居家视频会议5个小细节 让你的简报更专业

人气 146

【大纪元2020年05月09日讯】(大纪元记者江桦、绮芳综合报导)中共病毒(武汉病毒)蔓延全球,改变人们的生活方式,也改变上班族朝九晚五的工作模式。一些企业为了营运不中断,提供员工远距工作和视讯会议。在家工作虽然环境轻松、自由,但是召开视讯会议时,仍要展现职场上的专业,可千万别暴露在家工作松散、邋遢的一面,那可是会给你的形象减分!

如果您的工作经常要在众人面前做简报,如主持大型会议、活动或商业展览。现在,您得适应在家用视频与看不到的观众互动。适合于讲台上的简报方式不一定适用于网络视频会议,因为你看不到观众,不知道观众的情况,而观众在面对视频开会也容易分心。那么,应该如何调整简报方式才能凝聚观众的注意力呢?

这里为大家介绍一些方法,帮助您在视频会议中脱颖而出。

1. 浓缩简报内容

采用视频简报的挑战之一是观众的注意力很短暂,不会一直盯着萤幕中的您。除非您经常变换角度、手势或使用一些道具。尤其如果您的观众是主管的话,主管的时间宝贵,会更希望看到有效率的简报。

根据心理学家研究,人的注意力持续时间与年纪和所从事的活动有关。这个持续时间是指针对某一活动持续的时间,成年人的持续注意力只能维持7~10分钟,超过这个时间之后的注意力只有一开始的50%以下。

如果您的简报内容枯燥、冗长,那麽视频会议的效果将会大打折扣。为了让观众保持关注度,您必须学习简洁、精炼的表达内容,把不必要的杂讯清除。首先,提高对方愿意聆听的动机,然后去芜存菁的陈述内容精华,把议题有条理的讲到对方心坎里。

海量的资料要化为有价值的资讯,需要经过筛选、消化、理出脉络,这也是训练自己如何用简短的话语传达清楚的概念,而不是模糊了观众的焦点。因此我们建议一份简报在实体报告需要1小时,那么召开视讯会议时可以制作30分钟版本、或15分钟版本的讲稿,将会达到更好的效果。(推荐阅读:五分钟的简报

一句话简洁有力的话可以穿透人心。但是,台上一分钟可能是台下十年功。讲者必须练就将海量的资料化为有价值的资讯,理出条理和明确脉络。(Franck Boston/Fotolia)

另外,在撰写简报内容,必须清楚自己的目标听众和其需求,才能真正“对症下药”。比方销售部门注重产品提高市占率、业绩成长,生产部门是产品性能、特质符合市场需要;但是这些部门共同大目标都是要让公司获得利润,可是他们的语言、思考角度却都不同,这都是视频简报需要考虑进去的。

2. 直接跟观众对话

对于视频演讲者来说,另一个挑战是拉近与观众之间的距离,同时还要帮助观众与观众之间产生连结。避免自说自话的情况发生。

善用语言的技巧也是一个好的办法,比方在演讲中使用“你”,而不是“大家”;例如说“你能看到我吗?”,要比说“大家能看到我吗?”更能拉近与观众之间的距离。

还有,建立观众之间的联系可以多用“我们”,让观众感觉和演讲者是属于同一个群体。线上即席问答(Q&A)的设计可以提高和观众的互动,延长观众的注意力。如果受众者不习惯公共论述,也可以先假设会遇到的问题,并提前准备答案,不论自问自答或先让观众有发问的机会再解答,都可以加深参与者对议题的了解和印象。

比如这次中共病毒疫情,各大企业、机关面对有意申请经济纾困的员工或民众,在贷款或补助方案的视讯说明会上,可以先将会遇到的状况,先行胪列并详加解答,有助于申请流程的顺畅。这样的问答方式也会和观众产生情感上的连结,进而对政策有认同的共鸣。

居家视频
召开线上会议担心观众分散注意力吗?线上即席问答(Q&A)的设计可以提高观众主动参与率。(shutterstock)

3. 萤幕共享同步更新讯息

视频简报会议不同于实体会议面对面的沟通,因此对于观众取得讯息的同步性更不易掌握。如果希望观众能聚焦讲者在说明的数据、参考文档、图片或影片等信息,设置屏幕共享是不错的选择。它相当于您使用雷射笔,标注重点、减少干扰、辅助对内容的理解。

只是使用这个功能要注意:如果其中一方的网速慢或网络有干扰,其他观众看到的屏幕共享信息可能无法同步更新。因此,偶尔缓慢开会的速度,询问观众看到的信息是否与您在同一页面上,可以确保他们都跟上节奏。此外,使用屏幕共享之前,最好关掉电子邮件、网路电话、即时通讯软件等,以免在共享屏幕时出现不必要的干扰。

视讯,简报
召开视讯简报会议可以试着使用萤幕共享、影片或图片等多媒体方式来辅助演说;避免观众没有同步理解会议的内容。(shutterstock)

另外,在视频简报会议中使用多媒体方式(图片、影片、幻灯片、萤幕共享等)虽然可以有效辅助简报演说,但是应适度使用,避免过于绚丽多样而喧宾夺主,分散观众的注意力而忽略了演说的内容。

4. 提前准备

要完成一场成功的简报,事先的计划和准备必不可少。就像现场演讲之前会先测试声音和媒体设备一样,线上简报同样需要事先准备。

建议至少提前几天准备,除了演练说稿,还要检查视频应用软件是否能正常工作,摄像机的距离是否合适,麦克风的位置如何放置,声音大小是否合适,演讲时的衣着等等,这些细节都需要考虑。可能的话,最好有备用的视频软件,万一目前的软件出现状况不能使用,可以有备用软件替代。

要完成一场成功的视讯简报会议,提前准备是不可少的;建议先把硬体设备、演说讲稿、辅助影片或图片,一一列出各个项目后再进行检查确认,以免遗漏。(Fotolia)

5.  注意背景画面和声音

为了避免分散观众的注意力,在视频会议中,要特别注意背景画面和声音。如果您的背后是一些衣服、堆着凌乱书籍的书架,或者恰巧有人经过的走廊,这些都会让您的简报显得非常不专业,达不到好的效果。

如果您在家拥有一间独立的办公室或书房是最好的,如果没有的话,也可以尝试一下更专业的视频会议软件,比如Cisco Webex meetings,它允许使用者选择一个适合的图片作为背景,比如办公室图片、会议室图片等,这样您在说话时,观众看到的就是一个专业的背景画面了;当然它也有模糊背景的功能。

另外,背景声音也会影响说话效果。开会之前,请确保您的宠物不在身边,孩子们也要保持安静。另外建议尽量使用外置麦克风,这样可以过滤掉汽车或飞机经过的噪音。使用耳机上的微型麦克风说话,音质和噪音比对着笔电麦克风讲话效果更好。

召开视讯会议时,如果背景画面是凌乱的杂物和堆积如山的衣物,可能会减损个人专业度。建议可以使用一些线上开会软件,他们都具有“设定多种背景画面或模糊背景画面”的功能。(Fotolia)

“一场有力度的会议,会改变人们看事情的角度,也可以解决窒碍难行的困境。”因为人们会从会议中有所启发,并为难题寻求解决方法,或激发创意等。举例来说,小至远端解决公司财务问题,大至国家防疫措施的探讨,如近期美国号召十九个国家举行空军防疫视讯会议。

尽管现在各国逐渐“开放居家令”,但是疫情仍具不稳定性,未来使用视频会议的机会还会有。不妨把它当作一个新的、有趣的经验和技能,多多练习。虽然有些挑战,却是个人技能成长的机会。抓住机会,保证您在未来的职场上更具风采。

·  提高线上开会效率 会前准备掌握6个重点
·  PowerPoint简报技巧七招
· 上司要求重做?1结论3理由精准完成工作

责任编辑:茉莉◇

相关新闻
出奇制胜 5种最佳的演讲开场白
随时随地视频会议  理光赶时尚
未来人才一定要具备的7大生存能力 (五)
影响工作效率的主因竟来自3个日常习惯
最热视频
【拍案惊奇】酷吏进港掌国安 港现“维权律师”
【十字路口】反制中共党媒渗透 台湾下驱逐令
【珍言真语】刘锐绍:国安法四任务 借外打内
【重播】川普在“向美国致敬”庆典上演讲
【深度报导】隐形之战 中共的战书
【新闻第一现场】52国中港引渡 入境可送中
如果您有新闻线索或资料给大纪元,请进入安全投稿爆料平台
评论