你也需要一本記事簿
你也需要使用一些方法來追蹤約會。你可以使用紙本的記事簿，也可以使用Outlook軟體，還可以使用最新、最時尚的電子管理設備――你的手機；上時間管理課程時發送給你的檔案夾也可以用，或者用假日時從各種推銷員手上得到的贈品――可以放進你的上衣口袋裡的小記事本。
我女兒每到耶誕節都會送我某一品牌（Far Side）的記事簿，因此我曾經使用過它。之後發現有些人也需要知道我的日程安排，所以我改用Excel軟體來記事，如此就可以把檔案用電子郵件發給他們。
使用你之前做好的清單和記事簿來追蹤會議，就擁有了有效時間管理的所有必備工具。
如何對付「小事情」
有一位女士是本書案例學習中的當事人，在與我合作的初期，她說：「平常我的做法是列出一份龐大的清單，挑出每天必須做的事情，並先做那些自己覺得可以迅速完成的事。
但是它們佔用的時間常比我預估得要長，因此我就沒辦法去做重要的事了。」她又談到：「我還發現一天之內通常會冒出五、六件新的事情來，我覺得馬上處理掉它們會更容易些。但事後想一想，是不是應該把它們列入清單，先做我覺得重要的事情呢？」
大多數人都遇到過她所描述的情況，「其他事情」、「小事情」、「瑣事」、「我覺得很快就可以完成的事」常常都會出現。
我們決定先把這種事情處理完畢，就可以把時間放在真正重要的事情上了，然而不幸的是，雖然很多傳統的時間管理書籍和體系都贊成這樣的作法，它卻是錯誤的。
我又再強調這一點，是因為很多人都把「時間管理」和「極限時間管理」這兩個不同的概念混淆了。
舉例來說，現在市面上有一本很有名的時間管理書籍――大衛•艾倫（David Allen）撰寫的《儘管去做：無壓力工作的藝術》（Getting Things Done）。
在這本書中，作者談到了「兩分鐘原則」。這個原則是說，如果你可以在兩分鐘內把一件事完成，那你就應該去做這件事，把這件事先處理完畢。
如果你只是想成為一台高效率的機器，這個辦法就太好了，因為這可以提高你的效率，增加你的產出。
但是如果你想做到事半功倍，真正擁有時間管理的智慧，也就是說你想要不做某些事情，「兩分鐘原則」就沒有用了。
因為依照「兩分鐘原則」來做事，你會完成一大堆瑣事，而且花費掉許多寶貴、無可替代的時間。所以請忘掉「兩分鐘原則」吧，我們還是來看看如何處理上面談到的情況。
1.如果你有一連串的瑣事要做，你應該首先自問：「其中哪些事（如果有的話）是真的需要今天完成的？」這裡仍是使用ABCD標準來做分類。
2.就像前面提到的案例當事人的情況一樣，一天當中會不可避免地冒出其它必須完成的事情，也就是A類事項。
因此你要在一天當中設定一個時間來完成所有的A類事項。這就意味著，你會有一個計畫好的時間來完成所有已知的A類事項以及當天中不可避免冒出來的A類事項。
但要注意：不是所有在當天冒出的事項都屬於A類。如果不屬於A類就不要去做。你可以使用前面一節中討論過的技術，來估算你需要多長的時間以完成這些意料之外的A類事項。@(待續)
摘編自 《其實你做太多了！實踐3守則，讓你週休三日也能使命必達》 臉譜出版社 提供
