職場小祕方:管理者如何迅速融入新職務

文/曉峯

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【大紀元2022年01月18日訊】前一個月,我突然接獲總部指派到新單位擔任主管職務,雖然五年前我曾擔任那個單位副主管,可是時間變遷,該單位的工作性質已經完全不一樣了,那麼該如何在最短的時間內進入狀況?我運用了些小技巧,因此很快地在部屬中建立起威信,讓整個單位正常運作,並與橫向、縱向單位取得相關共識,順利推展後續工作,在此提供個人心得讓讀者參考運用。

建立學習型辦公室

現今各公家機關在節省開支的情況下,內部已經很少有會議室的規劃,然而,我知道要在最短時間進入狀況,就要讓熟悉業務的同仁為我上課,把他們的經驗盡速傳達給我。

經審視整個單位辦公環境,能建立起小教室的空間,只剩我自己的辦公室了,因前任主管將辦公桌放置於辦公室中央,雖然氣派,但卻把空間切割了,我報到第一天早上7點到,自己把辦公室大挪移,將辦公桌移至角落,整個空間擴大起來,購置白板與白板架,找了六張輕便椅子,我的辦公室就變成學習小教室了。

建立小老師制度:

因為新單位裡有一項重大新增業務,總部調換3位資深業務人員辦理一年,總算績效顯現,為了增強效益,又調換2位資深業務人員加入,為盡快讓我及新進人員進入情況,我邀請這3位資深業務人員擔任講師,為我及所有同仁授課。

他們笑著說:「科長,我們都是聽你的課的耶﹗」我說:「時代不一樣了,新的業務也是我從來沒涉獵的領域,當然需要你們幫我上課。」所以請他們以曾經辦過的案例講解,說明當他們接到案件如何做事先分析、資料如何處理、外部資訊如何蒐集,以及與案件當事人如何談判?如何讓案件合意?完成案件在法律上的合宜度等。

這3位資深業務人員欣然答應,精細製作了講義,並詳細解說這類案件的處理步驟與談派技巧,以及法律上的注意事項,讓我及其他同仁受益良多,而且很快進入該項業務情況。

同樣的,我也請5位資深人員擔任6位資淺業務人員的專任小老師,專人指導讓資淺人員能盡速接任新增業務。

尋求橫向、縱向單位溝通與共識:

由3位資深業務人員擔任講師上課中,我也了解他們現在遭遇的困難與需要支援事項。首先,與橫向單位尋求同步作業模式,避免我們的作業有缺失,而影響前端與後端的聯繫,前後端的需求與要件,我會責成同仁務必達成他們的需求,避免案件延宕,同樣對無法達成的要求讓對方了解,尋求解套方案。

對縱向下屬單位,在重要會議上,再三提醒下屬單位主管,不要隨意更動與顧客的合意共識,避免節外生枝,如果對案件有異議,提出要改進的地方,我們會在以後案件會精益求精提升案件品質,但不可以在合意案件上隨便異動,避免產生困擾,此提議獲得很多單位的支持。

四、定期教育訓練建構標準作業流程:

我排定每週四上午是所有人員教育訓練時間,將我批審陳報案件中,特殊具有教育意義的case,請原承辦人員解說他辦案構思過程。

經過一次一次的案例解說,漸漸我們建立起各種不同類型案件的標準作業流程,很多資淺人員深深感動,原來感覺茫然無助不知如何下手的大型案件,在資深人員解說下迎刃而解,而且讓相同類型案件產生相同處理模式,不會造成不同處理結果,確保我們案件處理品質。

經過幾個月磨合,我總算在新單位中建立起相當的形象,還算是有進入情況吧﹗僅以自己淺淺的心得,提供給想轉換跑道的大家參考。@*

責任編輯:曾晏均

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