PowerPoint简报技巧七招

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【大纪元2011年08月17日讯】(大纪元记者王平编译报导)作简报是职场生涯的一部分,成功的简报可以清楚的表达主题,提出条理分明的说明,让观众了解讲员欲传达的讯息,达到简报的目的。简报作得好往往能得到上司、客户的肯定,可以说是职场胜利的关键技能。

用PowerPoint作简报的技巧五花八门,波士顿(Boston.com)网站职场训练讲师海曼(Paul Hellman)提供下列七招诀窍,可以提升你的简报品质:

一、投影片过多或过少均不宜

如果是实体会议,简报时观众能看到你,投影片宜少不宜多,甚至可以完全不放。如果是主持线上会议,观众看不到你,则投影片宜多不宜少;迅速更换投影片可以让会议进行的节奏流畅。

二、投影片的字不宜太多

创业投资专家川崎盖(Guy Kawasaki)曾建议简报10-20-30法则,即不要使用超过10张投影片,说话不要超过20分钟,字体大于30号字。

投影片字多时观众会被你的谈话和简报内容分心,不知道该用耳朵听或是该用眼睛看,容易顾此失彼。

三、避免逐字读出投影片内容

观众阅读投影片的速度比你读的速度快一倍,用读的不如寄电子档给他们自己看。除非你有特殊用意,刻意要逐字读出来让听众对内容印象深刻(例如要对照二张投影片的内容)。

四、避免用雷射光笔

如果使用技巧不纯熟,雷射光笔容易让观众分心。

五、标题要吸引人

每一张投影片都要有吸引人的标题,观众即使恍神,也很容易回神。

六、避免站在莹幕正前方

这样会档住观众的视线,使他们看不见简报的内容,即使站在莹幕侧面,也会挡住侧面观众的视线。

七、好的开始,好的结束

每一张投影片都是一个小小的演讲,不要一开始就讨论细节,先提供简报大纲,结束时重复说明重点。

私房密技: 如果你没有立即要用到下一张投影片,可以按一下键盘上的B让莹幕全黑,要继续用投影片时再按一次B就可以复原,这样观众就会集中注意力听你说话。要记住:进行简报时你才是主角。

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