走出忙与盲的迷失:做好时间管理

廖斌得

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“春、夏、秋、冬;生、老、病、死”,不论是谁都会受到这8个字的制约,“春、夏、秋、冬”指的是时间,有人说岁月如梭,时光不再倒流,说明时间的重要性。成功是瞬间机会的选择,掌握和运用。谁能掌握关键的时间,有效运用,谁就是赢家。

时间对自己而言有3个特征:

‧时间对每个人而言是公平的,不管是谁都是一天、24小时。

‧不同的选择及运用时间,成就会有不同的结果。

‧时间是稍纵即逝,重要的是如何能在最短的时间内把事情做到最好?就要靠绩效及效率。

与忙相对的是盲,最怕的盲乱无章,荒废时间。一般而言,在时间的运用上可有下列的分类:

‧睡眠的时间

‧上班前的准备时间

‧搭乘交通工具的时间

‧与家人相聚、吃饭、运动、休闲,或交际聚会的时间

‧阅读、看电视、上网的时间

‧和工作有关的学术研究或进修的时间

‧实际工作时间(这是影响工作成果最重要的时间)

要把时间花在有意义的事情上,首先会想到自己是否把时间运用到最妥当?可运用每周工作时间分析表,详细记录工作的情况,即可分析预计与完整归类时间运用的差异何在。找出忙与盲的根源,进而追根究就底,可改善时间运用的缺失。

忙与盲的一般形成产因,依据统计资料,亦可分为下列7个原因:

‧肤浅的工作观念和心态

‧被动的工作态度

‧心神不宁的情绪

‧无暇倾听,工作毫无重点可言

‧缺乏沟通、协调,无法整合

‧没有耐心、不用心、不专心一致

‧没有目标:缺乏轻重缓急和优先次序

若稍加留意,时间经常会浪费在下列项目上:

‧赖床

‧上洗手间

‧候车、搭乘交通工具

‧用餐

‧看电视、上网

‧打电话

‧访客(没有预约,无具体谈话内容)

‧会议后没有结果

若你看到Top5%杰出业务人员的时间行程表这篇文章,就可得知为何拜访打击率会那么好的原因,是因他们预先做了完整的规划及备胎行程,加上今日事今日毕的教学态度。

可按照下列原则做好时间管理:

‧认清并确定当天要进行的工作项目,目标要具体并有期限。以朝今日事今日毕,绝不拖延。

‧决定优先次序,轻重缓急®轻重:注意要有绩效而非效率。

‧缓急:可分必须做、应该做、可以做;紧迫、较不紧迫、不紧迫。

‧分段管理,妥善安排把一天分成几个单。如公事处理、计划思考、业务推展等,每周五检讨做档案整理,规划或修正下周行程。

‧设法改善时间的陷阱及迷失

‧文件满桌的改善

‧会议效率的提升

‧电话的长话短说

‧找资料的盲乱

‧按见访客的安排

‧搭乘交通工具时间的缩短

‧做好授权,消除不必要的工作

可以运用下列:

‧事件自己处理完,向主管报告

‧事件由自己负责,主管一定会支持你,一有结果,立即回报。因为授权是不授责的,必须追踪进度,负起责任。

‧设法缩短等待时间或备胎访问计划

‧公司由时间的活用,如会议、沟通、协助、专业等情况上,互相分工整合策略。

‧利用电话或E-mail,节约拜访时间。

‧提升个人解决问题实力

东方民族的特色是喜欢找借口与凡事牵拖,容易自己自我感觉良好,这些经过检讨后,必须改善并跳出工作浪费的泥沼,使自己能真正成为时间的主人,活出当下的每一分、每一秒,那一定是个快乐的人生,愿共勉之。◇

(本文作者为群英企管顾问公司副董)

(http://www.dajiyuan.com)

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