走出忙與盲的迷失:做好時間管理

廖斌得

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「春、夏、秋、冬;生、老、病、死」,不論是誰都會受到這8個字的制約,「春、夏、秋、冬」指的是時間,有人說歲月如梭,時光不再倒流,說明時間的重要性。成功是瞬間機會的選擇,掌握和運用。誰能掌握關鍵的時間,有效運用,誰就是贏家。

時間對自己而言有3個特徵:

‧時間對每個人而言是公平的,不管是誰都是一天、24小時。

‧不同的選擇及運用時間,成就會有不同的結果。

‧時間是稍縱即逝,重要的是如何能在最短的時間內把事情做到最好?就要靠績效及效率。

與忙相對的是盲,最怕的盲亂無章,荒廢時間。一般而言,在時間的運用上可有下列的分類:

‧睡眠的時間

‧上班前的準備時間

‧搭乘交通工具的時間

‧與家人相聚、吃飯、運動、休閒,或交際聚會的時間

‧閱讀、看電視、上網的時間

‧和工作有關的學術研究或進修的時間

‧實際工作時間(這是影響工作成果最重要的時間)

要把時間花在有意義的事情上,首先會想到自己是否把時間運用到最妥當?可運用每週工作時間分析表,詳細記錄工作的情況,即可分析預計與完整歸類時間運用的差異何在。找出忙與盲的根源,進而追根究就底,可改善時間運用的缺失。

忙與盲的一般形成產因,依據統計資料,亦可分為下列7個原因:

‧膚淺的工作觀念和心態

‧被動的工作態度

‧心神不寧的情緒

‧無暇傾聽,工作毫無重點可言

‧缺乏溝通、協調,無法整合

‧沒有耐心、不用心、不專心一致

‧沒有目標:缺乏輕重緩急和優先次序

若稍加留意,時間經常會浪費在下列項目上:

‧賴床

‧上洗手間

‧候車、搭乘交通工具

‧用餐

‧看電視、上網

‧打電話

‧訪客(沒有預約,無具體談話內容)

‧會議後沒有結果

若你看到Top5%傑出業務人員的時間行程表這篇文章,就可得知為何拜訪打擊率會那麼好的原因,是因他們預先做了完整的規劃及備胎行程,加上今日事今日畢的教學態度。

可按照下列原則做好時間管理:

‧認清並確定當天要進行的工作項目,目標要具體並有期限。以朝今日事今日畢,絕不拖延。

‧決定優先次序,輕重緩急®輕重:注意要有績效而非效率。

‧緩急:可分必須做、應該做、可以做;緊迫、較不緊迫、不緊迫。

‧分段管理,妥善安排把一天分成幾個單。如公事處理、計劃思考、業務推展等,每週五檢討做檔案整理,規劃或修正下週行程。

‧設法改善時間的陷阱及迷失

‧文件滿桌的改善

‧會議效率的提升

‧電話的長話短說

‧找資料的盲亂

‧按見訪客的安排

‧搭乘交通工具時間的縮短

‧做好授權,消除不必要的工作

可以運用下列:

‧事件自己處理完,向主管報告

‧事件由自己負責,主管一定會支持你,一有結果,立即回報。因為授權是不授責的,必須追蹤進度,負起責任。

‧設法縮短等待時間或備胎訪問計劃

‧公司由時間的活用,如會議、溝通、協助、專業等情況上,互相分工整合策略。

‧利用電話或E-mail,節約拜訪時間。

‧提升個人解決問題實力

東方民族的特色是喜歡找藉口與凡事牽拖,容易自己自我感覺良好,這些經過檢討後,必須改善並跳出工作浪費的泥沼,使自己能真正成為時間的主人,活出當下的每一分、每一秒,那一定是個快樂的人生,願共勉之。◇

(本文作者為群英企管顧問公司副董)

(http://www.dajiyuan.com)

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