隨著電子郵件的發展，透過文章與他人交流變得越來越便利了。與親筆書寫一封信所需要的時間相比，使用電子郵件寫一封信要來得輕鬆多了。這是為什麼呢？首先，是因為不用太講究文章的完成度也沒有關係。把自己想不透徹的事情，透過詢問對方的方式，來獲得相關知識，從與對方一來一往的問答中，就能夠一起決定某一件事。文章的表達方式與過往書信相比，也因為非常近似於口頭用語，因此給人一種平易近人的感覺。
然而，這同時也有陷阱在裡頭。「簡單輕鬆就可以」，「不等於即使難懂也沒關係」。一旦鬆懈了書寫文章時該有的警戒心，這篇文章對讀者來說，將變得難以理解。而電子郵件最大的問題，便出在將這類型的文章大量且頻繁地使用在雙方一來一往的通信對話中。
郵件的基本原則是「讓人理解」。不論是短短數行的文字、書寫好幾頁的內容、官方回答、個人信件等，這個原則都不會改變。
在這邊，跟各位介紹如何寫出「讓人理解」的郵件的祕訣，請牢記於心。
郵件就像「蹺蹺板」
你是否也曾有過這種經驗：明明不是什麼太困難的內容，但是收到的郵件卻讓人丈二金剛摸不著頭腦。這封信讓人難以理解的原因，究竟是什麼呢？
決定文章是否好理解的關鍵因素，就在於文章作者是否有進行「思考」這件事。「思考」，其實是一件很麻煩的工作。寫出讓人難以理解的文章的人，他們把兩件事搞混了，亦即「輕鬆地書寫文章」與「不思考就寫文章」這兩件事。如果寫文章的人省略掉思考的步驟，只會讓對方看不懂文章內容導致難以理解，不過，相反地，寫文章的人確實做到思考這一步的話，就能夠寫出不造成對方負擔且好懂的文章了。這就好似蹺蹺板一樣。
因此，當一個人寫了一封電子郵件而欠缺思考之時，一定會讓某處的某人傷透腦筋，苦惱於「這個人到底想要表達什麼？」「他希望我做哪些事情呢？」的情緒中。
那麼，一起來看以下具體的事例。
〈難以理解的郵件 例〉
主旨：「封面的熊」
給越智前輩：
我現在是在出差的地方給您發這封信，目前腦袋裡一片混亂，寫出來的內容可能會變得讓人難以理解。
那個正在進行的企劃案，我覺得有點不太行。我去拜訪客戶，首先他們看到了企劃書便提出疑問:「以熊為封面，是不是跟其他公司撞圖了？」
嗯，不過，除了這個以外，整體來說是沒有問題，客戶也都明白，我想那應該不是個太大的問題啦。
另外客戶也提到了費用的部分。設計公司提出指謫說；通常設計案的價格應該要比我們開的價格高出一倍不是嗎？
不過，到了明天，幾乎一切都可以定案。我們公司的預算，一開始就設在比較低的價格對吧？ 的確，夏天發行刊物的時候，也有其他的設計公司提出相同的指謫。話雖如此，不過現在預算應該也無法增加了吧，設計師的工作幹勁也會受到預算影響對吧？ 這樣的話，不知道還能不能激發出好的創意點子呢?
一不小心就寫得太多了，內容越講越奇怪真是不好意思。不過，檢討公司的預算是未來必須要做的課題對吧?
田中 迷留
作者如果書寫時不加以思考的話，寫出來的內容就是如此典型地讓人難以理解、讓讀者困惑的文章。為了要讓內容比較好懂，一定要經過思考，這是不可或缺的過程。所謂思考，如果是在一個書寫郵件的場景，那便等同於「做決定」這件事。跟著如下的步驟，一起來決定應該要如何做決定吧。
步驟一 決定你最想說的話
要讓郵件明白好懂的最低限度的關鍵點在於，決定你最想要說的話並且將其寫下來。田中先生的信件寫了許多事情讓人不好理解，但看起來問題點似乎是圍繞在「預算」上面。
最後他寫到「檢討公司的預算應該是未來必須要做的課題對吧」，這個充其量只是他個人對於現狀的認知而不是自己的意見。「我認為預算有點低」，這樣子的想法也還是略有不足。因此，必須要不斷反覆詢問自己：「那麼要怎麼樣來做呢？」至少要問到能夠說出「由誰來採取什麼樣的行動」這答案為止。這時候，就要來決定下列事項：
一、我認為預算有點低，但是還是想要維持現狀。
二、我認為預算有點低，所以想要增加預算。
三、關於預算部分，我自己實在沒辦法拿定主意，想要跟前輩商量一下。
四、關於預算部分，我自己實在沒辦法拿定主意，想要請前輩做決定。
三跟四看似好像沒有一個結論，不過卻表明了「自己無法決定」這件事，因而提出希望某人可以怎麼做的建議。這樣子，一個意見便成立了。
在緊急的郵件中，請把自己的意見明確地寫在文章開頭處。就算對方看到一篇冗長的文章，只要把最重要的事情放在文章一開始的地方，那麼對方就不會錯過重點了。
我先說結論，我想要請公司提高設計的預算費用。
用這段話做開頭，就不會有問題了。
步驟二 決定論據
「意見／論據」原則即使拿到郵件中來看，也是一樣的。把意見先寫在文章開頭處，接著只要說明合理的原因就可以了。
如果有好幾個論據的話，請決定其先後順序。簡潔的郵件會讓對方感覺親切，因此，如果其中有一項具決定性的關鍵論述，那就可以盡量集中火力在那一點上。
若你覺得只有一個論述太薄弱，必須舉出數個來加強的話，也盡可能濃縮數量並決定先後順序後再來書寫。以寫論文來說，排列方式是先將排名順序較後面的項目寫出來，再來是較前面的項目，而在結尾部分製造一個具衝擊性的結論，效果會很不錯，以寫郵件來說的話，把想要讓對方知道的重要的事情寫在前頭，是比較謹慎且穩健的做法。與其他的寫作方式相比，讀者那方會比較輕鬆，也比較不會一直帶著緊張感讀完整篇文章。
回過頭來看田中先生的狀況，其論據也會根據他最後決定的不同而有所改變，亦即其論述將因選擇上面一至四項的不同而跟著改變。
因為預算偏低，導致對方抱怨
從市場行情來看，公司內部標準偏低
預算多寡會如何影響所設計的商品
從這三點該如何來衡量，透過思維與討論的過程，便能夠整理出論據。
好的，完成這一步，也就是決定好意見與論據之後，大抵就是一篇「能夠理解」的郵件了。
<本文摘自《從沒想法到有想法的精準表達寫作術》，方舟文化提供>
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責任編輯：茉莉
