商用书信收件对像不外是企业顾客、经销商、配销商、供应商等合作伙伴，此外也可能是公司同事或者是一般消费者。所以，在准备或撰写商用书信时，想看看如果你是收信者，你期待收到什么样的信件内容？交办事项都详列清楚或解决了吗？要传递的讯息明确表达了吗？信件格式正确吗？设身处地为对方着想时，企业要建立起良好的顾客关系就轻而易举！
商用书信撰写准则
Heading － give your letter a heading which will make it easier for the reader to understand your purpose in writing.
下标题：在书信起始时，下一简洁标题，例如：报价，以表示去函目的或缘由，让对方在最短的时间内就可以一目了然来信目的。
Plan ahead － decide what you are going to say before you start to write a letter. Because if you don’t do this, the sentences are likely to go on and on until you can think of a good way to finish.
计划书写内容：书写信函时先草拟大纲，列出去函目的与交办事项，哪些重点该提，哪些内容可以省略。事前拟稿可避免庞杂无章的内容。
Short sentence, short words － use short sentences and short words that everyone can understand.
尽量使用简洁有利的句子与单词，让对方可以很快了解来意。
Number each paragraph － put each separate idea in a separate paragraph. Number each of the paragraphs which will help the reader to understand better.
段落分明：商用书信忌不分段落，将所有想表达的内容一股脑儿宣泄。建议为了让读者更了解书信内涵，不同主题必须分段阐述。
Think about your reader
书信内容与出发点永远以客为尊，时时奉“顾客至上”为圭臬。
撰写书信时，需注意内容是否符合下列5Cs：
CLEAR（清晰） ＞ your reader can see exactly what you mean.
意思表达需明确。
COMPLETE（完整） ＞ make sure all the necessary information is included.
一封商业信函内容必需完整，如：邀请函应详细说明时间、地点等。
CONCISE（简洁）＞ your customer is probably a busy businessman with no time to waste.
想看看：或许你的客户是一位忙碌的生意人，他的宝贵时间是不容恣意浪费的。所以，一封简洁易懂的书信，对他而言就益显重要。
（1）简洁语句的运用
We wish to acknowledge the receipt of your letter…
可简洁为：We appreciate your letter…（我们感激您的来函…）
Enclosed herewith please find two copies of…
可简洁为：We enclosed two copies of…或Please find enclosed two copies of…（随函附上两
份…）
（2）短句或单词的运用
Enclosed herewith —–> enclosed
at this time —–> now
due to the fact that —–> because
a draft in the amount of $2,000 —–> a draft of $2,000
摘自五南文化事业机构出版《商用英文：最佳商务往来沟通艺术》
(http://www.dajiyuan.com)
