讓工作效率加倍 從「簡化」開始

林節

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【大紀元2014年07月05日訊】(大紀元記者林節編譯報導)工作缺乏效率嗎?專家表示,倘若暫時還未能摸清頭緒,不妨可先從一些小事著手。可以從「簡化」開始,即使只是一個工作的思維方式的小小改變,有時也能帶來大大的效益。然後列出事情的先後順序,並保持專心去完成。

加州水晶泉高地學校的高中部主任舒婷諾(Kelly Sortino),雖然每天必須工作12小時,但她仍以此為樂,因為她十分熱愛她的工作,但是工作效率的問題一直困擾著她,因為她常常都是等到最後一刻了,才急急的潦草完成想要做的事, 所以不斷在應付著當下必須完成的任務,而對於更長遠未來的目標規劃與安排,她總是感到力不從心。

於是她決定簡化工作程序,對時間的管控更加嚴格,盡量排除外來干擾,不拖延、 有計劃性按序的完成,定期清理電郵信箱與保持工作室的整潔。結果發現,這些小小的變化,的的確確對她的時間管理方面,有顯著的改善。

史丹佛大學2009年的研究則指出,比起想要同時進行多個工作項目,一次只專心做一件事情,其實才是更有效率的。

溝通良好
在職場上,若能以同理心對待,設身處地站在同僚的立場去看待事件,就能免去許多衝突事件的產生,波士頓大學的心理諮商群專業顧問,也是《把握好六點 輕鬆將複雜事件簡單化》一書的作者,莫瑞克斯(Yves Morieux)表示,執行職務時,以公司的考量為基點,過程中隨時願意調整做事的方法,積極的展現你的敬業態度,同時也讓主管對你的印象有加分效果。

試著以同理心去理解,上司做出某決定或是宣佈某件事情的動機與角度為何,而非單單從個人角度、員工的立場去看待事情,對整個公司的營運會有更多的助益。當面臨職場上的難題時,沒必要一個人自己想破頭,別忘了身邊還有其他同事,都是屬於同一個工作團隊,大家齊心共同解決才是王道,讓工作效率再提升。

在開始某個工作項目之前,如果有任何不清楚的地方,最好還是事前和上司或同事再度確定欲達成的確實目標為何。不少職員當遇到這種情況時,礙於擔心等同於質疑上司,即使不確定上級所交待的確切期望,也不好意思開口詢問,但這樣往往很可能會導致白做工,再努力也枉然。

不疾不徐
此外,常常回覆訊息回到手軟嗎?雖然對方往往急於等待回應,甚至一連又傳了幾封簡訊,以確定你有無收到,因而你又得多加回應,也使得無法好好更有效率的運用時間。專家的建議是,其實可試著緩慢一下步調,不用急於回覆電子郵件,搞得自己忙到不行。

倘若真的相當緊急,除了電子郵件,打電話、傳簡訊,或是當面談話,只要能夠有效溝通,也都是很好的交流方式。◇
(責任編輯:林文)

 

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