與規劃相關的思考法

圖解思考最厲害的38種思考法(2)

王友龍

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1.運用「艾森豪矩陣」釐清工作的處理順序

我們經常會用到時間管理的概念,而與時間管理有關的「艾森豪矩陣」

(Eisenhower Matrix),又稱為「艾森豪原則」或「優先矩陣」(Prioritization Matrix),屬於一種工作分類的概念,可協助你依重要性(important)與急迫性(urgent)的程度將工作分為四類,優先處理重要而且急迫的工作事項,而說起艾森豪矩陣的由來,則與1953年就任美國第三十四任總統的德懷特‧艾森豪威爾(Dwight D. Eisenhower)有關,他提出了一套處理事情優先順序的法則,於是這個法則就被後人以他的名字來命名,其實,艾森豪矩陣更早的起源,是與十九世紀末所發現的80/20法則有關。

一切都從80/20法則開始

你是否發現社會上的事物常有不平均的現象?例如:富比士雜誌每年統計的有錢人排行榜老是那幾張熟面孔?

1897年義大利經濟學家帕列托(Vilfredo Pareto,1848~1923)發現財富集中在少數人手中的80/20法則後,世人才逐漸明白原來我們的社會普遍存在這種分配不均衡的現象(ex.80%的財富集中在20%的人手裏),類似的情形也出現在我們對工作的處理態度上,由於每件工作的重要性不同,如果我們還是依照自己的認知、偏好與經驗來決定工作的先後順序,而不是從整體的觀點對工作事項先做好分類,再進行處理,那麼最後可能的結果是在時間壓力下,將重要的工作草草處理,交差了事,因此,我們有必要依重要程度來安排工作的處理順序。


(圖 :臉譜出版社 提供)

「艾森豪矩陣」是80/20法則的實務應用版

如果你想讓工作的處理更有效率,讓你能用更多的時間與資源優先處理一些重要的工作,那麼「艾森豪矩陣」是你可以方便上手的一個分類工作的工具,它利用事情的重要性與急迫性的程度,將事情分成以下四大類,每一大類有不同的處理順序與方式:

A.重要又急迫的工作 → 優先處理

B.重要但不急迫的工作 → 列入工作進度表,稍後處理。

C.急迫但不重要的工作 → 委派作業

D.不急迫也不重要的工作 → 丟進紙簍(不處理)

其實,這項工作分類的原則之所以取名為「艾森豪」,與二戰時,美國知名的歐洲盟軍統帥、也是美國第三十四任總統─艾森豪有關,據說,他每天都一絲不茍地強力貫徹他處理事情的原則:「優先處理最重要的事情」,前提是先區分事情的重要程度,正因為他嚴格遵守這項紀律,因此,這項分類原則以他來命名,也正反映了這項原則的精神與意義;其實,與他同時代的其它偉大將領與近代的成功企業家也應該都會使用這項處理工作的原則─以全付的精力與時間先處理重大又很急迫的工作,這就是處理「關鍵少數」的工作藝術。

對於「艾森豪矩陣」的其它發想

有時我會想:將事情劃分成四類再決定處理順序的「艾森豪矩陣」,是否就足以讓我們應付工作上的所有事情?其實,「艾森豪矩陣」僅是一個概念,這個概念要能落實運用,關鍵在你分類的動作上,你應該要依據自己的工作屬性、內容與職務位階,來決定哪一件事是必須優先處理或暫緩處理的事項。

其次,優先處理「重要又急迫的工作」 是一個原則,但也有另一種說法是必須先處理「重要但不急迫的工作」,最常見的是屬於「規劃性」的工作,與某種藍圖的設計有關,例如:要全面檢討與精簡公司的人力資源,這種規劃性的工作需要耗費大量的心思與時間,與「事務性」工作比較,通常都具有某種程度的急迫性;一般來講,當一個人在公司內部逐漸往上升遷時,原本需要處理的事務性工作會逐漸減少,而規劃性的工作會逐漸增加,說起來,這又與職務的性質與位階有關;比較好的做法是:立即處理「重要又急迫的工作」(象限A),但必須有所節制,以便空出更多時間,專心處理「重要但不急迫的工作」(象限B),也就是象限A與象限B是我們必須優先處理的重點,並思考與調和這兩個象限的工作先後順序與時間分配。

我們以公文簽核流程的in與out做為例子,in是工作事項的流入,out是產出,中間的處理順序與方式就是「艾森豪矩陣」處理的領域,基本上,你要以三個檔案夾來對工作進行分類,並以123代號來命名:

檔案夾1:重要又急迫的工作 → 必須優先加以處理

檔案夾2:重要但不急迫的工作 → 將這些工作排入進度表,訂下完成時間。

檔案夾3:不急迫也不重要的工作 → 先放一邊,但你仍必須找時間完成。

對於急迫但不重要的工作,由於你必須先處理重要又急迫的工作,已經分身乏術,因此,如果你不能委派作業,由別人代理執行,建議你向上級主管報告,由主管出面來解決這個問題。

還有另一個有關的話題,就是派遣人力的問題,理論上,公司應該保留核心業務,而將其它業務委外,由派遣公司來執行,可將艾森豪矩陣中的急迫但不重要的工作,主要是事務性的工作,交由這類的派遣人力來負責,而公司則省下一部份的人事成本。



(圖 :臉譜出版社 提供)

(註:日本有工作的人口中,約有1/3屬於派遣人力,十分龐大;台灣的派遣人力佔政府與企業的員工比例,近年也有增加的趨勢) @(待續)

摘編自 《會圖解思考的人最厲害!寫報告、提企畫案、開發新產品、解決問題,一生受用無窮的38種思考法!》 臉譜出版社 提供

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