神奇的“高效日” 突破时间不够用的问题

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【大纪元2021年04月29日讯】(大纪元记者李敏楠编译报导)手机短信、电子邮件、领英(Linkedin)、脸书信息⋯⋯时间在频繁的信息更新中被切得片段而琐碎,想要集中精力做点事颇具挑战。虽说“忙人出活”,但疲劳战无益健康。一天只有二十四小时,堆积如山的待办事项该如何消化?如想提高效率,最大化成果,不妨尝试每周一天的“高效日”,翻转滞后的现状。

何谓“高效日”?

励志学习的方法中不乏通过每天固定时间学习,如每天固定5分钟背一个单词,那么一年365天就能积累365个单词。以此类推,如果把5分钟的专注时间增至半小时,或固定为半天或一天呢?你会发现专注的时间越长,学习或工作的效率也越高,更多的专注时间也意味着你能完成更多想要做的事情,也有更多的时间静下心来思考,得到的回馈也更多。

待办事项一件一件地完成,代表效率提高,做事“有进度”。除了带来完成工作的成就感之后,无形之中,也会有一种“时间好像多出来了”的喜悦,不会再有“时间不够用”的无奈感。

因为没有干扰,思考也能更有条理、更敏锐也更有深度;更能洞见事物的本质而专注在真正重要的事务上,避免浪费时间在没有意义或没有结果的事务上。这也是一种效率的提升。真正发挥了“高效日”的价值。

“高效日”的想法即源于此,每周固定挪出一整天的时间(12小时或依个人条件规划),排除所有的干扰,专心做紧急的、重要的或需要高度创意的事情。

设定“高效日”,排除各种干扰,专注在想要完成的事情上。(Shutterstock)

安排“高效日”

“高效日”需要提前安排,做好准备才容易兑现。最好在一个月或二个月前就将每周的高效日定出来,将需要完成的工作安排在日程中。

其次是,不在“高效日”做可能让自己分心的事。因为网络时代,一通电话或一封邮件或让你临时改变工作安排,这样理应在“高效日”完成的工作又被推迟到了明天、后天,甚至无限延期。

此外,需跟家人或同事协商避开“高效日”的工作安排。例如,考虑好任务的交付期限(Deadline),避开日常工作必须参加的项目例会。提前在工作日历中做标示,这样同事安排会议时会注意到:哦,他/她这天已经安排事情了,换个时间开会吧。同时这对自己也是个提醒,没有行动的计划总难实现,就像爱默生所言:“一分的行动值一万的理论”(An ounce of action is worth a ton of theory)。

想法有了,计划做了,如何坚持达成“高效日”的目标呢?

实现“高效日”小贴士

实现“高效日”需要毅力,否则是竹篮打水一场空。如手痒痒的一开始滑手机,理由是:就看一眼好久忙得没时间看的领英,听说Jason升职了,就当休息几分钟。麻烦了,如蚁穴扩张一样,很快你发现半小时过去了,写报告的思路被打断了,需要再想想⋯⋯

实现“高效日”还需要点策略,电话和邮件不会因为你专门安排了“高效日”就主动配合不来了。给邮箱设置自动回复,告诉对方目前无法暂时回复邮件;把手机设置静音,设好留言;在公司的即时通讯系统,如Teams上设置为“忙碌”或“请勿打扰”,要不干脆把公司邮箱设置成“不在办公室”(Out of office),Teams会自动调整设置,你也就避开干扰了。如能得到同事或家人的配合,万一有紧急的事情由他们去处理,那么“高效日”就无后顾之忧,专心做事,赶进度了。

专注需要条件来实现,“高效日”是途径之一。都想要有工作和生活的平衡(Work and life balance),做到两不误需要技巧,“高效日”也是技巧之一。工作滞后,被主管催促的日子不会好过。试试“高效日”吧!翻转工作进度,在实现工作和生活两不误上前进一步。

责任编辑:茉莉

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