【大纪元6月2日讯】
自由时报记者陈中兴╱专题报导
如果要问：SARS疫情对台湾有什么“建设性”？恐怕政府单位开会大改革，将是其中数一数二的一项。视讯会议原本被很多人排斥，但政府机关里的有识之士“顺煞推舟”，看在避煞份上，中央官员开始习惯头戴麦克风耳机、把脸凑近网路摄影机（WEBCAM），官场上传统的开会文化，将被新科技一一解构。
5月29日上午，天气不错，早晨明亮的阳光，照进经建会副主委张景森温馨的办公室里，他轻松地跷着腿，好整以暇地打开电脑萤幕上的视讯会议软体，9点半一到，戴起时下最流行的类钛银色麦克风耳机，把WEBCAM镜头对准自已。
开会前，张景森从萤幕上得知开会同仁是否准备就绪，毕竟这套视讯会议系统对大家来说都是新玩意儿，他得花些时间确认大家是否OK：“法协中心网路频宽没问题吧…；郭╳╳讲话，Speaker开大一点，进去控制台调整，陈╳╳也可以调…；好，我们准时开会。”1场横跨台北市宝庆路、松江路、罗斯福路等3处办公室、17名承办同仁的经建会内部协调会，就这样有模有样的开了起来。
视讯会议在美国一些大企业里头早已不是新鲜事，最初，跨国企业利用网路横越太平洋开主管会报，还被外电当新闻，如今国内企业界也普遍引进，连电视台股票分析节目都用视讯会议与股市名嘴连线，但视讯会议在政府单位还在导入期。 经建会管考处资讯小组主任张金煌说，SARS一来，很多会议都因此取消，为利用视讯会议突破障碍，不能光等行政院整体导入计划来帮我们建视讯会议室，于是经建会只好另起炉灶。
一开始经建会试过“Yahoo即时通”、ICQ等既有免费视讯会议资源，但都发现技术障碍太大，不符经建会的开会需求，最后经建会决定利用1套美国开发的网路软体，这套软体可在经建会内部服务器上，框取一定处理空间，专门处理视讯会议所需要的影音即时传输，即使外单位人员，只要上网键入这个内部服务器网址，再准备1台网路摄影机、1具麦克风耳机，即可和经建会“隔空开会”；网路摄影机1台2000元、麦克风耳机120元，买齐了装到电脑就一切搞定。
1位经建会承办人员表示，以前没有视讯会议时，要找主管问事情经常碰到主管开会而“扛龟”，一件小事可能因为要等主管，拖上一整天也没办法解决，有了视讯会议，主管就在自己位子上开会，不怕人跑了，主管可以一边处理公事，一边开会，有了视讯会议，大家不必因为开会到处跑。
“一边开会、一边处理公事”，是否代表大家开视讯会议时“都在混”？事实却恰恰相反，只有讨论题纲和自己无关时才可将眼睛稍离萤幕、接接电话、办办手边公文，一旦题纲属于自己的业管范围，主席可是会直接点名问问题，如果不聚精会神，主管一问，却答非所问那就糗大了。
“如果我要测测看那个家伙不认真，我只要发个意见调查让大家表决，谁在打混就立即现形”，经建会副主委张景森打趣地说；因此也可发现，主席是一场视讯会议的灵魂，包括讨论题纲的设定与现场讨论方向之导引，均关系到会议的结论品质，因此视讯会议虽然“救了”主管免于奔波之苦，但相对地，对会议内容也要有更好的准备。
事实上，视讯会议的好处除了免奔波之外，另外就是有弹性，议题和自己不相关时，就可同时兼办其他业务；张景森说，参加视讯会议的同仁也可以选择关掉网路摄影机！但记者问：这不就看不到他在干什么了吗？张景森答：这也没关系，视讯会议最可贵的就是没有与人面对面的压力，有时候我也会关掉摄影机，就是怕被人看到的压力，只要能务实解决问题，何不容许同仁选择更轻松的方式。
据行政院研考会粗估，全国各县市、中央部会及其一级单位建置完成视讯会议室后，则1年以召开1000场远距会议、每次以3个单位连线计算，因此省下的人员出差费、交通费用，即达800万元；除此之外，所有出席会议人员，因为免除长途奔波所省下的体力、时间、意外风险等附加效果更是不可计数。
研考会已展开执行建置全国中央部会及其一级单位、直辖市、县市政府之专属视讯会议室，第一波建置视讯会议室将达200个，利用中华电信视讯系统并委托代管，预计到94年时，例行召开之会议将可全部达成连线，总经费将投入6000多万，届时开会将不再是公务员生涯的梦魇。
(http://www.dajiyuan.com)
留言