準備報告或簡報時，感覺大部分的人都是先想好說話內容，再把這些內容塞在有限的時間裡說完。
組織說話內容時，應該根據時間長短，而非想表達的內容。
舉例來說，假設說明時間有三十分鐘，一開始的介紹五分鐘，總結五分鐘，這時就要思考其餘的二十分鐘如何運用。
接著如果二十分鐘要分配給三個主題的話，每個主題就必須在六～七分鐘之內說完。以這樣的架構安排，就能夠一邊想像大致的流程，一邊思考內容，這樣就能夠充分運用有限的時間說明。
如果只有五分鐘的時間做法也是一樣。開場白要保留一分鐘，總結一分鐘，所以說明的時間剩三分鐘，三分鐘分配給三個主題，每個主題就只有一分鐘的時間。總之，如果有五分鐘的時間，與其這個那個天馬行空地亂說，好好地把想說的內容歸納為三個主題的做法更是穩當。
另外，如果有三十分鐘的時間說明，每三分鐘就要丟出一個令人印象深刻的訊息。準備階段就要先想好，在說明中「聽者會覺得有趣的部分在哪裡呢？」，三分鐘釋出一個讓人覺得新鮮的內容，也就是三十分鐘要丟出十個。若不這麼做的話，聽者就會開始覺得不耐煩了。
就某種意義來說，請以電視節目製作人的角度思考不讓觀眾轉台的說話順序。@
摘自《3秒思考，2秒決定》 商周出版社提供
責任編輯：顏靜蓮
