时间管理的六大误区

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【大纪元2021年08月14日讯】(Howie Jones撰文/大纪元记者云川编译)我们日历(Calendar)公司的专长就是时间管理。时间是珍贵的无价之宝,唯有好好珍惜才有意义。然而对管理时间来说,只知道努力是远远不够的。尽管愿望是好的,但很有可能无意中你就把时间管理得一团糟。

本文旨在指出人们在管理时间时可能犯的错误,并且提供如何适时调整在线日历的建议。如果你能更好地管理你的时间,你会有更多的收获。那让我们开始吧。

1. 日程安排过满

排得满满的日程表看起来很有成就感。你可以把你满满当当的日程安排当成勋章炫耀,借此表现你的工作效率和动力。然而,超负荷的日程安排实际上可能会降低预想的工作效率。

如果你过于紧密的日程安排碰上了突发紧急情况该怎么办?如果有个会议被推迟了又该如何?如果日程安排中没有什么缓冲时间的话,你几乎就没有出错的余地了。如果没有为推销活动预留足够的时间,那剩余的日程安排就有麻烦了。

此外,职场上的倦怠现象也非常普遍,通常都是由做得太多引起的。事实上,德勤 (Deloitte) 的一项调查显示,77% 的员工都在目前的工作中经历过倦怠。确保你的在线日历上有一些适当的休息时间,这样你就不会感到不堪重负了。工作得太辛苦这种情况是有的。

2. 太容易分心

计划得再好,如果不遵守它,又有什么用呢?你可以制定一个完美的计划,结果由于不小心走神,白白浪费了所有的准备时间。一次分心就可能会扰乱你一整天的计划,让你接下来的安排变得一团糟。

虽说分心并不总是你的错,为了不让它妨碍你对时间的管理,你可以通过努力来避免或减少这种干扰。社交媒体是罪魁祸首之一,因此要控制使用手机和电脑的时间。其它的干扰例如电子邮件可能不那么明显。由于工作需要,你可能必须得使用电子邮件,但如果你每 10 分钟就查一次电邮,那么你的工作效率则会大大地受影响。

3. 不考量你的工作绩效

你可能对当前的时间管理系统感到很满意,但你如何知道它是否真的发挥作用?积极寻找改善时间管理的方法,而不是安于现状。定期地对你的工作绩效进行评估,随着时间的推移,你能够找到提高时间管理的办法。

首先需要弄清楚如何衡量你的工作效率和成绩。除了一天你计划了多少次会议之外,还有很多方面要看。以下是一些有助于你衡量绩效的关键指标:

• 平均会议时间
• 每天完成的任务
• 是否准时
• 总共的休息时间
• 计划完成的百分比

为每个指标设定目标,每周检查进展。如果没有达到期望值,花点时间来改进工作方法,并最终实现这些目标。

4. 忽视工作与生活的平衡点

时间管理不仅仅是为了让你的工作保持正轨,你在家庭和其它方面的时间也需要好好规划。平衡好工作和生活对快乐充实的人生至关重要。

如果你想看看现在的工作与生活的平衡情况如何,打开你的日历分析页面。在这里,你可以准确地看到你的时间是如何分配的。这里还有一些图表,可以让你更好地对比,相对于你花在工作上的时间,你在家庭、爱好和其它活动上的时间比例。

一旦你对工作与生活的平衡点有了更好的了解,你将如何改善它呢?也许有意识地在日历中计划一些时间健身或陪孩子玩耍。这正是你需要做的,为生活中的其它追求腾出时间。找到适合你的时间及方法,并使用在线日来帮助实现它。

5. 尝试同时处理多个任务

如果能够有效地同时处理多个项目就好了。可惜,同时处理多项工作实只会分散你的注意力,并降低你的工作质量。你可能会觉得同时做很多事情是节省时间,然而实际上这只会加大工作难度。

一次专心做一件事总是最好的。这样你可以集中注意力和全力以赴。这不仅使你能够更有效地完成单个任务,而且还可以在工作中最大限度地发挥你的能力。

6. 没有优先级别

优先级别是时间管理的无名英雄。 当你学会对手头的任务进行优先级排序时,你就可以每天更好地决定如何利用时间。

举个例子,假设你正在做一个项目,这时收到一封电子邮件,临时通知要开个会。 这个会议的优先级别如何呢?如果是非常重要的会议,那么推迟日历上的安排是值得的。如果不是,那么是不是能委派其他人参加,这样你可以完成手上更重要的项目。

现在,你可以发现一些时间管理不善的表现了,是时候需要在在线日历中做一些变动了。仅仅几处调整就会对你的工作效率产生巨大的影响。

原文:6 Ways You’re Sabotaging Your Time Management刊登于Calendar博客网站。

责任编辑:韩玉#◇

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