在电脑应用于商业的初期，许多公司纷纷成立电脑资讯部门（MIS）负责电脑硬体和软体的维护和应用，并且将企业的高阶主管和各部门的经理和承办人员所需要的在电脑应用于商业的初期，许多公司纷纷成立电脑资讯部门（MIS）负责电脑硬体报告由列表机印出来，并定期送给他们。
这些要列印的资料有几页的，也有数十页或超过百页以上。由于要求列印资料的需求越来越多，电脑部门的工作量增加，用纸量也增加，于是电脑部门的经理要求，若是列印的报表超过一百页的，都要事先取得部门主管的批准，电脑部门才会定期列印和传送。
这个规定公布之后，要求列印一百页以上大量资料的情况减少了，电脑部门只接到一个人提出申请，因为他要定期将这些列印的报告整理和归档。换句话说，原本由电脑部门主动列印和传送的报告，并没有人真正在看。
企业某些主管往往为了某些一时的用途要求部属或别的部门定期提供一些报告，但是随着主管的工作内容改变或异动，某些报告已经失去参考的价值，却仍然一直在作或处理而不知。某些定期如每周或每月的报告，只是备而不用，失去报告的价值。
要知道一份报告有没有需要制作或列印？最简单的方法就是作好之后，故意不送给某些特定的人或部门，如果对方没有主动来索取，表示这份报告对他/她是可有可无，就可以从分送的名单上去除。
在资讯泛滥和爆炸的时代，如何减化资讯的处理、应用和传送，也是一门学问。@
摘编自 《管理拾穗部落格》 安瑟管理Arthur 提供
责任编辑：武晓玫
