正向應對會議的四大法則—哈佛大學的心理測驗
會議，未必要將其視為洪水猛獸。
逃避會議，會被老闆視為異類。
正向面對會議，才能成功制服會議。
哈佛大學的心理測驗
哈佛大學曾進行一項有趣的心理測驗。授課的教授問班上學生：
在第一個世界裡，你一年賺五萬元美金，別人才賺兩萬五千元美金。
在第二個世界中，你一年才賺十萬元美金，而別人賺二十萬元美金。
假設兩個世界的物質條件及生活狀況均相同，你要選擇哪一個世界？
結果出乎意料地，大多數學生都選擇第一個世界，他們寧願口袋裡的薪水少一點，卻期望自己與他人相比可占有相對的優勢。
讓我們以類似的問題來問自己：
在第一家公司，你一天上班十個小時，別人僅需上班八個小時。
在第二家公司，你一天僅需上班八個小時，別人卻要上班十個小時。
假設兩家公司的薪資皆足以滿足你在生活與物質上最基本的需求，那麼，你會選擇哪一家公司？
相信絕大多數的上班族均會選擇第二家公司。因為應該沒有人樂意見到自己比別人更忙，也沒有人喜歡看到別人比自己更閒。
「我覺得自己好像不是上班族耶！」一個年輕人告訴我。
「那你是什麼族？」我問。
「我覺得自己是『開會族』！」他略帶無奈地說。
如果將大部分的上班時間都耗用在開會上，就沒有足夠的時間可完成正事。在第二章中，曾提及「三抓三放」的概念：
抓大事、放小事
抓正事、放雜事
抓要事、放閒事
其實很多時候，屬於小事、雜事及閒事的會議屢見不鮮。當然亦有針對大事、正事、要事的會議，但往往只占會議總數的一小部分。因此我們可將「三抓三放」的概念應用於會議上：
抓大會、放小會
抓正會、放雜會
抓要會、放閒會
對於大會、正會、要會，應主動參加，並在會議上適時發表意見；對於小會、雜會、閒會，則應盡量減少出席，以節省自己的時間。
正向應對會議的四大法則
為了管好自己的時間，對於開會，我個人有幾項原則。簡述如下，供你參考：
1 能不去開的會，盡量不要去。
2 能不召開的會，盡量不要開。
3 能提前離席的會，盡量提早離開。
4 能提前結束的會，盡量提早結束。
我本身很幸運地在開會這件事情上，享有較多的「主動權」。
但是礙於長官關愛的眼神或嚴格的要求，上班族有時很難拒絕參與一些會議，或是無法提起勇氣開口要求提前離席，這或許是因為主管與部屬對於會議的認知不同所致。但是，為了達到更高的工作績效，你應該積極爭取選擇開會的「主動權」，為自己的工作時間「謀福利」。
對於經常被動地遭到「徵召」出席會議的上班族，我提供一個示意圖，說明「正向應對會議的四大法則」建議如下：
側面瞭解開會之目的
並非每會必開、有會必到的人，就是一個稱職的上班族。在開會之前，先側面瞭解會議之目的，探知此次會議的主題是否與自己負責的業務有直接相關。如果開會的議題與自己的關連性甚低，則應予以適當篩選。
委婉向主管或上司請示
一旦確知自己並無參加某項會議的必要，請在事前主動向主管說明不需與會的理由。以充分的理由加上良好的溝通態度，相信必能取得上司的諒解。
麻煩其他同事代為出席
若遇到重要會議，卻無法抽空出席，應央請同事扮演「替身」代為出席。出席意味著對議題的重視，也代表著對主持會議者的尊重。可將個人意見及欲發言內容，委託同事代為陳述，適時適地表達意見及提供建言。
善用開會的時間
如果是不得缺席的會議，除了聆聽發言者的重要陳述外，其實在意見交換、文件傳遞、議案交替等過程中，尚有許多可供善加利用的空檔時間。我們未必要明目張膽地將公文帶進會議室內處理，但是可以利用這些空檔時間，規畫會議結束後的工作事項，安排工作的優先順序，思考尚未釐清的問題，或是構想因應會議結論應做何種調整。
越是懂得善用開會時間的人，越能減少會議對自身的無形耗損。
開會或許是上班族無可避免的宿命。
但是，積極主動應對會議，將會改變自己的工作命運。@
摘自 《時間管理黃金法則》 商周出版社 提供
(http://www.dajiyuan.com)
