我们的下一次会议，巧妙地安排在哈洛工作的办公室中。珍妮是哈洛的行政助理，当我走出电梯时，她用微笑迎接我。她弯腰并小声地说道：“你就是那位帮哈洛先生处理电子邮件的人？”
“是的。”我微笑回答道。
“嗯！我跟你说，我觉得它真的很有效！”
“什么东西很有效？”
“邮件管理啊！”
“你也知道邮件管理？”
“当然啰！这一个礼拜来，哈洛一直提到这件事。”
“结果有改变什么吗？”我问道。
“它让我的工作变得更加顺利。我不必帮忙整理哈洛的信箱，而且他寄给其他人的电子邮件突然大量减少了，也容易阅读多了。还有另一件事……”
珍妮小声地说道，“他现在这个样子就像他年老时候的样子，你应该知道我的意思！”
“你是说那方面？”我将身体往前倾。
“你知道的，”珍妮小心地说：“他整个行为看起来，就像……”
“既然你开启了这个话题，我问你，哈洛变成老鼠……已经多久了？”
“嗯！”这时我们抬头一看，看到哈洛拿着两杯咖啡从走廊的彼端往这里走来。他虽然还是一只老鼠，但是跟我第一次见到他比起来，现在的他更加地和蔼可亲。 “呃，这位是阳光先生本人！”珍妮笑得有点紧张。
“谢谢你介绍我进来，珍妮。很高兴我们的工作可以越来越顺利。”说完又微笑了一下。
哈洛谢过珍妮后，递给我一杯咖啡。
“这里是我的办公室，”他说：“进来吧！”
办公室虽然不大，但是装潢得很漂亮，从这里可以看到城市的美景。哈洛有张漂亮的木桌，桌上放了些纸张，他的皮椅上还有一叠电话簿，让哈洛工作起来可以感到更舒服。我注意到哈洛把提升电子邮件生产力的工具就放在电脑旁。
“之前我们不是提到，要看看你怎么归档，怎么整理你的资讯；让我们来看看上礼拜的讨论结果，对你使用电子邮件有什么影响？”
哈洛坐在他的桌子上，示意要我也坐了下来。
“我让每个人了解我在做什么。”哈洛堆满笑容地说，“凡事总是起头难，而且一开始的时候还真有点麻烦，让人感到焦虑不安。我就简略地说明当初自己如何尝试改变收发电子邮件的习惯，这也是大部分人感兴趣的。起初，大家会对我做的事觉得好笑，可是接下来我就跟他们谈谈一年可以节省十五天时间的效果。”
“那会引起他们的注意吗？”我插嘴道。
“是的。我的老板 Dhara 还有我的助理珍妮刚开始还有点反对。我照你的建议，请他们对我的电子邮件给点看法及忠告。他们给了我一些建议，接下来换我给他们意见，我们大家相互成长。我发现，我写的邮件并不像最初想的那样容易被理解，不过老板也真的少寄像ＦＹＩ那种会让我的工作效率变慢的邮件。”
“那你有逐一对前十名名单上的人采取行动吗？”
“有，而且，我在我寄出的电子邮件后面加上小小的标示。”
“你写了什么？”我问。@ 待续…
摘自 《超简单电子邮件管理》 商周出版社 提供(http://www.dajiyuan.com)
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