【大紀元6月2日訊】
自由時報記者陳中興╱專題報導
如果要問：SARS疫情對台灣有什麼「建設性」？恐怕政府單位開會大改革，將是其中數一數二的一項。視訊會議原本被很多人排斥，但政府機關裡的有識之士「順煞推舟」，看在避煞份上，中央官員開始習慣頭戴麥克風耳機、把臉湊近網路攝影機（WEBCAM），官場上傳統的開會文化，將被新科技一一解構。
5月29日上午，天氣不錯，早晨明亮的陽光，照進經建會副主委張景森溫馨的辦公室裡，他輕鬆地蹺著腿，好整以暇地打開電腦螢幕上的視訊會議軟體，9點半一到，戴起時下最流行的類鈦銀色麥克風耳機，把WEBCAM鏡頭對準自已。
開會前，張景森從螢幕上得知開會同仁是否準備就緒，畢竟這套視訊會議系統對大家來說都是新玩意兒，他得花些時間確認大家是否OK：「法協中心網路頻寬沒問題吧…；郭╳╳講話，Speaker開大一點，進去控制台調整，陳╳╳也可以調…；好，我們準時開會。」1場橫跨台北市寶慶路、松江路、羅斯福路等3處辦公室、17名承辦同仁的經建會內部協調會，就這樣有模有樣的開了起來。
視訊會議在美國一些大企業裡頭早已不是新鮮事，最初，跨國企業利用網路橫越太平洋開主管會報，還被外電當新聞，如今國內企業界也普遍引進，連電視台股票分析節目都用視訊會議與股市名嘴連線，但視訊會議在政府單位還在導入期。 經建會管考處資訊小組主任張金煌說，SARS一來，很多會議都因此取消，為利用視訊會議突破障礙，不能光等行政院整體導入計畫來幫我們建視訊會議室，於是經建會只好另起爐灶。
一開始經建會試過「Yahoo即時通」、ICQ等既有免費視訊會議資源，但都發現技術障礙太大，不符經建會的開會需求，最後經建會決定利用1套美國開發的網路軟體，這套軟體可在經建會內部伺服器上，框取一定處理空間，專門處理視訊會議所需要的影音即時傳輸，即使外單位人員，只要上網鍵入這個內部伺服器網址，再準備1台網路攝影機、1具麥克風耳機，即可和經建會「隔空開會」；網路攝影機1台2000元、麥克風耳機120元，買齊了裝到電腦就一切搞定。
1位經建會承辦人員表示，以前沒有視訊會議時，要找主管問事情經常碰到主管開會而「摃龜」，一件小事可能因為要等主管，拖上一整天也沒辦法解決，有了視訊會議，主管就在自己位子上開會，不怕人跑了，主管可以一邊處理公事，一邊開會，有了視訊會議，大家不必因為開會到處跑。
「一邊開會、一邊處理公事」，是否代表大家開視訊會議時「都在混」？事實卻恰恰相反，只有討論題綱和自己無關時才可將眼睛稍離螢幕、接接電話、辦辦手邊公文，一旦題綱屬於自己的業管範圍，主席可是會直接點名問問題，如果不聚精會神，主管一問，卻答非所問那就糗大了。
「如果我要測測看那個傢伙不認真，我只要發個意見調查讓大家表決，誰在打混就立即現形」，經建會副主委張景森打趣地說；因此也可發現，主席是一場視訊會議的靈魂，包括討論題綱的設定與現場討論方向之導引，均關係到會議的結論品質，因此視訊會議雖然「救了」主管免於奔波之苦，但相對地，對會議內容也要有更好的準備。
事實上，視訊會議的好處除了免奔波之外，另外就是有彈性，議題和自己不相關時，就可同時兼辦其他業務；張景森說，參加視訊會議的同仁也可以選擇關掉網路攝影機！但記者問：這不就看不到他在幹什麼了嗎？張景森答：這也沒關係，視訊會議最可貴的就是沒有與人面對面的壓力，有時候我也會關掉攝影機，就是怕被人看到的壓力，只要能務實解決問題，何不容許同仁選擇更輕鬆的方式。
據行政院研考會粗估，全國各縣市、中央部會及其一級單位建置完成視訊會議室後，則1年以召開1000場遠距會議、每次以3個單位連線計算，因此省下的人員出差費、交通費用，即達800萬元；除此之外，所有出席會議人員，因為免除長途奔波所省下的體力、時間、意外風險等附加效果更是不可計數。
研考會已展開執行建置全國中央部會及其一級單位、直轄市、縣市政府之專屬視訊會議室，第一波建置視訊會議室將達200個，利用中華電信視訊系統並委託代管，預計到94年時，例行召開之會議將可全部達成連線，總經費將投入6000多萬，屆時開會將不再是公務員生涯的夢魘。
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