Email礼仪:16招让你的电邮与众不同

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作者:Ron Lieback
本文仅代表《企业家》特约作者个人观点。

(大纪元记者吴约翰编译)有句俗话说得好:第一印象决定一切。在电子邮件邮箱)的世界里也是如此。

无论是收到企业高管、家人,还是推销人员写的推销信,如果你看到一封电子邮件堆砌着一堆文字或错别字,你可能会倒吸一口气或失去耐心。

欠缺礼貌的电子邮件有损你跟客户、团队和伙伴之间的关系。

在经历失礼的电子邮件而遭致沟通失败之后,我汇整了常见的问题,辅导其他作家和客户如何撰写出清晰又有礼貌的电子邮件。

以下是16个避免电子邮件沦为平庸无奇的技巧,让你的电子邮件众不同!

1. 不取怪异的电邮账号

大多数人都清楚这一点,但我确实看到有像YouCould@、MakeMoney@这种奇怪账号的电子邮件。建议使用真实姓名,怪异的账号名称显得不专业。

以个人电子邮件账号为例,采用这两种公式命名务实可行:名字+姓氏字首或全名,例如ronl@或ronlieback@。

以团队电子邮件为例,用在登入客户网站或绩效报表等,可采取通用名称命名,例如team@、sales@等。

2. 电邮标题要明确

电邮标题不可模糊不清。电邮标题有两个重点:说明电邮的内容以及所需的行动。务必力求简单,避免产生疑义。

遵循这项原则也有助于往后搜寻所需的邮件。

此外,你可以在标题前面加上方(中)括号或圆(小)括号强调需求。括号内的信息可以大写,而括号外的句子就正常书写。

给团队成员的示例:
[编辑需求] 某某代笔的文章需要最后编辑

给客户的示例:
[行动需求] 关于电子邮件礼仪的代笔文章需要批示

3. 回信时更新标题

为清楚表达,回复电子邮件时,请更新标题。

一个快速回复的方法如下:

[Ron 回应] 关于:你收到新的SEO报告了吗?

也就是在原本回信时自动产生的标题“关于:你收到新的SEO报告了吗?”前面加上“[Ron 回应] ”。

4. 一个标题谈论一个话题

这是清晰表达的黄金定律。回复电子邮件时,只讨论跟标题有关的话题。这样比较不易产生疑义,也比较容易在相同标题的信件群里,找到回复过的信息。(这正是为何我们需要一个清晰的标题阐述所谈论的话题和行动)。

5. 礼貌称呼收件人

请以姓名称呼收件人。注意不要马上切入话题,那暴露出你没空招呼收件人,而且显得不在乎(尽管电子邮件应该简短而切题)。

请避免使用俚语或街头语言,例如“嘿”作开头。

试想你会如何称呼一位受人尊敬的退伍军人或100岁的老奶奶。当然是真诚而简单的表达方式。

我最爱用的三个开头称呼是:

您好(收件人姓名)(Hello 某某)
早上好(收件人姓名)(Good morning 某某)
晚上好(收件人姓名)(Good evening某某)

结束信件时,我也遵循相同规则。有三个结尾语是我的最爱:

最好的祝福(Best)
谢谢(Thank you )
勇往直前(Onwards)

“勇往直前”是我的首选。在阅读星巴克执行长霍华‧舒兹(Howard Schultz)的书《勇往直前》(“Onwards”)后就开始使用。一般我多用在合作伙伴上,除非是超级兴奋的事,较少对客户用。

6. 量身打造签名档 提高个人和事业声量

替自己设计签名档,至少要包含以下内容:

全名
职衔
联系电话
公司标志(logo)及连结的网站
社交媒体平台的连结

此外,如果个人经常与第三方出版合作刊登文章、出书或在知名媒体频道上发表文章,可以将以上讯息置入签名档中,例如:请阅读我最新著作“标题”,或者请阅读我在《企业家》上最新文章等。

7. 段落精简 避免搞笑的符号

是否曾收过一大段文字的电子邮件? 阅读一堆的文字难度很高,也容易分心。

请分段描述,每段文字用一两个句子即可 。

每个句子言简意赅。读者才能够迅速又清楚地理解你要传达的信息。

另外,避免使用惊叹号或乱加表情符号。

8. 切忌情绪化

当心情波动,尤其处在负面情绪或压力下,请暂时不要撰写电子邮件。如果事情很紧急,例如客户发来一封关于错过最后期限的紧急电子邮件时,请别急,深呼吸缓解一下情绪,外出散个步或翻翻书籍。短暂做些其他事,转移焦点,不要马上急着想如何回应。

待情绪镇定后再做回复。或者,如果收件人希望立即收到回复,建议可先简短回信告知:“我会尽快回复”。然后,采取上述措施让自己冷静下来。

草稿在此时扮演重要角色。如果是超级重要的信件,务必先拟订草稿,然后放着。等到第二天,你可能会调整原本想说的话。经深思熟虑后的信息会更好,更有说服力。

9. 回复的时机

信件回复时机,因紧急程度而异。

如果是紧急事件,例如事件可能对客户业务产生负面影响时,我希望团队能在下班前(end of day, EOD)回复客户。除此之外,24小时内回复即可。以我个人时间管理为例,我每天只查看3次电子邮件。但是,如果是销售人员,一天则需要查看信件多次。

如果个人需要更多时间回复,请在24小时内先行回复说明,并附上下次回信的确切日期。示例如下:

您好 潘,

希望一切都好。请让我再深入了解一下状况。我会在本周五前回复您。

献上最好的祝福,

10. 避免下班时间发送电邮

除非这本来就是你的工作时间。不这么做,有以下几个原因:

• 这表示你很渴望获得这位潜在客户。
• 这向客户或团队传达你很紧张,也证明你缺乏时间管理。
• 这表示你是个工作狂,也让人容易联想到缺乏用心。

此外,这还容易让他人误会你总是“在线”待命,而他们往后就会期待在下班时间获得你的回应。如果真是紧急情况,例如,客户网站当机或客户/团队成员发生事情,请发短信或直接电话联系。

11. 考虑不同时区

清楚邮件收件人的所在时区。而且,当你额外注意到这件事时,表示你很重视。

想像一位以色列客户正要展开他的一天,而你正准备上床睡觉,即时收到他的来信,信里写着“早上好”,显示这位客户缺乏用心。

12. 邮件送出前再键入收件地址

你有多少次曾误点击信件发送?幸好像谷歌电子邮件系统有内建发送延迟功能,但并非其他电子邮件系统都有。这个功能可以避免误传时,赶紧收回不完整或编辑未完的电子邮件。

13. 慎用“回复所有人”功能

电子邮件是对外公开的。在点击发送前,请务必再次检查收件人是否正确。虽然是同样信件内容,但你可能会和另一个完全不同的人交谈,而且信息可能会搞混(或者,如果内文存在负面情绪而传错人,恐遭致麻烦)。

另外,请注意寄出信件是要回复所有人,还是只回复某人。发送电子邮件之前,请再三留意。

14. 避免使用“对不起”

最糟的说法是“对不起,我回复晚了”(sorry for the delay)。这表示你缺乏管理能力。请使用“原谅我耽搁一会儿才回复”(excuse the delay)这种说法,如此也无需再赘述其他详情。

其实,明智的做法是完全舍弃“对不起”这个字眼。这个字眼显得怯懦,且听起来缺乏果断力。

15. 少用“我”

减少使用“我”字眼,直接与收件人对话。 当然对客户来说更应如此。

我每天都会收到像以下电子邮件的内文:嘿,朗,“我”曾经是一家七位数科技公司的老板,“我”学到了很多东西。 “我”可以……等。

这类邮件还没等看完,可能就被我删了。

建议直接与收件人交谈,并尽量减少用“我”字。

16. 消极思想转成积极正向

用字遣词,有意无意都具影响力。请避免使用“我不能”或“公司希望可以”或“如果我能”等字眼。

这些字眼都带着不同程度的消极,反而会损害整体的正面信息。先不论神经科学的说法,这些用字遣词肯定会带给你和客户之间负面的影响。而且,这些话对方听久了,也会习以为常。

请使用正面积极字眼。用“能”代替“不能”,在心理层面上会产生更多正向对话。不要说“公司希望能创造更多及时成果”,而是说“公司会创造更多及时成果,因为我们重视您的……”

使用电子邮件沟通,成败只有一线之隔。对许多企业家来说,由于远程工作改变了沟通的形式,如今,电子邮件的使用频率更甚以往。

遵循以上16项要点,可以让你的邮件信息简单又清楚,摆脱许多人常犯的错误,写出充满自信的邮件,帮助你成为更有信心的企业家。

转载自《企业家》(Entrepreneur)

赋予企业人士改变世界的力量。企业家®(Entrepreneur)致力于激励世界上有远见的领导人,他们有责任透过他们的创新理念、企业和观点做出改变。

原文:How to Stop Writing Average Emails: 16 Quick Tips 刊于Entrepreneur网站。

责任编辑:茉莉

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