遇事就心亂如麻!3招教你跳脫負面情緒

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即使你嘗試整理想法,有時會出現意料之外的麻煩。在面臨問題時,出現負面情緒,如憤怒、嫉妒或悲傷等,想要保持冷靜且高效的思考,如何控制自己的情緒,顯得很重要。

操控情緒的祕訣,是將紛亂的情感,當作「可解決的邏輯問題」來處理。

一旦陷入混亂,起伏不定的情緒會變得更加複雜,而感情用事,對於任何事情都不會有幫助。接下來,我會介紹三種技巧,把情緒當作邏輯問題解決。

負面情緒
不管遇到什麼困難,不要任意展現負面情緒,因為那樣無法解決問題。(圖/Fotolia)

將事情分為可控制與不可控制

無論多麼煩惱或後悔,有些事情你就是無能為力。在無能為力的事上付出心力,甚至影響情緒,都算無謂之舉。

我過去在豐田的維修廠工作時,當客戶的車結束鈑金維修(按:鈑金為一種加工方法,若車身外觀損壞變形,就需要經過這個工序)後,為了把車送到客戶的家,我開著客戶的車離開維修廠,沒想到,我在路上不小心撞到電線杆。當下的我腦袋瞬間一片空白,慌張不已。

當時在車上一同前往的前輩對我說:「先想現在什麼事情能控制。」我冷靜下來思考,撞到車子是現在無法改變跟控制的事,而撞凹的車子,也無法立即恢復原狀。因此在這種情況下,唯一能控制的,就是自己應對客戶的方式,與作為公司職員,該如何處理善後這件事。

我在當場立即向客戶坦承過失並道歉,儘管客戶感到有些錯愕,但也原諒了我。客戶在一週後需要用到車,因此我緊急向公司確認維修行程,確保車子能趕在一週之內修好,並交還給客戶。

即使發生重大問題,比起垂頭喪氣,更重要的是找出解決辦法。

當人們一旦陷入「我該怎麼辦」或「我想要逃走」的慌亂中,我們便無法從這些負面情緒解脫。既然如此,不如嘗試改善問題,立刻採取具體措施。

避免將時間和精力耗費在不可控的事物上,這種務實的做法能讓心情變得輕鬆許多。

區分事實和意見

我過去從事汽車維修工作時,會遇到各種問題根狀況,客戶也會因擔憂而提出各種不同的疑問。

例如,顧客有時會問:「每次踩煞車時,都會聽到奇怪的聲音,是因為煞車片磨損嗎?」維修技師在這時需要注意的,是僅需將顧客的發言當作參考。

我們應該要冷靜確認事實是什麼,而不是全盤相信客戶的說詞。若相信客戶的說法,以煞車片磨損的前提下維修汽車,很有可能會導致誤判車子實際狀況。

平時的情緒控管也是相同的道理,當人們感到憤怒或煩躁時,這些負面情緒的原因,是基於客觀事實所造成的嗎?還是來自於自己的偏見呢?我們必須要將其區分清楚。

將問題和情感分開思考

區分問題和情感,可說是區分事實和意見的延伸。

有一次,有一位後輩因為工作延遲,而趕不上交車時間,那時我非常的生氣,對後輩怒罵:「你趕不上交車時間,根本沒有當維修技師的資格!」

當時,看到這情形的前輩告誡我不要感情用事,他說:「後輩沒有遵守交車時間,和你無法原諒後輩犯了這個錯誤,是兩個不同的問題。」前輩一句話將我一棒打醒,問題和情感需要分開來思考。

也就是說,我必須冷靜面對「為什麼後輩無法在交車期限前完成工作」這個問題。人有時難免會產生某些情緒,但我們不能因為這些情緒,而忽略最重要的問題。

不要混淆「事實與意見」以及「問題和情感」,如果能區分並思考,你便不被無謂的情緒干擾。

發生問題時,找出根本原因。

儘管我們知道必須將問題和情感分開思考,但,當問題實際發生時,你又該以什麼行動來應對呢。答案是,追根究柢追尋引發問題的原因。

一個員工遲到可能有很多原因。(圖/Fotolia)

假設,某間公司有一位年輕的員工,每天上班都遲到。為什麼他總是遲到呢?我列舉幾個可能造成他上班遲到的原因:

這位員工非常不習慣早起,無論設定了多少鬧鐘,也會不自覺按掉。

行程安排不當,在吃早餐和換衣服花了太多時間,導致太慢出門。

居住在公車或電車等公共交通設施經常誤點的地區。

如同上列所述,有時可能是某個原因而出現問題,又或者是由多種不同的原因導致了這種狀況。

因此,廣泛思考因素,並抽絲剝繭,以尋找出真正的原因,是很重要的。此時,要多加注意的是,問題由各個原因串連造成的。

例如,無法在固定的時間起床,可能是因為每天晚上都晚睡,而造成晚睡的原因,則是每天下班後都跑去喝酒。他之所以下班後喝酒,可能是想藉酒消愁。那麼在這種情況下,若想改掉這個人遲到的毛病,就必須問出他內心深處的煩惱,並加以解決。

如上所述,問題通常是由各個原因串連造成,那麼,要澈底解決問題,則必須找出根本原因並對症下藥。

因此,即使怒罵對每天上班遲到的年輕員工:「就不能早點來上班嗎?」也無濟於事;就算恫嚇:「再遲到就減薪」,也可能只有短暫的效果,長期來說,可能反而會讓情況惡化。

斥責業績不好的業務員「努力點!」並沒有意義;即使命令留在公司加班的人早點回家,也無法從根本上解決問題。如果無法確實改善引起問題的根本原因,問題將以其他形式顯現出來。

假設你想當一個體貼的好前輩,買了一個「超大音量的優質鬧鐘」送給經常遲到的年輕後輩,成功讓他準時起床了。從短期來看,或許解決了他遲到的問題,然而,這麼做卻無法從根本上解決他的煩惱。

一段時間後,他可能會因為晚睡早起而生病,造成工作效率下降,最糟的情況甚至可能導致無法工作。正確的思考,應是抽絲剝繭問題,並深入挖掘,發掘問題最根本原因,並找出真正解決問題的方法。

利用5個為什麼,探討問題

如果想要抽絲剝繭並深入挖掘問題,豐田企業自古流傳的「五個為什麼」,便是關鍵。五個為什麼,在製造業中也被稱為「為什麼—為什麼分析」,顧名思義,其概念就是通過反覆提問,以找出問題的根本原因。

我們不只要解決眼前的問題,更要利用「五個為什麼」找出原因。這個方法最初主要是以豐田和其他製造業為中心,廣為流傳使用,但在現代IT企業等白領階層中,這個方法也變得越來越普遍。

五個為什麼很多企業使用「五個問什麼」解決了棘手問題。(圖/shutterstock)

亞馬遜的創始人傑佛瑞.貝佐斯(Jeffrey Bezos)就是受到「豐田風格」所影響的管理者之一,他更曾在美國雜誌採訪中,提到「經營時,自己經常使用五個為什麼的概念」。

除了日本企業外,現今世界上有許多人都在使用五個為什麼,我認為這個現象可歸咎於問題的複雜性。

近年來,諸如IT系統、各種工具、人類的情感等因素,錯綜複雜的交織在一起,使分析問題變得更為困難,即使你在發生問題的當下,採取暫時性因應措施,那也只是一時性的,問題最終會出現,並且需要花費更多的時間去解決。而我認為目前備受矚目的五個為什麼是打破這種僵局的有效方法。

我們每天都面臨著各種困難,且要想辦法解決。

我們日常中的各種工作,幾乎都是為了解決各種問題。當我們面對問題時,腦中必須首先想到「為什麼」,並養成習慣思考,以找出原因。藉此盡可能的消除不必要的問題,透過消除和避免思考無謂的事,能夠讓你的思路變得更為流暢且清晰。

豐田
《豐田人高效率動線思考》書封。(圖/大是文化提供。)

本文摘自:《豐田人高效率動線思考:雙手怎麼動、腳步往哪移、筆記如何抄、座位這樣排,豐田最強動作經濟學,貝佐斯都在學。》,大是文化提供。

· 一句話一張紙 P&G筆記術練就第一流人才
· 為何網上負面情緒這麼多?想改變從這件事開始
· 10秒內找到東西 豐田汽車高效違規恐挨罵

責任編輯:伊芙

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