職場小祕方:創造力讓溝通更有效率

文/曉峯

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自從在《大紀元》發表「發揮你的創造力」文章以來,許多讀者反映對他的創意思考有許多幫助,但創意出來了,卻在跨部門溝通時遭遇重大困難,不知該如何解決,問我有沒有跨部門溝通的好方法?

事實上,雖然有好的創意,卻很難跟相關部門達成共識,因為每個人都有不同的價值觀和需求,有時容易錯誤地解讀他人的態度與想法,所以跨部門要達到能認同並支持你的創意,就得靠充分的溝通與協商。

那麼該如何做呢?在這裡筆者提供一件發生在自己身上的案例,供讀者參考,希望大家能從中有所啟發,進而發揮創意找出解決溝通癥結的方法,讓跨部門合作,一起完成更有效率的作業流程。

2003年我在稅務機關工作,全力勾畫全新的網路申報作業,當時網路申報思維十分落伍,納稅義務人經過身分認證,網路傳輸申報書及相資料到中心,中心收檔後,傳輸到各地稅務機關資訊科,資訊科套表列印B4申報書後送各主管業務科,然後業務科在申報書蓋上收件章,再通知義務人來領取已蓋收件章的申報書。

所以,當時所在地區只有21家採網路申報,都是國營事業或大型廠商勉強配合政策辦理,一點都不符合網路申報免出門全程網路服務標準。

我規劃的網路申報,是義務人網路上傳輸完,經檢核OK,網路直接回傳加蓋收件章之申報書給義務人,即完成網路申報,但要作到這個要求,首先要將網路申報的申報書改為A4格式,可是當時A4列表機比B4列表機價格相差7倍,營業人成本考量與因應未來國際趨勢,我預估B4必將淘汰。再則,一定要能網路上直接套印收件章,因此,我在規劃會議中提報規劃與作業流程規範。

會議中,有位代表反對,因為當時他們研究過A4申報書,討論後已經被否決掉了,我詢問否決的理由,回答竟然是:「因為A4格子太小,手寫不進去。」我說,A4專用於網路及媒體申報,是以雷射印表機印出,沒有手寫的問題。

另一位代表又主張,申報書網路直接回傳加蓋收件章容易被偽造。我反問,「以現在人工方式,我割下一張已申報的收件章貼到未申報的申報書上面,影印後,是否也可偽造成已申報的申報書?」因為我認為,偽造是人的刑責問題,並不是採網路套印收件章與否的問題。

然而,資訊中心反對,因為資料傳輸到中心,要蓋上中心收件章,如果要面對全國納稅義務人的詢問,這是資料中心無法應對的事實。

我解釋,「不是蓋中心的章,我們會以義務人的地址,蓋上所轄稅捐機關的收件章。」會議中我說明,稅捐機關資訊科可繪製網路申報書與收件章印模,撰寫程式套印,因此與會者皆同意由我們機關主導,在申報系統中先行試辦,試辦成功後,再推行全國網路申報系統。

結果我們推行的非常成功,最後連外包廠商,也到我們機關來學習全套作業模式,最後連申報書與收件章印模全套copy,我們資訊科的同仁開心地說,「他們應該付我們版權」。其實整個建構過程歸功於跨部門創造力的溝通。

言歸正傳,如何做出跨部門創造力的溝通,首先要做好「深度交流」。在還沒開協商會之前,我就與各部門主辦該事項的核心人員「深度交流」,了解他們認為不可行的癥結所在,並提供解套方案,嘗試與實際作業層人員中取得了共識,確保方案的推行。

至於高階層方面,通常在會議中他們不會下決斷,因為萬一失敗了,被派代表出席的與會者就得要負所有責任,所以我最愛用「試辦」兩個字,假若試辦失敗,他可以不用負任何責任,這是試辦單位失職;若試辦成功,那麼他就是開路先鋒,所以用「試辦」兩個字,是跨部門應對的好計策,只要長官同意了,你就可以大膽地放手去衝刺。

事隔多年,每次跟一起發起這個創新案的資訊科同仁聊起這件事,還自我慶幸此一決定,應驗了一句「人不輕狂枉少年」的俗諺,不過套句國父孫中山先生曾經說過的話,「我們是做大事而不是做大官」,在創新的過程中你要有做烈士的情懷,就算是失敗了,至少我們也曾努力過,這一遭也算沒白走。@*

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責任編輯:曾晏均

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