我只要看到有人在To Do list寫下「準備口頭髮表資料」，就會反射性的想「這樣的做法一定很累人」。將這種會帶來極大負擔的事項寫入To Do list，之後一定會不斷將這個行程往後延，結果為了完成這件工作辛苦到半夜，最糟糕的是還得熬夜來完成這個準備工作。而這整件事就是因為沒好好弄清楚所需時間產生的悲劇。
到底要怎麼做才好？答案非常簡單，那就是將會花費一段時間的作業活動都編入日程表。假設準備口頭髮表的資料需要花費二個小時，就先在下午三點到五點的欄位寫上這個事項，這麼一來就可以確保這個時間可以用來完成這件事。
如果不這麼做，因為沒有先確定實行時間，很容易就會先去完成其他事情，到最後還得熬夜才能準備好所需資料。即使在To Do list上只有短短不到一行的事項，但重點就在於分辨每個事項到底需要花費三十分鐘還是三小時的作業時間。
像這樣子在日程表規劃出所需時間，就會自然而然地估算出自己的能力所在，我就是會將需要花費十五分鐘以上的作業活動通通寫入我的日程表。
另外還有一個方式可以介紹給各位，就是將比較大的作業活動分解為小部份的事項，因為大型作業活動通常比較花時間，往往會耽誤完成時間，而且也很難預估所需時間，所以如果將其分解成比較小的事項，也比較容易掌握完成所需時間。
這個從小處著手的方法既不會耽誤到其他時間，最重要的是還能充分感受到完成一個又一個事項的那種快感。因為人的大腦很容易被矇騙，比起完成一件大工程，慢慢地將各個骨幹搭建起來更能感受到優越感。@
摘 自 《創意工作祕技》 商周出版社 提供(http://www.dajiyuan.com)
