簡潔的溝通專注重要的事 26 秒贏得關注力

作者: 吉姆.范德海,麥克.艾倫,,羅伊.史瓦茲

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馬里蘭大學教授羅納德.雅洛斯(Ronald Yaros)運用眼動追蹤研究來了解我們真正讀了什麼。他發現,大部分人通常只是瀏覽大部分的內容。

為什麼重要:長年進行這些研究的雅洛斯表示,平均來說,一般人看一篇報導或新聞只花26秒。他稱為「文本時間」(time on text)。在那之後的任何內容呢?通常是浪費篇幅。

沒錯,那很嚇人,但也是一種解脫。你自由了,你可以直接說重點,開口前不必清喉嚨,沒有用的資訊也可以省去。

讀者開始告訴我們,我們的風格幫他們節省時間,提高他們對複雜主題的理解時,我們知道我們做對了。我們投入大量心力,消除你在其他網站上看到那些鋪天蓋地的雜訊和干擾,只寫簡短、重要的事情。

我們當了多年記者,卻不記得有哪一次收到讀者的感謝信,我們也從來沒有期待。我們收到的通常是仇恨信,那是寫政治報導的代價。

在資訊爆炸的時代,人們習慣在短時間內消化各式各樣的數位內容,不斷想著下一個通知、訊息或電子郵件。從文字溝通到網路影音、甚至連電玩遊戲都適用。(Shutterstock)

我們的領悟:在雜訊充斥的世界,如果你尊重別人的時間和智慧,他們會回報你。這是普世真理。反之亦然:如果你虛耗他們的時間,他們會覺得你很煩人。

記者通常是犯規大王。你或許要讀1,200字之後才發現,原來只有一個段落值得你花時間(而且還埋得很深)。但是,記者絕非唯一犯規的人。

 一本書我們為什麼要翻20頁才真正進入正題?
 一支影片為什麼要先看30秒空洞無物的廣告之後才開始?
 又或者,為什麼要先讀序言、介紹或任何東西的摘要,即使我們想要的只是一、兩個重點

雅洛斯教授讓我們提前一窺他的最新研究。這項研究他稱之為「數位投入模型」(digital engagement model),目的是預測使用者投入不同類型資訊的方式和原因。

 以聰明簡潔的溝通方式來說結論:他們不投入。

大部分讀者都處於顧問琳達.史東(Linda Stone)所說的「持續性局部注意力」(continuous partial attention)狀態。

 一如雅洛斯的一項研究所說:「這不是一心多用,而是使用者不斷想著下一個通知、訊息或電子郵件。」

 那就值得注意了:即使讀者在看你的文字,其實許多人心不在焉。即使讀者真的關心,你可能也無法讓他們保持專注。「即使是我們有興趣的內容,時間也會限制投入的程度,」雅洛斯寫道。

 教授警告記者不要踩「出局」地雷,也就是任何會讓你失去讀者的事。

 四大地雷:文字太多、術語太多、選擇太多、影音太長。

 它們的共同點?少就是多。

雅洛斯發現,這些觀念普世通用,從文字溝通到網路影音、甚至連電玩遊戲都適用。我們在短時間內消化各式各樣的數位內容,然後迅速前進。

如果我們能從任何一場Podcast、產業會議、講道或網路視訊會議記住一個觀念、趣聞、訣竅、建議、笑話、數據、見解,那就謝天謝地了。(Shutterstock)

要領與訣竅

➊列出你一定要講的重點。
依照重要性,按順序寫。第一點最容易被記住。

 麥克在聽BJ批發會員店(BJ’s Wholesale Club)的一名經理人演講時學到一項訣竅,後來我們都在用──你也應該用。

關於公開演說,麥克本來以為已經沒有他不知道的祕訣,但當他排在BJ經理人後面等待上台時,他聽到那位經理人用這句話作為演講的開場和結尾:「如果你只能從這場演講記得一件事⋯⋯」這是個好方法,可以準確地傳達最重要的重點,還有你想要人們記住的事。

➋如果可能,把重點縮減到只剩一、兩點。
如果不行,條列你的重點,而不是一堆堆的文字。

 如何判斷什麼時候該這麼做?想想你自己的閱讀習慣。你真的會把每一封電子郵件從頭讀到尾,或是逐字讀完一份報告嗎?當然不會。

我們知道,如果我們能從任何一場Podcast、產業會議、講道或網路視訊會議記住一個觀念、趣聞、訣竅、建議、笑話、數據、見解,那就謝天謝地了。

那就是賺到,不是嗎?大多時候,我們聽完一集Podcast或開完一場會,卻什麼也記不住。

 就是要這麼精實。不要讓讀者挑重點,你先挑好重點。

➌快速檢查一下。這個重點、細節或觀念必要嗎?如果必要,有沒有更簡單的表達方式?

➍刪、刪、刪。在按下傳送鍵之前,還有哪個字、哪句話或哪個段落可以刪掉?你刪減的字字句句都能節省對方的時間。少就是多,也是一份禮物。

如果你做好這些事,當你提出新想法或訊息時,別人不會再翻白眼或是忽視你。他們會開始樂於傾聽你的想法,而且聽得很仔細、很清楚。⊙

(天下文化提供)

<本文摘自《聰明簡潔的溝通:200 字寫重點,26 秒贏得注意力》,天下文化出版社提供>

●不必浪費時間!聰明的會議20分鐘就夠了

●情緒壓抑損健康 「影片日記」助消除心靈疲勞

●鏡中的臉看起來很兇?你該釋放憤怒情緒了

責任編輯:曾臻

 

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