电子邮件仍是主流 10个撰写技巧增加点阅率

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【大纪元2022年03月26日讯】(Angela Ruth撰文/大纪元记者吴约翰编译)说到电子邮件,请别相信那些说它是一种过时的通讯媒介的说法。举一个实际的例子,到2025年底,电子邮件用户将剧增至46亿用户!

还有,电子邮件仍将主导商业界主要的联系方式。虽然管理好收件匣是必要的事,但是,这可能耗费时间又令人沮丧。再加上AI人工智能也很可能误将重要信息给过滤掉,最终反被标记为垃圾邮件。

因此,值得我们花一点时间来好好调整撰写电子邮件的技能。如此一来,你能改善收件人对电子邮件的参与度,也就是促成更多的阅览和点击。而且,还能有助于确保电子邮件发送到正确的收件匣里。

但是,究竟如何做才能强化你的电子邮件技能呢? 以下有10种方法可以帮助你撰写出色的电子邮件,吸引收件人的目光,从而获得你想要的答复。

1. 使用吸睛的“标题”

一个好的“标题”扮演着收件人是否开启,进而阅读的关键因素。(Vlada Karpovich/pexels)

在商业界中,普遍认为“标题”足以成就或损害你的电子邮件,并且有47%的电子邮件收件人仅根据标题来开启邮件。那么,什么算是厉害的标题?

简而言之,它应该是针对你电子邮件的内容,提供清晰、直接和详细的描述。知名产品营销经理与油管网红杰夫‧苏(Jeff Su)建议,在必要时,你下的标题应该包含“具体行动要求”。

苏在哈佛商业评论中写到,“大多数人都熟悉标题中包含的一般“行动要求”,对吧?”“我的建议是要更进一步,准确地说明你需要收件人做什么,以及预估他们完成这件事所需的时间”。

“例如,不要写“关于项目X反馈的行动要求”,苏的建议是写“五分钟:项目X的问卷反馈”。采用这个非常简单的技巧,有助于收件人了解邮件的需求。所以在这个例子中,收件人需要快速填好一份问卷表。

他补充说,“如果标题不适合写预估需花费的时间,请具体说明行动的要求”。“例如,不要写“第四季的支出预算”,而是“请艾隆批准第四季支出预算”。这让艾隆甚至在开启电子邮件之前,就知道他要做什么了。

另一个你也可以尝试吸引注意力的技巧:使用歌名或电影当标题。根据数据行销公司Retention Science的资料,以电影名称和歌词作为邮件标题的平均开启率为26%。

2. 适当地向收件人打招呼

在对方开启电子邮件的同时,你的设定已经定调。如果你是第一次联系某人,你如何开场将会影响他们对你的第一印象。然而,不幸的是,大多数人忽略一开始的问候语。

那么,该如何开始替我的电子邮件起头呢?答案是根据情况而定。

在继续往下之前,你应该要知道,开头的问候语,由两部分组成。首先是称呼语,接着是开场白。

称呼语依个别情况而定。例如,当你要向联系银行或政府机构发送较正式的信息时,最好以“某某先生”(Dear [X])作为开头的称呼语。

对于给同事的或撰写非正式的电子邮件时,你可以放心使用像“哈啰 ‘名字’”(Hello [name]”)或“嗨!‘名字’”(“Hi [name]”)之类的开头称呼语。

另外,如果不确定谁会阅读你发送到群组的电子邮件,也可以采用“致相关人士”(To Whom It May Concern)来开头。此外,在称呼语中,也请留意勿使用限定性别或不具包容性的用语,例如“嗨,男士们”(“Hi guys” )或“先生/小姐/女士”(“Mr./Ms./Mrs)。

以下是一些你可以尝试使用的称呼语列表;

• 亲爱的“名字”(Dear [First Name])
• “名字”([Name])
• 早上好/下午好(Good morning/afternoon)
• 嘿(Hey)
• 嗨!大家好(Hi everyone)

3. 开场白抓住收件人的注意力

知道如何写开头问候语之后,接着要开始撰写电子邮件内文。

诚然,你的标题决定收件者是否开启你的电子邮件。然而,邮件能否被读完,则取决于你的开场白。

对于开场白,你需要用一些你知道会吸引收件人注意的事情来开场。举例,如果你们有共同的熟识,你可以先打听收件人喜欢什么。如果你们没有共同的联系人,请透过查看他的社群媒体账号,好挖掘一些所需的信息。

如果是向熟识的人或同事发送电子邮件呢?那么当然,开场白就不是很必要。不过,如果你这样做了,也是不错的主意,这样他们对情况能有所了解。最简单的开场白是从问“为什么”开始。毕竟,我们都像蜜蜂一样忙碌,没有时间玩猜谜游戏。如果你快速地回答“为什么”,将能更快地吸引他们的注意力。

4. 避免“长篇大论”

如何区分什么是最好的电子邮件? 首先,不使用过度华丽的语言。旧金山湾区的写作教练乔安娜·库特拉拉(Joanna Cutrara)认为,撰写者应该尽快呈现出自己的立意。她说,如果可能的话,将电子邮件控制在五句话以内,且每个段落,也控制在三句话以内。

“如果你正在写一封连你都害怕阅读的电子邮件,那么你为什么还要将它发送出去”?库特拉拉强调。

如果你必须发送一封较长的电子邮件,请确保格式正确。必要时,可以使用注册会计师赛斯·瑟里海科(Seth Serhienko, CPA) 建议的粗体字、项目符号或编号列表。这样一来,如果你的读者正在快速浏览你的信息,那么这些提示就会很有价值。

“如果你只是发送一大堆文字,对方就会错失掉一些信息”,瑟里海科提醒。

5. 写出明确的行动要求

无论你是否已在标题中包含“行动要求”,请确保也一定要纳入电子邮件的正文里。因为收件人无法读懂你的心,所以,除非你告诉收件人下一步该做什么,否则他们将不知要如何进行下去。

例如,当你要求对方完成某事时,你应该提供明确的指示。所以,如果你想邀约面试,请向对方说明清楚。或者,更好的是,附上你可以的日期,以便收件者能够从中选择他们可以的时段。然后,如果你需要他们在特定日期之前回复,请让收件者知道何时需要回复给你。

清楚的“行动要求”(call to action, CTA )应包括以下内容;

• 提供详细信息和日期
• 段落应由单一句子组成
• 如有多项要求,应分解为步骤
• 需要的时候可以用粗体标示

毕竟,获得你想要的结果最有效方法就是写下明确的行动要求。因此,请务必好好运用它发挥你的优势。

你的邮件能否被读完,取决于开场白是否能抓住收件者的注意力。(Andrea Piacquadio/Pexels)

6. 提供充足的信息

有时候,电子邮件可以提供多种信息或结果。遇到这种情形时,请列出收件人可能想要知道的选项。

为什么?这样做可以让收件人根据不同的选项做选择,而无需再回信要求你提供更多的信息。如此不仅大大减少电子邮件的往返,也避免你一再重复信息。

7. 写出令人期待阅读的电子邮件

专业人士通常每天收到120封新的邮件,还有超过200封的电子邮件在收件匣中;而他们通常只会回复其中的25%。所以,可想而知,其中很多电子邮件被忽略也就不足为奇了。

即使你已经做到了上述所有的要点,但这并不意味着人们一定会很高兴地收到你的来信,更遑论要再点开阅读。那么,我们为什么不试着给他们一些期待呢?

除了如实告知你的意图之外,你还可以尝试看看亚历山德拉‧法兰森(Alexandra Franzen)的这些建议,撰写出更多鼓舞人心的电子邮件;

• 每封电子邮件都应该包含一个“大创意”。
• 使用陈述句,而不是开放式提问
• 出奇地大方
• 提出批评时要尊重和具体
• 展现你符合人性的一面
• 如果可能,请在你的电子邮件中包含赞美,而不仅仅是要求或请求。
• 如果可能,用你能想到最美丽的辞藻来做结尾。

电子邮件仍将主导商业界主要的联系方式。(Miguel Á. Padriñán/Pexels)

8. 发送电子邮件的时间

根据睡眠咨询平台Sleep Advisor在2020年的一项调查指出,大约54%的美国人在醒来后1个小时内,会查看他们在工作上的电子邮件。

2021年美国《电子邮件使用情况》(The State of Email Engagement)也和上述有同样的发现。该报告称,电子邮件最常在早上被阅读。邮件点阅从早上6点左右开始,通常在上午9点到中午之间达到高峰。

因此,你有两个选择。首先,尽早发送出电子邮件。或者,试着等到收件者有更多时间来浏览收件匣,但这可能不容易发生。

如果你早上的第一件事是寄送电子邮件,很可能会音讯全无。然而,如果稍晚一些再行寄出,有可能可以避免被完全忽略。

要找出最佳发送电子邮件的时间,需要反复的尝试和经历错误。在给位于另一个国家或别州的人撰写电子邮件时,也需要考虑时区。对你来说,可能是下午1点,但对他们来说,很可能已是下午6点,也就是他们的下班时间。 因此,请考虑你的收件人,以及他们的注意力何时是处于最佳状态。

9. 做最后校对

撰写非正式的电子邮件时,偶尔出现小错误,其实无伤大雅。如果你总在完美主义里挣扎,这可能也是一种解套的办法。但是,与此同时,这些错误也可能会造成误解,例如,弄错会议开始的时间。在专业通信的场合,这就有损你的声誉。

考虑到这一点,每次发送邮件前,请针对电子邮件的内文进行一次最后的通读,检查是否存在任何拼写或语法错误。你也可以考虑使用英文修改软件Grammarly或Flowwrite等工具帮助你找出这些错误。

10. 以正向思维结束电子邮件

要撰写出色的电子邮件,你需要不断地在工具箱中添加一些工具。其中之一就是信息末尾的结束语。除了表达出你的感激之情和设定好的期望之外,这些结束语还可以看出你愿意伸出援手的承诺。

结束语的一些建议例子:

• 感谢你的帮助/协助/支持/时间
• 我期待你的回音
• 如果我能以任何方式提供帮助,请与我联系

上面的例子,请尽情运用各种方式调整符合所需。透过练习,你将能够掌握沟通技巧。最终,你会有信心撰写出能反映你的语气和个性的电子邮件,同时也让你想要传达的信息,响亮而清晰。

转载自《行事历》(Calendar)

行事历(Calendar)是一个提供技巧、建议、新闻资讯的核心资源库,能帮助您启动、运营和发展您的业务。请参阅公司博客网站介绍:https://www.calendar.com/blog。

原文:10 Ways to Make Your Emails Pop 刊于Calendar网站。

责任编辑:茉莉

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