5款團隊管理app推薦 讓混合辦公更上軌道

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【大紀元2022年06月21日訊】(John Hall撰文/大紀元記者謝漫雪編譯)在當今強調快節奏的職場,溝通順暢非常重要。一些協作軟件,如團隊管理app(應用程序)可以簡化溝通流程。因爲工作流程包含多個步驟和內容傳達給了不同的部門和團隊成員,而這些人不一定在同一棟大樓辦公。

使用團隊管理app可以讓每個人保持同步,達到簡化工作流程的目的,這點很重要。這種app有多種選項可使用,如排程、工作跟蹤、整合追加計畫、文檔存儲以及其它一些根據團隊需要使用的功能。

以下推薦五個最佳的團隊管理app,可以讓你員工的工作步上正軌。

1. Teamwork.com

Teamwork允許多人在同一項目上協作,提升效率。軟件的設計主要以團隊為主,免費版本提供個人和小團體基本的工作管理、里程碑設置和發送文字訊息。對於看重簡單實用的個人或辦公室來說,Teamwork是一個不錯的選擇。設置過程非常簡單,使用起來不像其它軟件那麼複雜。它還可以與Slack和QuickBooks等其它app相容。

Teamwork的優勢是可以將個別使用者的待辦清單整合到更複雜的項目(有多個工作進度)中。它還能讓每個人的工作進度跟不同的項目整合,如此可以一目了然地看出哪些工作已完成,以及哪些工作分配給了誰。這個功能讓大家都不敢偷懶,因為沒有人想落後以免影響他人進度。

Teamwork還有一個好處,它提供不同的彈性套件組合和定價。雇主可以根據最有利於企業使用的功能,選擇相應的套件。

2. Monday.com

Monday.com的優勢在於將工作視覺化,讓終端使用者一看就能立即明白工作內容。它的界面乍看使用很簡單,但隱藏了很多功能。結果是,這些功能有點難使用,要學會使用可能要花一番功夫。

團隊成員的訊息需要實時更新。因此,項目相關的每個人都知道待辦清單上每一項工作的進展。Monday.com用於跨部門的項目管理很方便。它的使用指南清楚易懂。電子表格愛好者可能會希望Monday.com在工作流程的整合上能再更好操作些。撇開整合不談,使用簡單和擴充性這兩個優點讓Monday.com成為不同規模大小的組織極佳的選擇。

3. ClickUp

ClickUp在初始部署時需要比較多的時間,但許多公司發現這些額外的付出非常值得。此外,ClickUp可以按照截止日期、負責的單位或任何你關心的項目要件來安排工作。使用者只要在單一的儀錶板(dashboard)上操作,來回切換也很方便。

ClickUp的界面讓內部,特定工作的溝通和待辦清單的操作更便利,加強了責任制的功能,還提供往來使用記錄以供將來參考。如果ClickUp有任何問題,那就是功能太多,有時會讓終端使用者感到困惑。你可以事先告訴員工將使用哪些功能,哪些功能可以忽略,這樣就沒有問題。

4. Asana

Asana在管理日常業務工作和高層規劃方面都做得很好。使用者喜歡Asana將便利貼、檔案和數據集中管理的功能。Asana具備的功能並不針對個別使用者的需求,就像對團隊一樣,儘管它肯定能用於團隊管理。團隊設定的強項包括工作分配和跟蹤、協作和虛擬會議管理。

Asana可以在幾分鐘內完成安裝,它的界面可以讓A型性格(註1)的人在一個個地勾選完成的工作時感到成就感。使用者的一個很好的體驗是這個軟件不會讓人不知所措,能讓待辦事項列表井井有條。

另一個好處是這個app會定期升級、新增功能。每年,Asana都在增加一些功能,如視頻語音信箱(video voicemail)、語音轉文本(voice to text)和使用者的工作界面個性化等功能。他們還不斷更新整合現有的app。一個不斷適應使用者喜好而不是停滯不前的app對團隊使用來說都有幫助。該軟件的辦公室通訊功能也在不斷提升。

5. Google Tasks

正如所料,Google加入創建待辦清單的業務主要為了爭取大型團隊的客戶。谷歌的設計還包括跨越時間和地理界限進行團隊之間的聯繫。對於已經熟悉Google產品(例如Gmail)的人來説,會很快掌握Google Task的界面。

Google Tasks與其它Google產品都相容,能大幅縮短啟動時間。雖然Google Tasks的客戶服務不是那麽容易聯係上,但大多數用戶應該不需要。Google Tasks的功能並不多,主要是基本的團隊導向工作管理。一些從事複雜項目需要高度個性化選項的大型企業可能會選擇其它軟件。但是,對於現有Google用戶來說,想要快速投入管理app的建置,這個app會是最快的方式。從使用者界面的角度來看,轉換毫不費力。因為Google Tasks的設計沿襲其它谷歌的產品風格,用戶已經習慣了,所以使用起來很容易上手。

結論

除了少數例外,現在的員工不一定每天都要到辦公室上班。每天在同一個辦公空間工作,團隊成員可以面對面協作。不幸的是,隨著遠程或混合工作以及創新技術的興起,情況已不再如此。

因此,無論你的團隊是大是小、是在辦公室還是遠程,都應建立一套管理系統。選擇合適的管理app能讓工作流程更順暢,更容易凝聚團隊士氣。團隊管理app和軟件提供許多選項,選擇對你的業務和團隊最有用的方案至關重要。

原文:5 Best Team Management Apps刊於Calendar網站。

責任編輯:茉莉

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