如何写道歉文?懂得弯腰 站得更高

作者: 山田紫霓 译者: 陈畊利

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“领导者的工作,就是在该做决定时做决定,该道歉时就道歉”,这是我还在企业服务的时候,当时调职的同事所留下的一段话。

如果想要带领团队做事的话,先决条件应该是要具备决断力与道歉的才能。

没有任何一个人不会犯错。当你想要独特的生活风格、当你责任范围增加的时候等,未来要遇到道歉的机会只会越来越增加。不论是工作或私底下,道歉的才能可说是每个社会人士都必须具备的能力。在此本文将要告诉各位,如何写出规规矩矩的道歉文

写字, 书写, 道歉
如何写出规规矩矩的道歉文。不论是工作或私底下,道歉的才能可说是每个社会人士都必须具备的能力。(图/Shutterstock)

首先,请看以下这个常见的例子。

〈道歉文章例一〉

这次给大家造成困扰,本公司感到非常抱歉。平日在业务上总是尽全力做好每一个小细节,为避免日后不要再发生同样的错误,本公司全体员工将上下一心,在工作岗位上更加倍努力。今后也请继续给予批评指教,谢谢大家。

龟胜百货股份有限公司

感觉上好像还是无法让人释怀的一篇文章对吧。对方真的有认为自己做错事了吗? “全体员工上下一心⋯⋯”?这种精神喊话式的论调,真的能够减少未来犯错概率吗?

接下来再看看下面这篇文章,希望各位比较一下。

〈道歉文章例二〉

石野真一先生:

这次让您收到瑕疵商品,在此诚挚地向您说声抱歉。

听说这是您要送给小朋友的生日礼物,商品未能让石野先生与小朋友留下美好回忆,本人对此甚感痛心。
这是卖场负责人也正是我本人的疏失。

我们要求每一位店员,在进行商品包装前必须先检查是否有缺漏,或许是我的指令太过简单,导致此憾事发生。

昨日在检查商品时,我们彻底要求全体店员做到在客人面前直接确认可能有问题的扣环部分。

随信附上稀有卡通人气角色商品作为赠礼,听说小朋友很喜欢这个卡通人物,因此我们店员努力地去收集到此商品。如果小朋友喜欢的话就太好了。

再一次郑重地由衷向您致上最深的歉意。

龟胜百货股份有限公司卖场负责人 加藤阳子

与第一例相比,第二个例子给人的印象全然不同。第一个例子很难用真诚与否的精神论或人际关系去做归纳统整,那种漫不经心的表达方式,对一篇道歉文来说,绝对不会是一个好榜样。

那么,这两个例子之间,究竟有哪些不同之处呢?以下将具体分析其文章机能与结构,让各位更明确了解道歉文所需要的必要条件。

道歉文的组成架构

第一个例子的文章纲要解析如下:
〈例一的纲要〉
一、道歉
二、内心认为已经确实完成某事
三、今后打算会确实做到
四、未来也请多多指教

虽然这篇文章使用了直截了当的总结方法,但由于毫无修饰,导致结果并不理想,这是一篇很典型的文章作者完全没有经过思考所写出来的文章。结尾的“今后也请继续给予批评指教”,也是很自私自利的想法。

另一方面,来看看第二个例子,深入探究每一个段落的功能的话,就会发现其实这是一篇极具机能架构的文章。

〈例二的机能架构〉
一、道歉
二、从对方角度来看事情
三、积极地承认错误
四、探究原因
五、规划未来对策
六、提出补偿方案
七、再次道歉

虽然区分成了七个段落,不过每一个段落确实都有达到该段落应有的功能。除去最后的结尾,每一个段落的功能都不重复。而且,段落与段落之间采用的排序,使文章功能发挥了最大的效用。因此,通篇文章毫无赘语,是一篇非常用心且能达到成效的文章。

到底该怎么样做才能够写出这种结构完整且能达到成效的文章呢?第一步,便是要思考自己所写的文章中,每一个段落各自该有些什么样的功能。请试着以条列式的方式把功能写下来,你就会明确了解到哪些地方是重复的、哪些地方是不足的。

透过条列的方式,你应该能渐渐看清自己的逻辑架构,比如“我好像只有一直不停地在道歉”、“我老是在说自己的事,那些描述我心情的段落真是乱七八糟地多”、“另外, 原因也调查清楚了,原来我对自己的论述观点有飘移不定的坏习惯”等。

第二步,在开始动笔写文章之前,试着自己亲自去将每个段落的功能结构,从零开始组合起来,而且必须事先想像最后的结果。如果不习惯这项作业的话,或许会觉得又困难又麻烦。然而,如果能够每一次每一次地去训练自己思考这些问题,如“为了达到目标结果, 哪些是必要的条件”、“那么,要如何来排列这些条件的先后顺序”的话,就可以自然而然地在心中描绘出文章该有的要素与整体结构。就像以下这个开始学会整合文章架构的例子: “欸,要把我看电影的感想写给朋友,首先是要写我的感觉对吧。然后再回复那封上次朋友转发给我的感想,然后⋯⋯接下来呢?”

提出问题、调整看事情的角度、积极思考,这一连串的流程不仅适用于道歉文,对于书写各种不同种类的文章都是不可或缺的步骤。再次强调,重要的是要自己思考。

道歉文要达到的效果与必要条件

那么接下来,让我们一起来细部分析,要写好一篇道歉文必须具备哪些条件。最先必须要考虑到的,是道歉之后要做些什么,也就是说务必要先考量到希望达成的结果。

道歉后就解决了?
给一个自己能够接受的道歉方式?
道歉后获得对方原谅?
想要修补因自己的失误而造成对方的损失?

由于这一题没有正确解答,因此必须要按照每一个不同的情境,去思考自己所想要的结果。只不过,如果只有上述其中的一个结果的话,仍然有些地方显得不足。

应该很少人会觉得仅靠一个道歉就能了事,但却有很多人认为获得对方原谅就是道歉的终极目标。若是只把获得原谅当成最终目标,不论错误轻重,当遇到对方很善良时,这个目标或许很容易达成。又或者,当对方始终不原谅自己时,可能自己还会反过来怨恨对方也说不定。

<本文摘自《从没想法到有想法的精准表达写作术》,方舟文化提供>

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责任编辑:茉莉

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