提升效率與創造力 用微笑化解職場怨氣

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【大紀元2013年10月13日訊】(大紀元記者郭慕法編譯報導)不友善的工作環境會因引起職場怨氣,因而導致公司的生產力與創造力下降。重視職場效率管理心理學的聰明老闆們,交代給員工的一項不可忽視且最重要的任務之一,必是要求員工要彼此微笑的問好。

病毒止於智者 禮貌從自己做起

美國喬治敦大學(Georgetown University)及雷鳥全球管理學院(Thunderbird School of Global Management)近日合作進行一項職場環境研究發現,在接受研究訪談的3,000名員工中,有96%的員工曾經遇過主管或同事的輕蔑態度對待,或是受到話中帶刺的挑釁等不文明的行為;更有高達98%的人曾經目睹過這種職場不禮貌行為。

在1998年的類似調查中也顯示,有四分之一的員工表示,在一週中至少遇過一次粗魯對待;在2011年的調查中,則有50%的人覺得在一週中至少遇到一次粗魯的行為。

很多公司可能不敢承認他們的職場環境不愉快且不友善,但試想員工遭受主管或同事的上述不文明對待時,必將會引起員工的負面情緒的而導致生產力下降,降低員工的創造力與才能。

如此一來,員工就像處在惡性循環的環境中一樣,被迫以枯竭的情緒資源,達到更有效率工作表現,員工會因此感到沮喪,因而變得更加粗魯草率。公司卻不知員工工作效率低落的因果關係,沒有追本溯源的找出造成士氣低落的真正原因,反而一再要求員工要有良好的工作表現。

美國喬治敦大學麥克多諾商學院(McDonough School of Business)專門研究不文明社會行為的研究員波拉特(Christine Porath)指出,人若長時間處在一個沉悶而令人不快的工作環境中,會變得無法集中精力,大腦處理訊息的能力也會減弱。研究顯示在職場受到歧視或粗暴行為等不文明待遇的受害者,容易在工作上怠慢並且與人起爭執,因而使得公司遭受損失。這種情形也會造成員工離職,降低員工對公司的向心力,以及因為焦躁憂慮而導致工作不專心。

美國安蒂奧克大學(Antioch University)的心理學教授、禮儀顧問郝若薇(Elizabeth Holloway)說,不文明的行為會像病毒一樣在群體間散佈。

因此無論是公司或個人,想要提高工作環境的友善度,可運用以下幾項常見的規則,來讓工作環境或辦公室維持和諧的氣氛,以提高工作效率和創造力:

一、不要在別人背後說三道四,不要說或寫任何有欠思慮而狂妄的話語。
二、不要把別人的付出視為理所當然,要感謝對方的付出。
三、不要打斷別人的主張或意見,也不要替別人的意見做結論。
四、遇見同事時,十呎之內要目視對方,五呎之內要向對方打招呼。
五、當別人與你交談時要專心聆聽,不要心不在焉或一邊談話一邊玩弄其他的東西。
六、在團隊合作的工作上不要占別人的便宜,要與別人分享共同合作的成果。
七、當工作發生失誤時不要一味責怪別人,先檢視自己是否有錯,特別是團隊主管或領導者,更要負起責任,即使失誤是別人引起的也要維護團隊合諧。
八、在處理衝突情況或是同事間的情緒性問題時,使用電子郵件與當事人溝通代替面對面的交談,這樣比較能夠讓事情圓滿的解決。
九、排除非工作上的郵件或垃圾郵件的誘惑,不要去回覆他們,也不要拿出來談論。

和諧加實力 職場不敗要素

美國《華爾街日報》列舉出以下幾個美國機關或企業,成功改善工作環境氣氛及激勵員工的例子。

美國國家安全局(the National Security Agency,NSA),一名情報分析邀請同仁一起裝飾一棵桌上的金屬樹,他請參與的同仁把他們認為善良或熱心為他人服務的同事名字,掛到這棵被命名為「文明樹」上。

該機關的主管也在餐廳和洗手間等地方設置「挑戰卡」,上面寫著優良員工所做的良好事蹟,以鼓勵員工效法他人的優良行為。這些做了好事並名列在「挑戰卡」上的員工,將會獲得「文明之星」的榮譽獎章,並得到額外的休假獎勵。

國家安全局負責平等就業機會與多元化服務的主管表示,推廣以上活動的宗旨,主要是希望能藉此增進同事間的情誼。

另外一個例子是一家曾被財經新聞網列為工作環境最惡劣的衛星電視公司(Dish Network Corp),該公司執行長開始在公司內推行紓解員工壓力的活動,執行一些比較溫和的措施來改善工作環境。

公司為員工和家屬安排了一個夏日時光音樂會;放寬公司的出勤管理規則,不再要求員工以指紋打卡的方式,來管制員工的上下班時間;賦予經理更多的裁量權;允許員工請假接送就讀幼稚園的子女。

該公司認為讓員工快樂的工作,並且以自己所希望得到的對待方式來對待別人,是一家好公司所應有的態度。公司執行這些改善員工工作環境的政策後發現,提供員工友善的工作環境,並不會改變公司凡事求勝的核心理念。

不過並不是所有的經營管理者都相信生財之道與寬厚仁慈可以共存,美國橋水聯合基金公司(Bridgewater Associates)的創始人戴利奧(Dalio)就有不同的看法。他認為精確的批評比讚美更有用,因此他要求公司的主管要立刻解聘不適任的員工。

戴利奧在橋水聯合基金公司網站上的一份原則概述上寫道:「作為管理者,你的工作就是要查明真相、實現卓越,而不是去討人歡心。」

(責任編輯:黃凱熙)

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