【大紀元5月24日訊】你還在用會議1.0的方式開會嗎？在業界，很多人都知道，上班最悶的事情，不過於「永遠有開不完的會」。惱人的會議，有的像在聊天，有的像是政令宣達。聊天多於討論的會議，很快就被認為沒有意義，政令宣達型的會議，主管常被認為愛扯，為何不發布公告就好。這些都是會議1.0的方式，也就是討論過程中，彼此很少互動，會議的討論內容、大綱等，由準備會議的人一手包辦，為了要讓會議進行順暢有效率，負責會議的人要事前將所有資料準備好，主持會議的人要按流程，跑完討論的流程，參與會議的人，按會前資料表決相關的討論項目。而這些方法，不論如何強調其效用，得到的結果是「討厭開會」。
開會的目的，無非是增進交流與溝通，並凝聚共識。而這些單向控制型的會議方法，如果真能取得多數人的共識，那組織就不會偶爾舉辦個共識營來凝聚。要辨識組織的會議方法是否為會議1.0，有以下3個面向可以觀察：單向控制、主張多於探詢、會議中常壓抑情緒。單向控制是指會議的進行，必須順暢、有秩序、能掌控，這樣的會議，與會者常覺得自己是來背書而非討論的。主張多於探詢，就是會議中，大家只是丟出已知的想法，從來不去探詢對方為什麼這麼認為，或利用假性的探詢，來迫使對方接受自己的想法。會議中壓抑情緒，是自己認為一些對的觀點，卻掩飾自己對看法的評論，也不鼓勵別人探詢自己的觀點。這樣的結果，很快就會讓同仁討厭開會，甚至虛應了事。
會議2.0的方式，並不在於事前做好萬全的準備、也不在於主持人懂得如何操作會議，而是具有高度互動與對話的特徵：非單向控制、平衡主張與探詢、表達感覺。準備會議的人，重要的是找到好議題，設計討論過程。如果解決問題型的會議，你可以設計4M的程序：Make Clear（What）、Make Sense（Why）、MakePlan（How）、Make Decision，每一段程序，由主持人來引導討論與聚焦。另外，開創型的會議，可以利用群創力討論技術、開放空間技術、世界咖啡館等。而會議之後，如果確定要去執行或下次討論，一定要留下紀錄，讓與會者知道結果，包括目的、議題、行動、負責人、完成日期等。要能落實會議2.0技術，別忽略了平時的練習，我建議組織每隔一段時間，要找顧問或教練調整開會的能力，透過不斷的練習，彼此才能精熟，會議的練習要讓大家多嘗試，並容許從錯誤中學習。那麼，何不升級你的會議技術，讓與會者更愛參與呢？◇(http://www.dajiyuan.com)
