你也需要一本记事簿
你也需要使用一些方法来追踪约会。你可以使用纸本的记事簿，也可以使用Outlook软体，还可以使用最新、最时尚的电子管理设备――你的手机；上时间管理课程时发送给你的档案夹也可以用，或者用假日时从各种推销员手上得到的赠品――可以放进你的上衣口袋里的小记事本。
我女儿每到耶诞节都会送我某一品牌（Far Side）的记事簿，因此我曾经使用过它。之后发现有些人也需要知道我的日程安排，所以我改用Excel软体来记事，如此就可以把档案用电子邮件发给他们。
使用你之前做好的清单和记事簿来追踪会议，就拥有了有效时间管理的所有必备工具。
如何对付“小事情”
有一位女士是本书案例学习中的当事人，在与我合作的初期，她说：“平常我的做法是列出一份庞大的清单，挑出每天必须做的事情，并先做那些自己觉得可以迅速完成的事。
但是它们占用的时间常比我预估得要长，因此我就没办法去做重要的事了。”她又谈到：“我还发现一天之内通常会冒出五、六件新的事情来，我觉得马上处理掉它们会更容易些。但事后想一想，是不是应该把它们列入清单，先做我觉得重要的事情呢？”
大多数人都遇到过她所描述的情况，“其他事情”、“小事情”、“琐事”、“我觉得很快就可以完成的事”常常都会出现。
我们决定先把这种事情处理完毕，就可以把时间放在真正重要的事情上了，然而不幸的是，虽然很多传统的时间管理书籍和体系都赞成这样的作法，它却是错误的。
我又再强调这一点，是因为很多人都把“时间管理”和“极限时间管理”这两个不同的概念混淆了。
举例来说，现在市面上有一本很有名的时间管理书籍――大卫•艾伦（David Allen）撰写的《尽管去做：无压力工作的艺术》（Getting Things Done）。
在这本书中，作者谈到了“两分钟原则”。这个原则是说，如果你可以在两分钟内把一件事完成，那你就应该去做这件事，把这件事先处理完毕。
如果你只是想成为一台高效率的机器，这个办法就太好了，因为这可以提高你的效率，增加你的产出。
但是如果你想做到事半功倍，真正拥有时间管理的智慧，也就是说你想要不做某些事情，“两分钟原则”就没有用了。
因为依照“两分钟原则”来做事，你会完成一大堆琐事，而且花费掉许多宝贵、无可替代的时间。所以请忘掉“两分钟原则”吧，我们还是来看看如何处理上面谈到的情况。
1.如果你有一连串的琐事要做，你应该首先自问：“其中哪些事（如果有的话）是真的需要今天完成的？”这里仍是使用ABCD标准来做分类。
2.就像前面提到的案例当事人的情况一样，一天当中会不可避免地冒出其它必须完成的事情，也就是A类事项。
因此你要在一天当中设定一个时间来完成所有的A类事项。这就意味着，你会有一个计划好的时间来完成所有已知的A类事项以及当天中不可避免冒出来的A类事项。
但要注意：不是所有在当天冒出的事项都属于A类。如果不属于A类就不要去做。你可以使用前面一节中讨论过的技术，来估算你需要多长的时间以完成这些意料之外的A类事项。@(待续)
摘编自 《其实你做太多了！实践3守则，让你周休三日也能使命必达》 脸谱出版社 提供
