦的事，但请务必把它们做好，并实际运用，成为“做事俐落的人”。
◆ 做事俐落的人，连未来的效率都很在乎！
摘自《做事俐落的人，做事拖拉的人》 究竟出版社 提供
