职场管理小故事:快速解决舆论事件

文/晓峯

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现在的经济环境无论公家机关或者民营事业,都深怕发生舆论事件,即使是小小的事情,如果被媒体刻意放大,无论机关首长或公司CEO,都可能因为处理不当,而因此下台一鞠躬。所以,我们会要求部属,随时注意辖区内是否有媒体报导与自家单位有关的新闻。

不过,关注媒体报导在以前是要花很多人力去过滤报纸新闻,现在只要随时用关键字去搜寻,一连串的新闻就一目了然。举个例子,假设你想要知道行政区内有关税务的新闻,只要键入“台北市”、“税”去搜寻,就会产出所在地相关的税务新闻了。

谈到这里,我想起了一桩真实事件案例,起各位看官往下看。

有一天早上7点40分,单位股长紧急告诉我,网路上有一则新闻,报导我们辖区内某家连锁大卖场的一位行销部员工,他发现有很多消费者没有使用促销点数,于是就利用权限,把消费者们的促销点数汇集到自己的私人账号内,以此兑换了很多高级礼品。

该则报导内提到,报社记者询问了律师,而该律师认为,因为消费点数转让,需要作废原消费者的发票,这将会影响原消费者发票中奖的权益,而且发票作废后有逃漏税捐的问题。

因为发票与税捐相关问题,都归属我们单位的职责,所以必须赶紧处理这桩舆情事件,我与股长讨论分析后认为,该律师应该不了解卖场实际作业情形,通常促销点数的异动,不会牵扯发票系统,所以我们主动迅速介入处理,在8个小时内完善地解决了这场舆情事件,处理的流程与重点如下:

一、确认公司对口单位及人员与案件实情:

我们立即联络该大卖场会计人员了解案情,然而大卖场会计人员层级较低无法说明相关问题,我们立即与台北总公司会计主管取得联系,确认公司对口单位与人员,了解案情确实是公司行销部员工利用权限,把消费者没使用促销点数汇集到自己账号内,以此兑换高级礼品。

卖场总公司表示,促销点数的异动,不会牵扯发票系统,不会影响原消费者发票中奖的权益,也没有发票作废后有逃漏税捐的情形。

二、确定促销点数的异动,不会牵扯发票系统的证据:

请卖场公司提供该员工异动促销点数的发票字轨号码,因为数量太多,经过讨论按每月抽样5件,抽样测试该发票是否事后有作废发票的情形,经抽样查证,均未发生作废发票情形,公司的陈述应属实。

三、请该公司尽速发表声明,并表明如果需要,我们机关将协助发表澄清新闻稿:

公司表示,因为该报社尚未将此则新闻刊登于实体报纸,已经请该报社在下午3点前网路新闻必须下架,否则将对报社与律师提起诉讼,经评估,报社将会接受该公司的要求。

四、撰写舆论分析报告:

针对此一事件,我们立即撰写舆论分析报告,于当日早上10点半即向总局提出专案报告,等主管科室了解整个案情后,我才在Line主管群组上,贴上简要的舆论分析报告,这样就不需要等最高长官下令调查才开始处理。

抢得先机,除了要适度表现团队的敏感度与快速处理的能力,也要先报告主管科室,避免最首长询问细节时,主管科室仍不知道事情之始末,维持与主管科室之间良好的互动关系也是至为重要的。

五、舆情事件确实完结:

当日下午3点,单位股长向我回报接获卖场公司通知,该报社已经将该新闻下架,事情终结,于是我在Line主管群组上说明整个舆情事件已顺利解决。

此次舆论事件能在短时内解决的关键,在于提早发现、迅速找到对口单位、抽样简化搜证程序、向媒体提出说明、完成不当新闻下架程序,小小心得提供读者参考。◇

责任编辑:曾臻

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