2016年提高效率 先打破這13個壞習慣

張小清

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【大紀元2015年12月27日訊】(大紀元記者張小清編譯報導)要提高工作效率,我們需要更聰明地工作,而不是更辛苦地工作,這樣才能充分利用每一天的時間。雖然這不容易做到,只要我們能避免讓不良的生活習慣干擾到自己,在更少時間內做更多事也是可以實現的目標

美國媒體「商業內幕」(Business Insider)職場版日前刊文建議,想提高效率,下面這13件事從今天起不要做,實在很有道理。

1. 隨心所欲瀏覽網頁

目前我們大多數人工作時都要上網,很容易分散精力,或者腦子裡突然跳出一個念頭,讓我們從「目標頁面」隨機點到和眼下工作無緊密聯繫的地方去。

問答社區Quora的一位用戶蘇雷甚(Suresh Rathinam)建議把腦子裡蹦出來的想法先記下來,等工作任務完成後再去查看。

2. 同時處理多項事務

雖然很多人都將同時做兩件事情引為自豪,但研究發現,僅有2%的人能夠高效地處理多重任務。對其他人而言,一心二用並不是個好習慣,會降低我們的注意力,長遠來看會影響效率。

3. 整天查收電子郵件

整天在網上也引致很多人在一天中不停查收電子郵件。不幸的是,每次你這樣做的時候,平均都會損失25分鐘的工作時間。更重要的是,不停查收電子郵件還會讓人變笨,智商下降10個點。

據麥肯錫全球研究院統計,我們每週平均花13小時收電郵,在美國法定工作時間中占比28%。另據手機鎖屏幕應用程序Locket的統計數據,用戶每天解鎖手機屏幕達110次。由此,企業策略顧問羅恩.弗里德曼(Ron Friedman)建議退出Outlook程序及電子信箱網頁,並遠離手機,以便用整塊的時間專注工作。

4. 把當天最重要的工作排在後面

一天工作開始時,人們習慣於先「熱身」——完成簡單的事,把更耗時、更困難的工作留在後面完成。然而這是個壞主意,經常導致重要工作沒能完成。

研究發現,一天裡人們的意志力會逐漸減弱。既然如此,最好讓最難為你、但也最重要的事情安排在一天之始。

5. 太多的會議和交談

最影響工作效率的事就是不必要的會議和交談。和電子郵件一樣,即時通信軟件、視頻聊天工具就在我們手邊。不必要的情況下不要用「群聊」。

物流企業BlueGrace Logistics創辦人鮑比.哈里斯(Bobby Harris)建議人們不要接受「群聊」、視頻會議的邀請,除非發起者有明確的議程,並告知預計會開多久。即便如此,哈里斯也建議我們只劃出對方所要求的一半時間。

6. 坐一整天

商業策略顧問莫錢特(Nilofer Merchant)在TED演講中介紹了自己她是如何幫助眾多大型企業獲得了引向成功的新思路:邊走邊開會。

她建議有利於坐著喝咖啡的那種會議,利用每週開會時間走二三十英里(約三四十公里)。「新鮮空氣促生的新思維會讓你驚訝,在此過程中,你會給你的生活帶入一套全新的想法。」

7. 按下鬧鐘的打盹鍵

你或許會覺得早上貪睡可以讓你更煥發地迎接新的一天,但事實是,睡回籠覺弊大於利。

這是因為,當你第一次醒來時,內分泌系統就開始釋放荷爾蒙,讓你準備好開始這一天。當你又睡著,這一過程就放慢了。況且,五分、十分長的回籠覺也不足以獲得深度睡眠,無法達成恢復體力的效用。

這並不是說你應該削減睡眠時間。《赫芬頓郵報》創辦人阿里安娜.赫芬頓(Arianna Huffington)在TED演講中說,良好的夜間睡眠對提高效率、心情快樂、明智決策、啟發靈感還是必要的。獲取充足睡眠的訣竅是提前規劃作息並在合理的時間就寢。

8. 未排定優先級

不少人認為,立很多目標是確保成功的最佳途徑,如果某個想法失敗,還有足夠多的路徑可選。可惜,這種搖擺不定可能會大大影響效率。

巴菲特的解決之道堪稱完美。聽到自己的私人飛機駕駛員抱怨說自己沒有完成人生目標,巴菲特讓他開列一份清單,寫下希望去世前做到的25件事。不過,他並不是建議對方朝著每個目標小步向前,而是勸他從中挑五件最重要的事,把其它的目標忽略掉。

9. 規劃的工作過量

許多雄心勃勃且有條理的人都會讓自己的時間表精確到小時,希望藉此最大限度地提升工作效率。不幸的是,事情並不總是按照計劃進行,比如孩子病了或被分配了一項任務,都可能打亂他們一天的安排。

其實,你可能每天只計劃四五個小時的工作,這樣就比較容易靈活調整。

10. 事前考量不足

打破這種習慣的意思是,你應該在實現長期目標之前制訂好方略。要面對中途撤出的局面是非常令人尷尬的,而且很浪費時間。

哈佛大學講師羅伯特.波曾(Robert Pozen)博士建議先確定最終想要的結果,然後設立一系列步驟來實現。途中,你可以審視自己的工作以確保自己在正軌上,據此作出相應調整。

11. 手機放床頭

別再這樣做了。

智能手機、平板電腦和筆記本電腦的LED屏幕會發出藍光,研究證實對視力有損傷,還會抑制調節睡眠的褪黑激素的分泌。同時,褪黑激素分泌不足的人也更容易陷入抑鬱。

12. 自我犒賞式的放任

無論是要調整飲食習慣、健身計劃還是工作安排,要養成新習慣,最難的事情就是恢復舊習慣作為對自己的一種獎勵。在一週的低糖飲食後,認為自己有理由享受一次「甜品大餐」,這種認可放任的做法阻礙了很多人自我完善的進程。

試著把調整目標當作自己的一部分,心中想著自己本來就是一個節儉的或者愛鍛練的人,這比不情願地去適應新習慣更為有效。

13. 完美主義

英國哲學家、作家阿蘭.德波頓(Alain de Botton)在其網站「生命之書」(The Book of Life)上寫道,做事拖沓的根源往往不是懶惰,而是對事情做不好的恐懼。

「只有在對什麼也沒做的恐懼超過了對做不好的恐懼時,我們才開始去做……而這會耗去時間。」他寫道。克服拖延的唯一辦法就是避免陷入完美主義、不要糾纏於細節。只當這件事情並不那麼要緊,幹砸了也沒有關係,不執著於結果可以讓你儘早上手。@*#

責任編輯:茉莉

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