【大纪元5月24日讯】你还在用会议1.0的方式开会吗？在业界，很多人都知道，上班最闷的事情，不过于“永远有开不完的会”。恼人的会议，有的像在聊天，有的像是政令宣达。聊天多于讨论的会议，很快就被认为没有意义，政令宣达型的会议，主管常被认为爱扯，为何不发布公告就好。这些都是会议1.0的方式，也就是讨论过程中，彼此很少互动，会议的讨论内容、大纲等，由准备会议的人一手包办，为了要让会议进行顺畅有效率，负责会议的人要事前将所有资料准备好，主持会议的人要按流程，跑完讨论的流程，参与会议的人，按会前资料表决相关的讨论项目。而这些方法，不论如何强调其效用，得到的结果是“讨厌开会”。
开会的目的，无非是增进交流与沟通，并凝聚共识。而这些单向控制型的会议方法，如果真能取得多数人的共识，那组织就不会偶尔举办个共识营来凝聚。要辨识组织的会议方法是否为会议1.0，有以下3个面向可以观察：单向控制、主张多于探询、会议中常压抑情绪。单向控制是指会议的进行，必须顺畅、有秩序、能掌控，这样的会议，与会者常觉得自己是来背书而非讨论的。主张多于探询，就是会议中，大家只是丢出已知的想法，从来不去探询对方为什么这么认为，或利用假性的探询，来迫使对方接受自己的想法。会议中压抑情绪，是自己认为一些对的观点，却掩饰自己对看法的评论，也不鼓励别人探询自己的观点。这样的结果，很快就会让同仁讨厌开会，甚至虚应了事。
会议2.0的方式，并不在于事前做好万全的准备、也不在于主持人懂得如何操作会议，而是具有高度互动与对话的特征：非单向控制、平衡主张与探询、表达感觉。准备会议的人，重要的是找到好议题，设计讨论过程。如果解决问题型的会议，你可以设计4M的程序：Make Clear（What）、Make Sense（Why）、MakePlan（How）、Make Decision，每一段程序，由主持人来引导讨论与聚焦。另外，开创型的会议，可以利用群创力讨论技术、开放空间技术、世界咖啡馆等。而会议之后，如果确定要去执行或下次讨论，一定要留下纪录，让与会者知道结果，包括目的、议题、行动、负责人、完成日期等。要能落实会议2.0技术，别忽略了平时的练习，我建议组织每隔一段时间，要找顾问或教练调整开会的能力，透过不断的练习，彼此才能精熟，会议的练习要让大家多尝试，并容许从错误中学习。那么，何不升级你的会议技术，让与会者更爱参与呢？◇(http://www.dajiyuan.com)
