編者按：我們每天都在說話，常常都在溝通，但為什麼有時候溝通不成，反而造成誤會？事實上，表達背後的思考，才是我們真正需要學習的地方。
表達要考量別人的感受
身為中階主管，基本禮儀你必須了解。
社交禮儀的第一層，就是如何把話說好。
話人人會說，但即便是相同的字句，不同的語氣、語速、聲調，都會給人不同的感受，決定溝通的氛圍。
說話要考量別人的感受，而不只是站在自己的立場。
把話說好，讓對方感受到你的高情商，能夠促進職場上的人際關係。
表達方式不好，話說得太直白，或是習慣批評，甚至口出惡言，都會給人負面印象。
話說出口之前，先想像一下，我自己聽到這句話的感受是什麼？
多思考一下，自然會知道怎麼表達比較好。
說話速度、音量要適中，音量太大，會讓對方有壓迫感，但也不能太小聲，以免人家覺得跟你說話很吃力。表情與肢體動作要適宜，修辭也很重要，這些都是很細膩的地方，要非常注意。
邏輯要清晰，要有提綱挈領的能力，先說要點，讓對方清楚知道你要表達什麼，引導對方進入你的軌道，兩人的對話才能在同一個軌道上，而不是兩條平行線。
態度要嚴謹，不要隨意評論、傳播別人的事。你個人的事，可以多聽聽別人的看法。別人給你的指點，要虛心接受；給你的稱讚，則要謝謝他的肯定，絕對不要說「你現在才知道喔」，這種理所當然要別人肯定的心態，千萬不要有。
這些事情看似平常，但都是影響我們人際關係與個人信譽的關鍵。
職場上的說話技巧
職場不是你家，如果你把在家裡對待家人的模式搬到職場上，很容易招人厭惡。
對上表達
對上的表達方式，要言簡意賅，你可以主動提出方案，分析利弊，讓主管作為決策參考。
當你做出承諾時，一定要讓主管認為你是言必信、行必果的人，有審慎的思考和縝密的計畫。絕對不要信口開河，這是職場的大忌，會影響你的信譽。
對下表達
和部屬說話的時候，千萬要記得，不要擺出架子，一定要尊重部屬。你尊重他，他才會尊重你。
多表揚、多鼓勵，可以提高部屬的積極度，他也會願意多做一些。如果部屬做得不好，我們要給予指導，不能置之不理。
談到比較嚴肅的話題，要記得幫對方留台階，讓他覺得你是懷著善意，真心為他著想。千萬不要一味地展示自己有多行、多厲害。
跨部門溝通
如果是跨部門溝通，要顧及每個部門的面子，不要越過對方的專業領域與職責，過度指導。
彼此要有共識，要讓對方覺得「我們要一起完成這件事，而不是造成部門間的對立」。
面對客戶
與客戶見面之前，要先弄清楚對方想解決什麼問題，找到彼此利益的共同點，表現出樂意為他解決問題的態度，這樣對方才會願意與你展開對話，跟你拉近距離。
面對不同的對象，有不同的表達方式，這些都是需要特別練習與學習的。
身為主管，表達更要自律
主管如果不控制好自己的情緒，很容易把情緒宣洩在部屬身上。
一定要記得，急事要慢慢說。
有些苛刻的主管都會用各種動物來數落員工：「你動作怎麼慢得跟烏龜一樣？」「你怎麼笨得跟驢一樣？」這些都是很不友善的表達方式。切記，不要把這些傷人的話掛在嘴邊。
就算是熟識的部屬，也不能因為熟識就忽視他的心情。
部屬難免會犯一些小錯，主管要有一定的容錯能力。
面對小錯，我們可以幽默、善意地提醒，不要嚴厲地責備，這樣部屬才不會升起防衛心，也就比較容易接受我們的建議，進而增加彼此之間的信任感。
對於沒把握的事，我們要謹慎確認，可以主動詢問：「我有沒有曲解你的想法？」讓對方感受到我們的謹慎與尊重，不要隨便臆測未經證實的事。
要讓部屬覺得你是一個成熟的主管，有承擔，並且有能力把事情處理好。如果事情超出你的能力範圍，不要輕易答應對方，不要承諾那些自己做不到的事。
當你陷入低潮，不要見人就抱怨，這會讓人覺得你這個主管沒有肩膀與擔當，喜歡把痛苦轉嫁給他人。
你說出來的話，要能夠鼓舞對方，讓他們覺得有幫助。
若你能夠以身作則，部屬們之間的溝通與表達也會越來越正向、越來越好。
列舉十句我在職場中常用的換句話說，讓表達更積極，以促進有效的溝通和良好的工作關係：
1.原話：「你不應該這樣做。」
換句話說：「也許我們可以考慮其他的方法來解決這個問題。」
2.原話：「這個計畫不會成功。」
換句話說：「我們可以再審視一下計畫，看看是否有改進的空間。」
3.原話：「你做錯了。」
換句話說：「我們可以找一些改進的方法，以確保任務順利完成。」
4.原話：「這不是我的問題。」
換句話說：「讓我們一起找出問題根源，解決它並確保我們團隊取得成功。」
5.原話：「我沒有時間幫你。」
換句話說：「很抱歉，我目前比較忙，但我可以為你提供一些資源或指導，幫助你解決問題。」
6.原話：「這聽起來很困難。」
換句話說：「這是一個具挑戰性的任務，但我相信我們可以透過團隊合作，努力克服它。」
7.原話：「我不喜歡這個想法。」
換句話說：「這個想法有一些潛力，但也許我們可以再考慮一下實行的方式。」
8.原話：「你不應該這樣想。」
換句話說：「我理解你的觀點，但也讓我們嘗試看看其他的視角。」
9.原話：「這是不可能的。」
換句話說：「這是一個具挑戰性的目標，但我們可以一步一步朝著它努力。」
10.原話：「我幫不了你。」
換句話說：「我會盡力協助，但我們可能還需要尋找其他資源來解決問題。」
使用鼓勵、合作和解決問題的語言，對方會更容易接受，你也會更受歡迎。
換位思考，是有效溝通的關鍵
職場上，幾個溝通的重點如下：
1.要很敏銳地感受同仁內心的想法，先一步敞開心門跟部屬溝通。
2.表達要真誠、有禮，再搭配實際的行動與作為，不能言行不一。
3.不論對方的背景為何，我們的態度要一致，不卑不亢。不要用雙標對待同仁，這樣將很難帶領團隊。
4.一個聰明的主管，話不要說滿，留三分給對方，讓對方有台階下。
說話要先走心，再用腦，最後才是嘴巴。嘴巴永遠都要比腦子慢一秒。
最後，我要再次強調，一定要懂得換位思考，思考對方想要達到什麼目的，或是思考對方可以理解的範圍，站在他的立場，用他可以理解的方式表達，才能有效溝通。
所以，能否有效溝通，說話技巧很重要，也跟我們能否有多一份同理心有關。
說話、表達方式不能輕忽，但也不是拘謹過頭，動靜之間如何拿捏，談笑風生又達到目標，這就是智慧。⊙
<本文摘自《把微不足道的小事放在心上：千萬職場名師教你做對30個細節，打破職涯天花板》，如何出版社提供>
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責任編輯：曾臻
