名片管理是一般人很容易忽视的一环，但对专业秘书而言，却是非常重要的专业考验，试想主管参加一次国际展览可以拿回一百多张名片，每张名片都有其重要资讯，以及后续必须采取的回应步骤。
因此，专业秘书必须掌握名片管理的原则，方能于最短的时间内，完成这些名片的整理、归纳、分析及回应。秘书必须把名片资料，依照下列因素分成三堆：
1. 关联性。
2. 重要性。
3. 长期互动。
4. 使用概率。
5. 资料的完整性。
其中，第一堆是一定要数位化的；第二堆是不太确定是否要数位化的；第三堆是确定不要数位化的。
先将第一堆处理完毕，接着，再对第二堆进行一次分类，最后才是第三堆的处理。
名片簿是传统的名片管理方式，缺点不外乎：
1. 用名片簿搜集查询困难：名片累积到两三百张是很正常的，不但很难管理，也不容易查询。
2. 不能以多重方式分类名片：不论是用姓氏笔划、行业类别分类，只要是传统的名片簿，就不可能做到多重分类。
3. 名片等于是死的人脉：因为查询与检索不容易，所以当真正要使用的时候往往帮不上忙。
4. 名片上难以附加各式纪录：名片上没有位置可以摘录资讯，容易因为时间久远而忘了有关该名片的重要资讯。
名片的使用与收受礼仪
(一) 名片的收存方式及贮藏工具
名片收到之后，就要准备收藏了。主管往往在参加一次活动之后，就给秘书很多的名片，这时候要如何处理呢？
首先是要分类，将许多的名片分出哪种行业、哪种头衔和性质的名片；然后再分出重要性，至少从秘书专业的角度可以分得出来，哪些对于主管将来是有用的。
下一步就是登记收到这张名片的时间地点，等都整理完了才开始归档。归档之前当然是要登录，登录在通讯录里面或是Outlook 里面，要看主管工作的习性，登录的项目在下面有记述。
如果是传统式的归档，那就要放在名片夹或名片盒里面收存，这时候名片要用行业别还是姓名别来分类，必须从最原始的开头就先处理好，免得越堆越多最后全都找不到。
(二) 运用 Outlook 储存名片的要点
运用 Outlook 贮藏名片的细节在后面有详细的叙述，原则上贮藏在 Outlook 里面，也需要事前把通讯录的分类做得很完整，以便能够一目了然。
如果你的电脑具有无线传输的能力，可以藉由红外线或蓝芽立即将大批次的资料，传给附近的电脑或智慧型手机等等，因此贮藏名片可以迅速而又即时的找到完整的资讯。
(三) 名片的禁忌
许多人运用名片的最大错误，就是同一张名片上印上太多头衔，事实上这是错误的。
同一张名片上只可以有一个头衔，但如果同一个单位有一个以上的头衔，可以列在同一张名片里面，例如，董事长兼总经理。否则如果有不同的职衔，就要有不同的名片。
(四) 名片的印制与使用
名片在设计的过程当中，应该将必要的内容字体放大，例如姓名、头衔和公司名称等，还有联络的电话及 e-mail 账号，这些不要设计得太过细小，以便别人在相互认识的时候会叫错名字，或者会看不清楚字迹。
有的人喜欢用标准尺寸以外的名片，那就很不容易收藏，必须要加以剪裁才可能与其他名片放在一起。
(五) 建立客户的生涯历史纪录
秘书在整理名片的时候，很容易发现现代人更换名片的速度非常惊人，经常是一两年内换了好多种名片，不知道应该登记哪一张才对。
秘书在收到新名片的时候，可以将旧名片拿出来核对一下时间，所以在登录之前，秘书可以仔细看看所登录的内容，时时更新。
(六) 采用活页式的名片簿
以便随时放入新名片或调整旧名片的位置如果采用原始的名片夹或名片簿储存名片，那就必须注意采用活页式的名片簿，以便将新的名片或调整后的名片随时插入相关的位置。
名片夹很容易饱和，储存的时候必须仔细挑选，只留有用的，其他冷门名片，另外归在一本名片簿里面。
手边常用的名片簿，保持在一年之内经常需要接触、联络的状态。
秘书的所有职能当中，关系管理最能够表现其专业水准，如果做好名片管理，就等于是为关系管理的专业表现打下一剂强心针。
大部分的企业，名片通常散布在公司的高阶主管、中阶主管、基层主管及业务人员每人抽屉内的名片簿、记事本或笔记型电脑里，但是这些堆积在四处的名片，却是维系人脉的关键要件，如果秘书可以协助主管妥善管理名片，即可发挥综效，让主管利用通讯录发送卡片与简讯，经营顾客关系管理；同时，经营网路行销或节省成本的考量时，公司不必担心行销部门没有邮寄DM 的名单或商展的邀请名单，最重要的是，企业不会因此丧失许多销售机会。
透过简单的名片管理，搭配完善的档案管理，迈向知识管理的同时，企业亦逐渐达成整合资讯的终极目标。
如何有效管理通讯录？
秘书在收到名片之后，要当下整理归档进入通讯录，归入资料栏的时候，资料栏位必须标准化，并且涵盖下列资讯：
1. 姓名（中英文）：不要分开姓氏与名字，例如：刘玛丽（Mary Liu）。
2. 工作资料（公司部门与职称）：由于未来信封信纸上会用到这些资料，所以务必纪录完整的正式名称。
3. 地址（商务地址，住家地址，其他地址）。
4. 电话与传真及手机号码：不管原始名片的呈现方式如何，一律要统一格式登录，必须纪录区域号码与分机。例如：（010）6211-8161。
5. 电子信箱（公司与个人永久信箱）：包含国家邮递区号、县市、区乡镇等完整地址。
6. 网址：含个人与工作岗位网址，新资料需要核对哪一个才能预设电子邮件。
7. 其他个人化资料，如：QQ、生日、昵称、个人化称谓等其他栏位。如果主管使用 Outlook，秘书应该及时更新最新的资料给主管，以便他能够永远拥有最新的档案。
此外，这些通讯录里面的账号，有可能每隔一段时间就被更换了，所以秘书平时可以运用一些次要的资料传送，来试验一下自己的通讯录是否确实都是正确可用的资料。@(待续)
摘编自 《优质秘书养成术》 书泉出版社 提供
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