“四个策略加上四个工具……，很好。”哈洛强调地说，“可是，什么是下个星期会议的内容？什么叫做ＣＯＴＡ？”
“你刚刚提到，你找不到资料？”
“对。”
“如果你可以做好档案整理，找到你所有的电子邮件、资料，而且是一下子就可以找到，你觉得如何？”
“那就像是奇迹发生了！”哈洛轻轻地回答。
“我不敢保证可以给你奇迹，但是我见过这种叫做ＣＯＴＡ的有系统化组织技巧，使用过的人都得到相当满意的结果。所谓的ＣＯＴＡ指的就是一种简单、轻便而且有效率的档案管理方法。当我教你ＣＯＴＡ的方法后，我们会给你一个星期的时间，让你把四个策略用在实际的工作上。在那个星期，你可以随时来问我任何问题，或是给我任何回馈，这样好不好？”
哈洛想了一下，“到目前为止，这看起来是个可行的计划。”
“我们会在进行到三分之一及最后总复习的时候，开个会，检视看看你做得怎样。我们可以调整一下你从邮件管理中新发现的方法与技巧，并且回答所有你想不通的问题。”
哈洛往前靠了些说：“这像不像是连续攻击，先掌控电子邮件的内容，然后我们使用ＣＯＴＡ这个东西来组织我所有的资料？”
我点点头，“我们已经发现，在电子邮件效率和你所使用的储存方式之间，有相当强大的连结关系。”
“是怎样的连结关系？”
“这里有一些例子可以说明：
⊙减少电子邮件的数量，代表着你得储存的电子邮件也就跟着变少。
⊙修改电子邮件的主旨，可以让你整理电子邮件时更容易些。
⊙一个高效率的资料夹管理系统，可以快速地整理电子邮件与资料，并且减少你收信匣的负荷。
⊙当你可以快速找到你的资料时，也可以更容易地回复你的邮件。
⊙在时间上也有关联。整个来说，电子邮件和资料的储存工作占一个专业人士一天工作时间的四○％
，如果这两项工作效率可以提高的话，整体工作效率就可以往前跨越一大步。@ 待续…
摘自 《超简单电子邮件管理》 商周出版社 提供
(http://www.dajiyuan.com)
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