時間管理達人:同類法則的應用概念

呂宗昕

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同類法則的應用概念-《星際大戰》的絕地武士
武林高手的絕世武功,來自於不斷的紮實訓練。
時間高手的強大功夫,來自於日積月累的練習。

絕地武士的原蟲

聽過一種蟲叫做「迷地原蟲」嗎?牠存在什麼地方呢?牠就生長在絕地武士的血液中。

電影《星際大戰》的絕地武士是一批擁有神奇力量的武者,他們不隸屬於共和國,但會接受共和國的委託,介入調停國際紛爭,援救重要人物,逮捕不法之徒,甚至還會率領軍隊征討叛亂者。

絕地武士擁有強大的力量,也因此必須自我約束、嚴守紀律、無欲無求,盡力維護世界和平。

這些修練武技的武士相信一種稱為「原力」的力量,這種力量來自於浩瀚的宇宙。絕地武士藉由不同形式的訓練,得以靈活掌控並巧妙運用那股神祕的原力。

要如何成為一位絕地武士呢?這取決於他體內的「迷地原蟲」數量。原蟲數量越多者,越能和宇宙的原力產生共鳴,進而激盪出威力強大的力量,幫助絕地武士順利執行任務。

時間原蟲

我時常覺得,時間管理的能力似乎也取決於每個人體內的「時間原蟲」數。時間原蟲數量越多者,越能和宇宙的「時間原力」產生共鳴,從而大幅增進個人的時間管理「功力」。

絕地武士的高「迷地原蟲」數或許是先天生成的,但是我們的「時間原蟲」數則是可以後天培養的。抱持積極的心態,擁有正確的觀念,知道明確的方法,我們就能提高個人的時間原蟲數,讓自己也成為一位時間的絕地武士。

一位科技公司的總經理好奇地問我:「你的工作不是相當忙碌嗎?」

「是的。」

「那你怎麼有時間寫出這麼多本書呢?」

「找時間啊!」

「你都利用什麼時候寫書?」總經理續問。

「清晨。」

「早上剛睡醒的時候?」

「是的。我都是利用清晨腦力最旺盛之際振筆疾書,將大腦的思緒文字化,寫兩三個小時後才去上班。」

「所以你是將上班時間與寫書時間做明顯的區隔?」

「對﹗我習慣一心不二用,這樣才能有效節省工作時間。上班時間要做上班該做的事,上班以外的時間再做自己喜歡的事。」

總經理同意地點了點頭。

節省時間的同類法則

我來分享個人多年來養成的習慣,說明如何做好時間管理,減少工作所需花費的時間。這些省時祕訣的核心概念在於「同類法則」。

工作前先適當分類

上班族最怕變成無頭蒼蠅一般,陷入忙、盲、茫的無底深淵。進辦公室應做的第一件事情不是打開電腦,也不是立刻埋首辦公,而是應將今天所欲進行之事做適當的分類,例如文書類工作、聯絡型工作、商議型事務、思考型工作等。

同類型的工作一起做

將所欲進行之事分類妥當後,盡量在同一時段做同類型的事。例如一次收發電子郵件,一次回覆所有信件,一次閱讀所有公文,一次打完需聯絡的電話等。一口氣做完同類型的工作,可節省不同事務之間的「切換」時間,並在工作速度上產生遞增效應,有效提高工作效率。

類似的問題一併思考

假設思考單一問題需花一個單位的時間,那麼思考三個同類型的問題往往僅需兩個單位的時間。這是因為當我們想出第一個問題的解決對策及方案時,可依此類推,將該思考模式套用在第二個及第三個問題上,如此即可有效縮短解決後兩個問題的時間。

再者,將類似的問題一併思考,可以比較相互之間的異同,產生多樣化的構想,以找出最佳的解決方案。


可合併的會議一起召開

過多的會議只會讓公司同仁疲於奔命、人仰馬翻。節制開會的次數及頻率,是提高公司整體工作效率的重要概念。性質相近的會議應盡量合併舉行,出席成員相同的會議也應盡可能一起召開,如此即可節省同仁重複參加會議所浪費的時間,並且在相關議題上取得一致性的結論與共識,不會產生前後矛盾的現象,徒然虛耗公司內部的資源。

絕地武士的高強功夫來自於原力,也來自於正確的信念。

善用以上的四個法則,可有效節省上班時間,大幅增加你體內的「時間原蟲」數,讓自己成為時間的「絕地武士」。@

摘自 《時間管理黃金法則》 商周出版社 提供(http://www.dajiyuan.com)

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