每周多一天? 专家教你逆向思考管理时间

人气 400

【大纪元2022年10月13日讯】(Kristen Fischer撰文/大纪元记者李芳编译)时间宝贵—尤其是过着忙碌生活的我们。一天就是24小时,而我们总是希望能再多那么一点时间,以便把事情都做完。

那么讲究点策略,是不是真能再为我们节省出一些时间来呢?

这正是澳大利亚时间专家唐娜·麦克乔奇(Donna McGeorge)在《捡回一天,把时间找回来,智慧过日子》(The 1 Day Refund: Take Back Time, Spend It Wisely)一书中提出的概念。她相信我们可以找回15%的时间,即每周多一天,这样就能过更充实、更有效率的生活。

每周节省一天的时间?这听起来好像天方夜谭,很难办到。但麦克乔奇说这是可能的。她在书中分享,找回15%的时间不是要你做更多的工作,而是,要你将日程表安排的宽松一点,甚至“什么都不做”,调剂一下紧绷的神经。

有这么多的待办事项,时间有限,如何每周多出一天的时间呢?(Shutterstock)

“如果你日程表安排的满满的,忙的不可开交,没有和他人相处的时间,你很可能会错过一些事情。”麦克乔奇接受《大纪元时报》采访时表示。

那为什么是15%呢?

“关键是投入85%的时间和精力来处理日常的工作,这样你就不会总是处在紧张和压力之中了。” 麦克乔奇解释道,“你不需要花100%的时间来完成100%的事情,这只会给你带来倦怠和疾病。”

书中提到“少即是多”,实际上就是如何能更好地优化你的时间,以此节省出更多的时间来。书中分几个单元详加说明如何思考、调息、生活和工作的空间。

她说:“不断的自问我们能减少什么?少做还是简化事情。无论是工作还是生活上都必须这么思考。消除摩擦让事情更顺畅,亦或仅仅是放慢脚步。”

正如书中描述的:“我们总是一股脑想着所有需要做的事情,没有想清楚就去做,以致于老做错事情,到一天结束时发觉一事无成。可悲的是,我们经常日复一日重蹈覆辙。”

做日程安排时,也要预留自我成长或放松的时间。(Shutterstock)

预留时间给自己

麦克乔奇指出,我们很容易就在日历上预留约会和会议的时间,却很难在日程表中预留放松的时间。

“我们牺牲自己的时间只为了配合他人的需求和日程安排,甚至解决他人的问题”, 麦克乔奇说,“想要时时保持最佳状态的自己,你需要给自己留有空间。

如果你不确定是否要找回15%的时间(又或者你不知道该怎么打发多出来的时间),麦克乔奇建议,“就先停下脚步”。

“给自己至少一个小时的时间,坐下来,让自己放松,缓解一下压力,”她说,“把心中所想的全部写下来,所有的。”包括需要完成的工作和你心里挂念着的事情。然后根据事情订出轻重缓急:现在必须完成的事,可以晚点再做的事,或者不需要做的事;然后再看看:是需要你来做呢,还是可以委托他人来完成。

“无论你是CEO还是全职妈妈,许多人仰赖你一起行事、做决定、制定计划。如果你不能花些时间与他们一起完成,你很可能会让他们失望。”麦克乔奇说。

给自己静下来思考的空间,把要做的事写下来,厘清哪些事该做,哪些可以忽略,哪些可以自行实施,或委派他人去执行,这样释放出了空间。

麦克乔奇建议经常问自己:“我今天做了什么可以让未来的我感到满意?”

这其中很大一部分说的是做重要的事。

“做三件重要的事情,胜过做一百件没有太大意义的事情。” 麦克乔奇说,“帕累托法则(Pareto principle)在这里同样适用,你所做的重要的20%事情,将为你带来80%的成效。(译注:八二法则)”

时间. 时间管理, 沙漏
想要每周多出一天的时间是可行的,试试这些方法。(Shutterstock)

如何节省出时间?

想要节省时间吗?以下是麦克乔奇的建议:

从小处着手

如果每天留出一个小时感觉太多,那就从30分钟做起。留出一些时间给自己,“无论多少时间,只要你能安排好工作,不是滥用。”她建议。

利用一天的开始或结束

如果你每天下午5点半下班,那么就将睡前30到60分钟的时间留给自己。“这样你在一天结束时,对自己的状态有更好的把控。你可以利用这段时间把该做的事情做完。”

如果你是早起的鸟儿,那么不要让各种会议或活动占据了你一天的开始。“很多人早起是为了尽快完成各项工作,不一定要这样做”她说,“只要决定早上开始工作的第一个小时属于你就行了。”

集中会议在某些时段,注重开会的效率,避免零散的会议太多打乱一天的行程,(Shutterstock)

限时会议

一天中零零散散的随机会议占用了你整个日程安排,让你几乎没有时间专心工作。集中会议在某些时段以便能腾出时间不受干扰地处理其它工作。

不要频繁查看信息

不要整天查看信息。人总是经常查看信箱,但这种做法会打断你的工作流程。可以定时查看,比如,利用每小时的前五分钟,而不是每15分钟看一次。

专心工作一小时

完成工作的另一种方法是,在一小时内努力完成工作。麦克乔奇称之为“一小时的力量”。设置计时器,开始工作;无论您是洗衣服还是为即将举行的会议准备演讲稿。“如果你每天花一小时全神贯注于一项工作,你会为这一小时能完成的事情感到惊奇的。”她说。有时做完一件事会释放出其它资源。

放松, 冥想, 旅行
预留时间给自己,散步或亲近大自然都有放松和疗愈的效果。让思考更敏捷,工作效率会提高。(Shutterstock)

有了更多的时间做什么?

如果你不能善用节省下来的时间,等于白做。需要好好运用精简、取消、优化、授权等种种努力省出来的时间。麦克乔奇说,你需要搞清楚哪些新的工作符合你的目标。

对于某些人来说,这样做的目的是减轻压力,给自己一些喘息的空间。如果你是这样的情况,那么你要做的就是静下来放松、理清头绪。 你可以去散散步、打坐、甚至做做白日梦,这些都会有疗愈效果。

有些人可能想要寻求工作中的突破,而想利用这段时间多做些工作。如果那个是你,那么你一定要清楚地了解你在工作中想要达到的目标。

如果你不确定你想用这段时间做什么,看不到它的意义,需要先找到目标,那么好了,麦克乔奇说,那就到大自然中去寻找你的答案吧!

“这并非是关于生命、宇宙,或一切事情,只是开拓你的视野。”她说。

每天要做很多的决定,你会决策疲劳吗?(Shutterstock)

善用节省出来的时间

节省出时间并智慧地利用它这只是其一。找出一天中令人沮丧的事,是另一个能够帮助自己更好的安排时间的方式。

无论你是身为人母还是公司的老板,经常有很多事等着你做决定。虽然我们不一定在意做决定会消耗多少能量,但确实如此。每个决定都面临权衡和取舍,选择一方就要牺牲另一方。这其中要付出很多精神和情感上的努力,甚至让你决策疲劳。

决策疲劳就像精力的吸血鬼。你比如说,工作了一天回到家,刚一进门,家人就问晚餐吃什么,如果你已经做了一整天的决策,你会特别感到有负担。一旦你有了决策疲劳,做每个决定都会让你有这种艰难的感觉,甚至导致回避去做决定,结果就是拖延做决定,如此又进一步加深由此产生的疲劳。

有时我们会回避做重大决定,因为它们似乎会涉及诸多风险。结果是我们花了大量的时间在较小的决策上。这不是一个好的解决问题的方法。

“试想一下,你能做出哪些重大的决定以便消除一堆小的决定呢?”麦克乔奇问道。

例如,您可以在一周的开始决定好每天吃什么晚餐,这样哪天太累了懒得张罗,就订餐好了。

时间
优化时间以便节省出15%的时间是可行的。如果你做到了,会减少那种不知所措的混乱感。(Shutterstock)

几个提醒

优化时间以便节省出15%的时间,这是完全可行的。如果你这样做了,会减少那种不知所措的混乱感。当我们觉得自己没有时间处理摆在面前的事情时,这种感觉会占据我们的一切。一旦你做到了,那就是你想利用这段时间来做什么的问题了。

说你根本不想做任何事情,那也没有关系。自由的、没有限定的时间,去散步或构思创作、获得灵感,或者只是与邻居聊聊天,都是有意义的;即使它不符合所谓“高效”的现代观念。

清楚知道自己想用这额外的15%的时间做什么,会让你有动力采取行动。麦克乔奇的书可以提供帮助。

值得庆幸的是,即使你觉得自己没有时间或精力去读一整本书,你也大可不必担心。麦克乔奇的书分成几个单元,你可以一点一点地去消化。此外,如果你是视觉学习者,书中还有插图,可以让您轻松掌握其中的原则。

“我这本书提出的原则适用于所有想要克服压力、找回自我掌控,并专注于重要事情的人。” 麦克乔奇说。

原文Reordering Priorities Can Free up Your Time—at Least a Little, Author Says刊登于英文《大纪元时报》。

责任编辑:茉莉◇

相关新闻
18个小妙招 家居清洁省时省力又环保(上)
18个小妙招 家居清洁省时省力又环保(下)
随手清洁12招 省时省力不怕厨房油腻腻
节省时间金钱 11种Costco最佳即食美食
最热视频
【菁英论坛】胡鑫宇案背后的“器官特供基地”
【远见快评】流浪气球点燃全美 重创中美关系
【时事军事】北约卫星和远程武器令俄罗斯脊背发凉
【舞蹈三剑客】7个旅行必备!神韵舞蹈演员巡演必带用品
如果您有新闻线索或资料给大纪元,请进入安全投稿爆料平台
评论